Archive for the ‘Erweiterungen’ Category

Verwaltung von Mitarbeiter-Passwörtern

Freitag, November 17th, 2017

Dringender Handlungsbedarf für Sie: Bei Verwendung von Tastentelefonen für die Zeiterfassung.

Handlungsbedarf: Falls Sie Kennwortänderung Ihrer Mitarbeiter nicht explizit erlaubt haben (sollten Sie tun).

Jede Person, die über virtic Arbeitszeiten erfasst, oder deren Arbeitszeiten von Zeitbeauftragten/Personalabrechnern eingegeben werden, verfügt über einen persönlichen Zugang, in dem sie/er nicht nur die Zeitstempel, sondern auch alle Verarbeitungsergebnisse (Stundenzettel, Spesen/Auslöse, Arbeitszeitkonto u.s.w.) jederzeit einsehen kann.

Dieser persönliche Zugang ist mit einem Kennwort geschützt. Bei der Einrichtung des Benutzerkontos für einen neuen Mitarbeiter vergibt die Personalabteilung (oder ihr Erfüllungsgehilfe) ein Kennwort, und teilt dieses dem Mitarbeiter mit.

In der Folgezeit kann der Mitarbeiter dieses nur ändern, wenn die Funktion “Passwortänderung” vom Arbeitgeber grundsätzlich, d.h. für alle Mitarbeiter, freigeschaltet wird. Das wird von uns empfohlen, aber nicht jeder unserer Kunden hat uns entsprechend instruiert. Wenn vom Arbeitgeber erlaubt, kann jeder Mitarbeiter unter ‘Konto’ ihr/sein Kennwort ändern.

Zusammenfassung

Sofern Sie die Änderung von Mitarbeiter-Kennwörtern nicht erlaubt bzw. uns keine Email-Adressen von Mitarbeitern übermittelt haben, ändert sich für Sie nichts (aber Sie sollten Kennwortänderungen durch Mitarbeiter explizit erlauben!). Falls Sie Mitarbeiter-Email-Adressen eingepflegt haben, müssen sie diese löschen, falls der Mitarbeiter ein Tastentelefon für die Zeiterfassung benutzt.

Andernfalls sollten Sie unseren Kundendienst instruieren, Mitarbeiter-Passwort-Änderungen zuzulassen.

Erweiterung

Ab Mitte bis Ende November 2017 nehmen wir eine Änderung des Mitarbeiter-Zuganges vor, mit der jeder Mitarbeiter ein neues Kennwort für seinen persönlichen Zugang zu virtic per Email anfordern (oder sich das vorhandene Kennwort mitteilen lassen) kann. Dabei kann, selbst dann wenn der Mitarbeiter in seinem persönlichen Zugang sein Kennwort nicht selbst verwalten darf, ein neues Kennwort angefordert werden. Diese generierten Kennwörter sind ziemlich sicher, aber nicht auf jedem Eingabegerät einzugeben.

Voraussetzung dafür ist, dass zu dem Benutzerkonto des Mitarbeiters auch eine Email-Adresse hinterlegt ist. Das kann eine private Email-Adresse sein, oder auch eine offizielle der Firma (wenn sichergestellt ist, dass die Mitarbeiter solche Emails auch auf Ihren (mobilen) Eingabegeräten (Mobiltelefonen älterer Bauart, Smartphones, Tablets, Laptops, Zeiterfassungs-Terminals, Desktop-PCs …) erhalten). Sobald zu einem Mitarbeiterstammsatz eine gültige Email-Adresse hinterlegt wurde, erhält dieser Mitarbeiter Email-Informationen u.a. zum Status ihrer/seiner Urlaubsanträge, und kann jetzt auch ein vergessenes Kennwort per Email anfordern.

Um (automatisierte) Emails von virtic generell zu verhindern, braucht nur die Email-Adresse im Mitarbeiterstamm gelöscht zu werden. In jeder Email, die ein Mitarbeiter erhält (z.B. weil ein Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde), wird darauf hingewiesen.

Üblicherweise greifen Mitarbeiter auf ihren persönlichen Zugang von ihren Computern zuhause, manchmal auch in Hotels oder Internet-Cafés zu. Es besteht also auf den ersten Blick keine Notwendigkeit, die Erlaubnis zur Kennwort-Änderung von den zur Verfügung gestellten Eingabegeräten für die Zeiterfassung abhängig zu machen. Selbst wenn die Zeiterfassung mit Tastentelefonen erfolgt, kann der Mitarbeiter zuhause durchaus über einen state-of-the-art Computer verfügen, mit dem Kennwort-Änderungen leicht abzuwickeln sind.

Das Problem stellt sich andersherum: Auf einem primitiven Tastentelefon älterer Bauart ist ein ’sicheres’ Kennwort wie 7aB&kidZ%9 in der Regel gar nicht erfassbar. Da das Kennwort für die Zeiterfassung und für den persönlichen Zugang zu Abrechnungsergebnissen etc. identisch ist, würde eine solche Kennwortänderung dazu führen, dass die Zeiterfassung “lahmgelegt” wird.

Da virtic die mobile Zeiterfassung seit langer Zeit anbietet, und die ‘uralten’ Mobiltelefone in vielen Fällen einfach nicht kaputt zu kriegen sind, erfassen noch Tausende ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle mit Eingabegeräten, die seit mindestens einem Jahrzehnt im Deutschen Museum zu München als ‘historisch’ ausgestellt sind.

Wir können also unseren Kunden, deren Mitarbeiter ihre Zeiten noch nicht durchgängig per Smartphone oder Tablet, bzw. auf einem Desktop-PC oder Laptop erfassen, nicht nahelegen, Kennwort-Änderungen des Mitarbeiters (die potentiell auf einem alten Eingabegerät nicht erfassbar sind) zu erlauben.

Andererseits können wir nicht die überwiegende Anzahl unserer Kunden ignorieren, deren Mitarbeiter aktuelle Eingabegeräte benutzen, und deren Beschäftigte bzw. Betriebsräte darauf dringen, dass jeder Mitarbeiter sein Kennwort selbst verwalten können muss.

Die Möglichkeit, ein neues Kennwort zu generieren, ist deshalb in Kürze generell verfügbar. Jeder Mitarbeiter, in dessen Stammsatz eine Email-Adresse eingetragen ist, kann sie dann nutzen.

Ist im Mitarbeiter-Stammsatz keine Email-Adresse vorhanden, kann kein neues Kennwort erzeugt und per Email mitgeteilt werden. Auch der Versuch wird scheitern.

Wir haben unsere Datenbestände untersucht und dabei festgestellt, dass Kunden, deren Mitarbeiter ‘uralte’ Eingabegeräte verwenden, fast generell keine Email-Adressen im Mitarbeiterstamm hinterlegt haben.

Um sicherzustellen, dass ihre Zeiterfassung nicht durch die Anforderung neuer Kennworte lahmgelegt werden kann, gehen Sie bitte wie folgt vor:
• Wenn Ihre Mitarbeiter ausschliesslich aktuelle Eingabegeräte benutzen, sollten Sie uns Sie die Erlaubnis erteilen, dass Kennwortänderungen erfolgen dürfen. Weiterhin sollten Sie die Email-Adressen aller Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm einpflegen (bzw. dem Kundendienst mitteilen, falls Ihre L&G-Applikation Mitarbeiterstammdaten nicht automatisiert an uns übermittelt).
• Falls mindestes einer Ihrer Mitarbeiter ein ‘uraltes’ Eingabegerät benutzt: Löschen Sie, falls überhaupt vorhanden, die Email-Adresse im jeweiligen Mitarbeiterstammsatz. Erteilen Sie uns dann die Erlaubnis, Kennwort-Änderungen zuzulassen, damit Ihre Mitarbeiter, die bereits aktuelle Eingabegeräte verwenden, ihre Kennwörter selbst verwalten können.

Warum kann das nicht per Mitarbeiter oder per Firma voreingestellt werden? Weil zum Zeitpunkt der Eingabe einer Kennwort-Anforderung (immer vor einem Login) diese Information (Firma, Mitarbeiter) noch nicht verfügbar ist.

Automatisierung des Abrufes von Lohnbuchungssätzen für Rückrechnungen

Dienstag, November 14th, 2017

Der Web service ‘lohnExpBusa’ wurde um einen Indikator für die Verarbeitung (geänderter) Rohdaten in abgerechneten Perioden erweitert, so dass das abholende L&G-System erkennen kann, aus welchen abgeschlossenen Abrechnungsperioden für einen Mitarbeiter Buchungssätze zu beziehen und damit Rückrechnungen durchzuführen sind.

Bislang oblag dieser Prozess dem HR-Sachbearbeiter. Mit dieser Erweiterung ist der Prozess (bis auf die ggf. zu erfolgenden manuellen Änderungen der Zeitwirtschafts-Rohdaten in virtic) im Partnersystem vollständig automatisierbar:
• Öffnen der betroffenen historischen Perioden vor der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‘periode’)
• Anstossen der chronologischen Monatsabschlüsse ab der betroffenen (alten) Periode (Web service ‘batchJob’)
• Schliessen der betroffenen Perioden nach der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‘periode’)
• Falls nötig Abholung der aktualisierten Projekt-/Baustellenstunden durch das ERP-System (Web services ‘bstZeiten’ und/oder ‘zeit’)
• Abholung der Lohnbuchungssätze aller betroffenen Abrechnungsperioden sowie der periodischen Salden der Arbeitszeitkonten (Web service ‘lohnExpBusa’)

Die neuen Methoden im Web service ‘lohnExpBusa’ liefern zum einen Protokolleinträge für jede Monatsabschlussverarbeitung mit Ergebnis, Benutzer, textuellen Hinweisen und Verarbeitungszeit, aus denen (auch in der laufenden Abrechnung) erkannt werden kann, für welche Mitarbeiter (bereits) Daten verfügbar sind. Damit kann auch überprüft werden, ob zum geplanten Übernahmezeitpunkt Monatsabschlüsse für alle relevanten Mitarbeiter erfolgt sind.

Diese Information kann von berechtigten HR-Benutzern auch über den Bericht Monatsabschlussergebnisse im UI bezogen werden.

Weiterhin kann per Mitarbeiter eine Liste von Abrechnungsperioden bezogen werden, in denen entweder nach einem vorgegebenen Zeitpunkt der letzten Abholung und/oder ausserhalb der vereinbarten bzw. geplanten Periodentransferzeiten für den Bezug von Lohnbuchungssätzen Verarbeitungsergebnisse entstanden sind. Diese Listen werden nicht nur aus den Monatsabschlussergebnissen erstellt, es wird ausserdem das Entstehungsdatum jedes Lohnbuchungssatzes bis zurück zur ersten Abrechnungsperiode des Vorjahres geprüft.

Mit der Abrufmethode ‘Verarbeitung nach Zeitpunkt der letzten Abholung’ kann, sofern die letzte Abrufzeit im Partnersystem (L&G) vorgehalten wird, zuverlässig ermittelt werden, für welche Abrechnungsperioden Buchungen eines Mitarbeiters abzuholen sind, also Buchungen der aktuellen Abrechnungsperiode ggf. inklusive Buchungssätzen aus bereits früher abgerechneten Perioden, in denen nachträgliche Änderungen erfolgten. Es kann auch erkannt werden, ob die Verarbeitungen ab der ältesten neu verarbeiteten Periode lückenlos, also die Arbeitszeitkonten und sonstige Vortragswerte bis zur Gegenwart konsistent sind. Ist das nicht der Fall, kann der Vorgang einem Sachbearbeiter im Partnersystem zur Prüfung übermittelt werden.

Die Abrufmethode ‘Verarbeitung ausserhalb der Transferzeit einer Abrechnungsperiode’ dient eher der Qualitätssicherung im Bezug auf die Einhaltung von deadlines. Hiermit ist nicht mit Sicherheit feststellbar, welche Änderungen seit dem letzten Datentransfer ‘virtic - L&G’ erfolgt sind.

Auch diese Informationen können von berechtigten HR-Benutzern mit dem Bericht Potentielle Rückrechnungserfordernisse im UI bezogen werden.

Um (nur) die o.g. neuen Berichte zu nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Um die neuen Methoden im Web service ‘lohnExpBusa’ nutzen zu können, ist es erforderlich, dass Ihre Entwickler sich mit unseren in Verbindung setzen, damit Ihre individuellen Anforderungen bei der Implementierung berücksichtigt werden können.

Berufsschule

Mittwoch, März 15th, 2017

Ab April 2017 wird die virtic Zeitwirtschaft mit Berufsschul-Kalendern für Auszubildende erweitert.

In den Berufsschulkalendern können Blockunterricht und Regeltage (wie jeden Donnerstag sowie Freitag vormittags mit/ohne anschliessender Tätigkeit in der Firma) auch per Ausbildungsjahr verwaltet werden, inklusive Unterrichtsbeginn und -ende.

Azubis in den Berufsschulkalendern können sich über ihren persönlichen virtic-Zugang iCalendar Terminkalender für Berufsschultage herunterladen und diese in ihren persönlichen Kalender importieren (fast jede Kalender-App unterstützt das iCalendar-Datenaustausch-Format). Ausbildungsleiter bzw. die Personalabteilung können allen Auszubildenden neue (importierbare) Terminkalender per Email zusenden, wenn sich der Berufsschul-Kalender geändert hat, z.B. durch die Erfassung von Blockunterrichtszeiten eines neuen Schuljahres oder abweichende Regeltage im neuen Ausbildungsjahr.

Damit in der Disposition Berufsschultage der Azubis nicht versehentlich mit anderen geplanten Aktivitäten, wie z.B. Einsätzen auf Baustellen, versehen werden können, werden Berufsschultage dort automatisiert mitgeführt, und kollidierende Einsatzpläne ggf. über die Kollisionskontrolle abgeblockt.

Feiertage am Berufsschulort werden genauso erkannt wie Schulferien an Regeltagen, so dass Azubis immer wissen, wann sie/er im Ausbildungsbetrieb erscheinen müssen, ohne einen Berufsschultag zu versäumen (Schulferien aller relevanten Bundesländer können in der Fehlzeitverwaltung eingesehen werden).

Grundsätzlich empfehlen wir dringend, dass Azubis alle Zeiten überall (egal ob im Ausbildungsbetrieb oder auf Baustellen), also auch in der Berufsschule, selbst (mobil) erfassen, und die Erfahrung zeigt, dass jeder Azubi sehr gut dazu in der Lage ist.

Für den Ausnahmefall (Azubis haben in der Berufsschule keinen Zugang zu einem firmeneigenen Eingabegerät wie smartphone oder tablet, und dürfen ihre Zeiten nicht auf persönlichen Mobiltelefonen oder tablets erfassen) können die virtic-Berufsschulkalender diese Zeitstempel auch automatisiert erzeugen. Das passiert selbstverständlich nicht, wenn für den Berufsschultag eine Abwesenheit (Krank…) eingetragen ist.

Egal ob Azubis ihre Berufsschulzeiten selbst erfassen, oder diese Zeitstempel aus ihrem Berufsschulkalender automatisiert erzeugt werden, können die Lohnbuchungssätze des Berufsschultages auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Dauer angepasst werden. Ein Berufsschultag von 6 Stunden kann also in der Lohnabrechnung mit 8 Lohnstunden ausgewiesen werden, während sich die Abwesenheit von Zuhause und der Firma aus den An- und Abfahrtszeiten (ggf. ohne Eingabe des Azubis automatisch berechnet) zzgl. der Unterrichtszeit ergibt. Bei Blockunterricht in einem weit entfernten Berufskolleg mit Übernachtungen am Schulort können somit auch Spesen (VMA-Pauschalen, ggf. Kilometererstattungen und Übernachtungsgelder) vollautomatisch berechnet werden.

Ereignisgesteuerter Bezug von Fakturierungsdaten und Auftragsstati aus der real-time Zeiterfassung

Montag, Mai 11th, 2015

Projektmanagement –inklusive der Fakturierung– ist weitgehend unabhängig von Geschäftsprozessen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und hat fast immer einen anderen Informationsbedarf, insbesondere bezüglich der Zeitnähe zu Ereignissen im Feld (auf der Baustelle).

Die klassische Zeitwirtschaft orientiert sich primär an den Erfordernissen der Personalabrechnung; selbst dann, wenn Zeitstempel mit Auftragsbezug (gegen Baustellen / Projekte / Servicetickets…) erfasst werden. Obwohl wir seit langem auftragsbezogene und periodenunabhängige Abrufe bzw. Ausgabefunktionalitäten von Arbeitszeiten per Baustelle anbieten, werden fast ausschliesslich monatliche kostenträgergenaue Lohnbuchungssätze zur Verarbeitung in ERP-Systemen verwendet.

Wenn diese Daten im Zielsystem eintreffen, sind sie teilweise schon über einen Monat alt. Falls die Änderung bzw. Ergänzung von Rohdaten (Zeitstempal, deren Freigabe durch Vorgesetzte, und auch gerätebezogene Erfassungen) in bereits abgeschlossenen Lohnabrechnungsperioden zugelassen ist, wird es richtig kompliziert. Dieses seit Jahrzehnten etablierte Verfahren erlaubt weder eine zeitnahe Fakturierung, noch ein tagesaktuelles Projektmanagement.

Wir haben deshalb analysiert, wie gut seit Jahren implementierte Kommunikationsverfahren, die wenigstens eine tagesaktuelle Auswertung der von uns zur Verfügung gestellten auftragsbezogenen Zeiterfassungsdaten vorsehen, in der Praxis funktionieren, und welches Verbesserungspotential in Bezug auf heutige Anforderungen vorhanden ist. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden mit aktuell an uns gestellten Fragen von Interessenten, sowie neuer Anforderungen aus unserem geschätzten Kundenkreis kombiniert, und danach haben wir uns an die Arbeit gemacht.

Wir hoffen sehr, dass Ihnen das Resultat nutzen wird. Sie können jetzt in (fast) Echtzeit jegliche auftragsbezogene Veränderung im Bewegungsdatenbestand (Disposition, Arbeitszeiterfassung sowie Geräteaktivitäten, Freigabeprozesse und darauffolgende Verarbeitungen wie Tagesabschlüsse etc.) erkennen, und sofort darauf reagieren. Hier sind einige Beispiele:

• Der Polier auf einer Lieblingskunden-Tagesbaustelle erfasst am späten Nachmittag einen Fertigstellungsgrad von nur 75%. Sekunden später können Sie die Disposition des nächsten Tages anpassen, um die Fertigstellung am Folgetag vor der Abarbeitung anderer Kundenaufträge zu gewährleisten.

• Ein Servicemitarbeiter erfasst eine Tätigkeit für ein bereits abgerechneten Ticket, und es handelt sich nicht um Gewährleistung. Die Anschlussrechnung erreicht Ihre Poststelle noch vor Redaktionsschluss.

• Ihr Vertrieb hat die Arbeitsaufnahme zu einem Auftrag für spätestens Dienstag zugesagt. Bis Montag Mittag hat Ihr Disponent aber noch keine einzige Ressource (Mitarbeiter, Geräte/Fahrzeuge) für diesen Auftrag vorgesehen. Ihr Vertriebsbeauftragter kann beim Disponenten intervenieren, bevor der Kunde sauer gefahren wird.

• Bei einem Vorkasse-Kunden ist der per Akonto-Rechnung vereinnahmte Aufwand für die aktuelle Woche bereits am Donnerstag Vormittag erreicht worden, weil der Polier morgens vom Bauhof ungeplant zusätzliche Arbeitskräfte mitgenommen hat, die auf ‘ihrer’ Baustelle wegen Schlechtwetterbedingungen absagen mussten. Nach der Mittagspause findet der Kunde eine weitere Akonto-Rechnung in seinem Faxgerät, und kann die Zahlung rechtzeitig veranlassen, so dass am Freitag Morgen die Arbeit nicht eingestellt werden muss.

• Polier Meyer hat vorsichtshalber und gewohnheitsmässig auf seiner Baustelle einen Bagger inklusive Tieflader gebunkert, der seit 36 Stunden nicht in Betrieb gewesen ist. Polier Schulze auf einer Baustelle 6 Kilometer entfernt braucht dringend einen zweiten Bagger, um einen kritischen Termin einzuhalten. Zugmaschinen-Fahrer Mueller macht gerade Mittagspause in der Nähe. Eine Stunde später hat Kollege Meyer seine stille Reserve gegen einen Rüffel vom Bauleiter eingebüsst, Kollege Schulze wird seinen Termin einhalten können, und Kollege Mueller packt seine hastig eingepackte und nun leider kalte Frikadelle im Brötchen aus, ist aber irgendwie auch nicht unzufrieden.

• Ein neuer Kunde erwartet tägliche Statusmeldungen und zumindestens eine grobe Aufwandsschätzung mit Budgetvergleich kurz nach Feierabend auf der Baustelle. Ihr Verkäufer sagt gelassen zu, weil ihr ERP System sofort nach Erfassung des Fertigstellungsgrades durch den Polier auf beliebigen Baustellen des potentiellen Kunden die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter sowie die Nutzungsdauer der Geräte kumulieren und wunschgemäss aufbereitet per eMail ausliefern kann.

• Haben Sie eine ähnliche Anforderung, die Sie bisher für nicht realisierbar hielten? Bitte her damit!

Um diese Funktionalitäten optimal zu nutzen, ist es empfehlenswert, die virtic Zeitwirtschaft sehr eng in Ihr ERP-System zu integrieren. Wir bieten dafür eine grosse Anzahl von offenen (Web-Standard konformen) Schnittstellen an, und unsere Berater verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in Integrationsprojekten. Aber selbst wenn Sie mit einer Anwendung (wie z.B. einer Standard-Handwerkersoftware) arbeiten, die eine Integration unserer services nicht ermöglicht, können Sie solche Echtzeit-Informationen über unsere Benutzeroberfläche, sowie simple CSV/Tabellenkalkulations-Schnittstellen verwenden.

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie jetzt den Telefonhörer in die Hand nehmen, um Ihre (auch evtl. noch unausgegorenen) Ideen mit uns zu diskutieren.

Abwesenheitsanträge unterwegs

Montag, März 9th, 2015

Mit der neuesten Verion des mobilen virtic clients vTime können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge auf dem smartphone oder tablet verwalten. Benutzer von Tastentelefonen erledigen das über ihren persönlichen virtic Zugang zuhause am PC, abends im Hotel oder sogar im Internetcafe.

Nach Eingabe des Wunsch-Zeitraumes liefert das System alle nötigen Planungsinformationen wie Urlaubsanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, bereits genommene Tage und für später vorgemerkte Urlaubstage an. Passt alles, ist dann der Urlaubsantrag mit einem Knopfdruck gestellt. Jede Bearbeitung und Statusänderung des Antrages durch das backoffice kann vom Mitarbeiter eingesehen werden, auf Wunsch wird vom System bei Genehmigung (bzw. Ablehnung) auch eine eMail verschickt.

Offene Urlaubsanträge werden in den kalendarischen Übersichten der Fehlzeitverwaltung angezeigt. Der Genehmigungsprozess selbst kann auch an ein anderes System ausgelagert werden. In jedem Fall steht der Abwesenheitsantrag in real-time dem backoffice zur Verfügung. Bei Genehmigung werden die Fehlzeiten gemäß dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters, Feiertagen sowie evtl. anderen Abwesenheiten im Antragszeitraum automatisch erzeugt und beim Monatsabschluss an die Lohn- & Gehaltssoftware exportiert.

Zur Bearbeitung bzw. Übermittlung von Abwesenheitsanträgen, Urlaubsansprüchen und Vorträgen (Resturlaub) sowie deren zeitnaher Anpassung (z.B. nach Verfall nicht genommener Tage, Austritt) stehen Schnittstellen und Benutzeroberflächen zur Verfügung.

Abwesenheitsanträge können neben dem Erholungsurlaub auch für jeden anderen geeigneten Abwesenheitsgrund eingerichtet werden, z.B. Sonderurlaub, unbezahlten Urlaub oder Freizeit für Überstunden.

Grenzwertanalysen

Montag, März 9th, 2015

Tagesabschlüsse können mehr berechnen als nur Reise- und Arbeitsstunden. Neben der täglichen Verarbeitung von Zeitstempeln und evtl. Zusatzeingaben Ihrer Mitarbeiter sind auch einige Langfristbetrachtungen gegen vorgegebene Grenzwerte möglich.

Beispiele für solche Grenzwertanalysen sind
• Überwachungen gemäss dem Arbeitszeitgesetz (Tag/Schicht, Woche, Monat, Halbjahr, Jahr sowie frei definierte Zeiträume) inkl. Dokumentation von zulässigen Abweichungen wie Havariearbeiten,
• Erkennen von ‘Ausreissern’ gemäss der tariflichen Arbeitszeit, z.B. als Überstundenampeln,
• Plausibilisieren und ggf. auch Anpassen von erfassten Erschwerniszulagen
• …

Überschreitungen der Grenzwerte werden den verantwortlichen Mitarbeitern übersichtlich als alerts zur Bearbeitung angeboten, hierbei können individuell auch Ampelsysteme und fallspezifische Aktionsprofile konfiguriert werden.

Neben dem Bearbeiten automatisch generierter alerts können auch Hinweise/Notizen für andere Mitarbeiter im backoffice erzeugt werden. Diese Funktionalitäten sind voll integrationsfähig, alerts und Hinweise/Notizen können über real-time Schnittstellen mit anderen Systemen ausgetauscht werden.

Doppelbesteuerungsabkommen - Ermittlung der Aufenthaltstage nach der 183-Tage-Regel (Monteurklausel)

Montag, Juni 30th, 2014

Zusätzlich zur automatisierten Ermittlung des täglichen Aufenthaltslandes aus der Zeiterfassung, sowie der Auslöse-/Reisekostenabrechnung in der auch arbeitsfreie Abwesenheitstage berücksichtigt sind, können auch nicht-entgeltrelevante Aufenthalte im Ausland erfasst werden.

Die Informationen aus beiden Quellen gehen in eine Statistik ein, aus der jederzeit erkannt werden kann, ob für einen Mitarbeiter in einem Kalender-/Steuerjahr (oder 12-Monatszeitraum) ein Tätigkeitsstaat, mit dem ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) besteht, ein Besteuerungsrecht erhält.

Als Hilfestellung zur Aufteilung des Arbeitslohns werden die Aufenthaltsländer tagesgenau incl. Lohn- und Arbeitsstunden, Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten, sowie falls angefallen Kurzarbeit und/oder Saison-KUG (Schlechtwetter), zur Verfügung gestellt, so dass mit diesen Daten sowohl auf vereinbarte als auch auf tatsächliche Arbeitstage abgestellt werden kann.

Diese Statistik kann übrigens auch anderen Zwecken, wie z.B. Erstattungsanträge für die Winterbeschäftigungs-Umlage bei Auslandseinsatz u.s.w., dienen.

Neben belastbaren und fast ausschliesslich automatisch ermittelten Informationen durch das Zusammenführen aller relevanten Datenquellen in der Zeitwirtschaft kann die Personalabrechnung auch die Kontierung im Export der Zeitwirtschaftsdaten an die L&G-Applikation steuern. Mitarbeiterbezogen können ab den relevanten Stichtagen Umsetztabellen für Lohnarten etc. aktiviert werden. Dabei kann auch eine Neukontierung der Vergangenheit auf Basis aktueller Aufenthaltsdaten erzeugt werden.

Wenn Sie Interesse an einer solchen Arbeitserleichterung haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst.

Neben der manuellen Erfassung nicht-entgeltrelevanter Auslandsaufenthalte können solche Informationen auch aus geeigneten kundeneigenen Systemen übernommen werden, und bei Bedarf geben wir auch die zusammengeführten Ergebnisse über automatisierte Schnittstellen an andere Applikationen ab.

Ausgaben unterwegs - (k)ein Albtraum

Donnerstag, April 10th, 2014

Der Informations- und Belegfluss bzgl. Auslagen und Reisekosten von Mitarbeitern, die in der ganzen Welt herumreisen, ist naturgemäß durch die Abhängigkeit von der Schneckenpost ein Problem. Keine Buchung ohne Beleg, aber der ist zum Abrechnungsstichtag bestenfalls in der Post, im schlimmsten Fall noch in der Brieftasche des Mitarbeiters. Eine zeitnahe projektbezogene Einsicht in oder gar Weiterbelastung von solchen Kosten fällt meist in die Kategorie ‘wishful thinking’.

Nicht mehr. Wer die virtic Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung bereits international einsetzt, schätzt nicht nur die Möglichkeit, alle Reise- und Arbeitszeiten, Spesen/Auslösen etc. am Monatsersten fertig kostenträgergenau kontiert in die Lohn- und Gehaltsabrechnung importieren zu können. virtic hat die Prozessunterstützung bzgl. beleghafter Buchungen gründlich überarbeitet und bietet nun eine Lösung an, die keinerlei Infrastrukturkosten verursacht, weil die reisenden Mitarbeiter bereits über ein Mobiltelefon für die Zeiterfassung verfügen.

Unterwegs

Der Mitarbeiter erfasst zusätzlich zu einem Zeitstempel je Ausgabenbeleg den Betrag in Landeswährung, und optional — wenn Smartphones oder Tablets statt konventionellen Tastentelefonen verwendet werden — die Belegnummer oder einen Kommentar. Datum, Projektbezug etc. stehen bereits aus der Zeiterfassung zur Verfügung. Über eine kundenspezifisch vorkonfigurierte kontextabhängige Auswahlliste kann mit einem tab/click nicht nur zwischen Kostenarten, sondern auch Zahlungsmitteln (bar, private vs. Firmenkreditkarte …) oder Erstattungs- und Weiterberechnungsfähigkeit entschieden werden. Auch Transaktionskosten wie z.B. 1% Aufschlag beim Einsatz einer privaten Kreditkarte können abgebildet werden.

Simpel und schnell: Währung, Betrag, optional Notiz eingeben — Senden. Einschließlich der Verpackung des Beleges in einen vorbereiteten Umschlag dauert das keine Minute, erspart nachgelagerten Prozessbeteiligten Zeit und Mühe, und stellt die schnellstmögliche Erstattung von Barauslagen an den Mitarbeiter sicher.

Zuhause

Millisekunden nach der Eingabe des Mitarbeiters können dessen Informationen an der Heimatfront in Eigenwährung verwertet werden. Projektleiter, Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung verfügen sofort über die benötigten Daten, nicht nur in den browserbasierten virtic-Anwendungen, sondern — transportiert über automatisierte Schnittstellen — auch in anderen Applikationen. Diese Übersicht in quasi-Echtzeit ermöglicht zeitnahe Kostenkontrolle, erlaubt frühzeitige Steuerungsmaßnahmen, garantiert schnelle Auslagenerstattung mit der Lohn-/Gehaltsabrechnung und damit oftmals geringere Reisekostenvorschüsse; all das in aller Regel Wochen bevor die auf Papier ausgefertigten Belege, Kreditkartenabrechnungen etc. im Rechnungswesen eintreffen.

Offen bleibt das Problem ‘keine Buchung ohne Beleg’? Es darf schließlich nicht passieren, dass solche in der Ferne mobil erfassten ungeprüften Informationen vollautomatisch in der Finanzbuchhaltung einlaufen. Hier unterstützt virtic einen pragmatischen Lösungsansatz, in dem allen Prozessbeteiligten die Abwicklung des Belegflusses erleichtert wird, die vom Mitarbeiter erfassten Kosten nur und genau dort sofort verwendet werden, wo es Sinn macht, und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden.

Verfahren

An Projektabwicklungs-Applikationen werden alle erfassten Daten sofort weitergeleitet, ggf. auch erneut nach Editierung bzw. Freigabe in der Verwaltung. Hierbei wird ein eindeutiger Schlüsselwert abgegeben, mit dem später über die Belegnummer in Rückläufen aus dem Rechnungswesen ein Abgleich zwischen erfassten und final gebuchten Beträgen und deren Kontierung erfolgen kann, z.B. in der Verrechnung mit Akontorechnungen bei der Weiterbelastung an den Kunden.

Der Personalabrechnung werden nur die Auslagen zur Verfügung gestellt, die tatsächlich zu einer Erstattung an den Mitarbeiter führen sollen, ggf. ersetzt durch vereinbarte Pauschalen oder auch gekappt nach hinterlegten Grenzwerten. Hierbei werden für Auslagen und evtl. hinterlegte Transaktionskostenaufschläge Lohnarten verwendet, die als Spesenvorschuss geschlüsselt sind.

Für alle so abgerechneten Auslagenbeträge wird im System eine Checkliste geführt, in der der Mitarbeiter über seinen persönlichen virtic-Zugang jederzeit online seine offene Belegschuld einsehen kann. Zudem sieht der Mitarbeiter während der laufenden Abrechnungsperiode (im aktuellen Monat) eine Vorschau auf die nächste Abrechnung, einschließlich der automatisch ländergenau ermittelten Spesen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgelder) bzw. Auslösen, Kilometergelder, Nacht- und sonstige Zuschläge, Zulagen usw., und kann alle früheren Abrechnungen abrufen.

Der tatsächliche Belegeingang wird je nach Aufschlagspunkt in der Personalabrechnung oder der Finanzbuchhaltung mit einem Mausklick an den Mitarbeiter quittiert, und ggf. kommentiert. Danach erfolgt die Belegprüfung, Kontierung und Umbuchung (aus dem Spesenvorschuss basierend auf der Eigenerfassung wird eine Kostenerstattung) an einer einzigen zentralen Stelle, das nötige Fachwissen muss nicht (mehr) dezentral vorgehalten werden.

Über die Buchhaltungs-Version der Beleg-Checkliste kann nicht nur der Belegeingang vermerkt, sondern auch festgestellt werden, welche Belegschulden in Verzug und ggf. an den erfassenden Mitarbeiter zurückzubuchen sind, also i.d.R. zu einem Abzug auf der nächsten Gehalts-/Lohnabrechnung führen sollen.

Der Charme dieses Verfahrens ist, dass es in aller Regel mit den vorhandenen Standardschnittstellen der L&G-Anwendung in Betrieb genommen werden kann, und ansonsten nur organisatorische Maßnahmen erfordert. Es führt sofort zu Verbesserungen im Ablauf, und bietet mittelfristig Eigenentwicklungen und/oder Customizing von Standardprodukten viele Ansatzpunkte für weitere Automatisierung und Optimierung.

Fremdwährungen

virtic verwaltet Währungen unter den genormten Kürzeln und bezieht tägliche Umrechnungskurse aus Quellen wie z.B. der EZB (Eigenwährung Euro) oder der ESTV (Eigenwährung Schweizer Franken).

Für jeden einzelnen Kunden können aus diesem Bestand die benötigten Währungen übernommen, und für jeden Umrechnungskurs eine der verfügbaren Kurs-Quellen abonniert werden. Auf Wunsch versenden wir automatisierte e-Mails bei bestimmten Kursänderungen.

Die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in Eigenwährung erfolgt dann zuverlässig mit dem ausgewählten Tageskurs. Selbst wenn eine Währung nicht eingerichtet wurde, virtic aber einen passenden Kurs im Gesamtsystem findet, kann spontan umgerechnet werden.

Mit dem Währungsumrechner im Kundenmenü können diese Umrechnungen für jedes beliebige Datum der Vergangenheit genau nachvollzogen werden (Kurs, Quelle, Bezugszeit, Methode …). Außerdem können dort Tageskurse jederzeit in Büroanwendungen wie Tabellenkalkulation etc. übernommen werden.

Falls eine passende öffentliche Quelle für bestimmte Umrechnungskurse nicht existiert oder von einer Quelle nicht automatisch Kurse bezogen werden können, bzw. wenn virtic die in einem ERP-System oder im Rechnungswesen geführten Kurse verwenden soll, steht ein Webservice zur Verfügung, mit dem kundenspezifische Umrechnungskurse rund um die Uhr angeliefert werden können. Manuelle Eingaben sind nicht nötig.

Selbstverständlich funktioniert das auch in der anderen Richtung. Über den Webservice können auch die aktuellen Kurse von virtic bezogen und in Inhouse-Systeme übernommen werden.

Um die virtic-Umrechnung mit den (angelieferten) Kursen automatisiert überprüfen zu können, steht auch die Währungsumrechnung als Webservice zur Verfügung. Dieser Service ermöglicht zudem die Nutzung der virtic-Umrechnungsroutinen in anderen Applikationen des Kunden, die selbst keine entsprechende Funktionalität bieten.

Individuelle Fehlermeldungen und Warnungen in der Ereignisliste

Montag, Oktober 14th, 2013

Wie angekündigt können die Hinweise in der Ereignisliste nun individualisiert werden. Das kann generell, oder über Organisationseinheiten, sowie falls nötig sogar per Mitarbeiter geschehen.

Für jeden Hinweis zu einer Mitarbeiterbuchung können Sie entscheiden, ob

  • der Hinweis für Sie hilfreich ist oder nicht, wenn nicht wird er unterdrückt
  • der Hinweis als Fehler oder als Warnung angezeigt werden soll
  • der Hinweistext an Ihren Sprachgebrauch angepasst werden soll
  • der Hinweis nach Freigabe des Ereignisses durch einen Vorgesetzten noch angezeigt werden soll oder nicht
  • der Grenzwert (wie z.B. Schicht dauert länger als 10/12 Stunden) für Sie sinnvoll ist, und/oder ob Sie zusätzliche Hinweise für bestimmte Schichtdauern benötigen

Bitte wenden Sie sich mit Ihren Anpassungswünschen an unseren Support.

Erste Erweiterung zur Reisekostenreform 2014 - Bescheinigung M

Dienstag, Oktober 8th, 2013

Die folgende Gesetzesänderung hat ab 1.1.2014 Einfluss auf den Datenaustausch zwischen der virtic Zwitwirtschaft und Ihrem L&G-Programm, oder erfordert zusätzliche Eingaben dort:

Neue Bescheinigungspflicht ‘Grossbuchstabe M’
Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Grossbuchstaben ‘M’ aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer verpflegt worden ist, auch dann wenn eine Verpflegungspauschale nicht gewährt werden kann und so eine Kürzung ausscheidet. (Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer)

In der virtic Zeiterfassung können gewährte Mahlzeiten seit jeher aufgezeichnet (vom Mitarbeiter erfasst oder vom Vorgesetzten/Lohnsachbearbeiter nachgetragen) werden. Bei der Reisekostenabrechnung werden die Kürzungsbeträge für Frühstück (€4,80), Mittag- und Abendessen (je €9,60) von der Verpflegungspauschale in Abzug gebracht (bei Auslandsreisen der für das Reiseland und ggf. Region gültige Abzugsbetrag). Im Buchungssatz für Ihre L&G-Applikation wird der auszuzahlende Betrag übergeben.

Ab der Lohnabrechnungsperiode Januar 2014 werden wir auf Wunsch für diese Fälle spezielle Lohn-Buchungssätze erzeugen, die in der L&G-Anwendung Lohnarten ansprechen, die nicht auszahlungsrelevant sind, so dass die neue Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht ohne manuelle Nacherfassung erfüllt werden kann.

Buchungen können tagesgenau mit einer seperaten Lohnart pro Mahlzeitabzug (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) erzeugt werden. Eine Buchung erfolgt auch dann, wenn eine gewährte Mahlzeit zwar erfasst, aber nicht oder nicht vollständig abgezogen wurde, weil z.B. der Kürzungsbetrag die VMA-Pauschale überstieg, oder gar keine VMA-Pauschale abzurechnen war. Als Buchungsbetrag kann je nach Anforderung des Lohnprogramms der tatsächliche Kürzungsbetrag mit Vorzeichen nach Wahl, oder generell Null eingerichtet werden.

Alternativ dazu bieten wir bei Bedarf eine neue Schnittstelle an, in der die Abzugsfälle mit weiteren Informationen wie z.B. dem 24-Stunden-VMA-Satz nach Reiseziel und der vorgesehene Abzugsbetrag per Mahlzeit zusätzlich enthalten sind.

Bisher haben wir noch von keinem Softwarehaus nähere Informationen über das geplante Handling vorliegen. Bitte nehmen Sie deshalb Kontakt mit Ihrem Softwareanbieter oder Dienstleister auf, um zu klären, wer was bis wann zu veranlassen hat.

Auch wenn es in einigen Fällen nicht bis Januar 2014 gelingt, diese Informationen über Schnittstellen einzulesen, können Sie die Daten abrufen. Die Reisekostenabrechnung wurde um einen neuen Bericht “VMA Mahlzeitenabzüge (M)” erweitert. Die Datenausgabe kann auch in Austauschformaten wie CSV oder XML erfolgen.