Archive for the ‘Fehlzeiterfassung’ Category

Abwesenheitsanträge unterwegs

Montag, März 9th, 2015

Mit der neuesten Verion des mobilen virtic clients vTime können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge auf dem smartphone oder tablet verwalten. Benutzer von Tastentelefonen erledigen das über ihren persönlichen virtic Zugang zuhause am PC, abends im Hotel oder sogar im Internetcafe.

Nach Eingabe des Wunsch-Zeitraumes liefert das System alle nötigen Planungsinformationen wie Urlaubsanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, bereits genommene Tage und für später vorgemerkte Urlaubstage an. Passt alles, ist dann der Urlaubsantrag mit einem Knopfdruck gestellt. Jede Bearbeitung und Statusänderung des Antrages durch das backoffice kann vom Mitarbeiter eingesehen werden, auf Wunsch wird vom System bei Genehmigung (bzw. Ablehnung) auch eine eMail verschickt.

Offene Urlaubsanträge werden in den kalendarischen Übersichten der Fehlzeitverwaltung angezeigt. Der Genehmigungsprozess selbst kann auch an ein anderes System ausgelagert werden. In jedem Fall steht der Abwesenheitsantrag in real-time dem backoffice zur Verfügung. Bei Genehmigung werden die Fehlzeiten gemäß dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters, Feiertagen sowie evtl. anderen Abwesenheiten im Antragszeitraum automatisch erzeugt und beim Monatsabschluss an die Lohn- & Gehaltssoftware exportiert.

Zur Bearbeitung bzw. Übermittlung von Abwesenheitsanträgen, Urlaubsansprüchen und Vorträgen (Resturlaub) sowie deren zeitnaher Anpassung (z.B. nach Verfall nicht genommener Tage, Austritt) stehen Schnittstellen und Benutzeroberflächen zur Verfügung.

Abwesenheitsanträge können neben dem Erholungsurlaub auch für jeden anderen geeigneten Abwesenheitsgrund eingerichtet werden, z.B. Sonderurlaub, unbezahlten Urlaub oder Freizeit für Überstunden.

Arbeitsfrei an Weihnachten und Sylvester?

Mittwoch, Dezember 8th, 2010

Weder der 24.12. noch der 31.12. sind gesetzliche Feiertage. Deshalb werden diese Tage nicht im virtic Feiertagskalender geführt, und für Lohnempfänger auch keine Buchungen für Feiertagslohn erzeugt.

Um für alle Mitarbeiter (oder per Niederlassung, Abteilung, …) ganze/halbe Urlaubstage zu erfassen, verwenden Sie bitte die Funktion “Massenanlage” in der Fehlzeitverwaltung.

Diese Funktion erleichtert auch die Erfassung des Betriebsurlaubes.

Vollständigkeitsprüfung vor der Lohnbuchung

Dienstag, November 17th, 2009

Vor jeder Lohnbuchung wird per Mitarbeiter geprüft, ob der Datenbestand der Abrechnungsperiode plausibel ist. Diese Prüfung kann natürlich nicht feststellen, ob jede Tätigkeit korrekt erfasst ist, kann also eine manuelle (tägliche) Überprüfung der erfassten Arbeitszeiten (durch Projekt- oder Bauleiter) nicht vollständig ersetzen.

In der automatisierten Vollständigkeitskontrolle der Zeiterfassungsdaten werden kritische und tolerierbare Sachverhalte unterschieden.

Kritisch:

Die Buchung der Lohnabrechnungsperiode wird für einen Mitarbeiter abgelehnt, wenn für mindestens einen Arbeitstag keinerlei Informationen vorhanden sind.

Wenn es sich dabei um eine genehmigte Abwesenheit handelt, die nicht als Urlaub/Krankheit/… erfasst wurde, also z.B. das Abfeiern von innerhalb der Periode aufgelaufenen Überstunden, kann in der Fehlzeitverwaltung unter “Vollständigkeitskontrolle” per Mausklick auf das rote Stop-Symbol unter dem betreffenden Arbeitstag des Mitarbeiters die Genehmigung (temporärer Freizeitausgleich) hinterlegt werden. Alternativ können für den (oder die) Arbeitstag(e) angesparte Stunden vom Arbeitszeitkonto umgebucht werden (Freizeitausgleich über AZK).

Tolerierbar:

Wenn z.B. ein Mitarbeiter von Donnerstag bis weit in den Freitag hinein arbeitet, am Freitag keine neue Schicht anstempelt, und für Freitag keine Fehlzeit eingetragen wurde, wird unter gewissen Voraussetzungen (Details bitte beim Support erfragen) eine implizite Genehmigung angenommen, d.h. die Lohnbuchung wird nicht verhindert.

Allerdings werden in der Arbeitszeitverwaltung (Funktion “Stunden prüfen” …) Fehlstunden (negierte Soll-Arbeitsstunden der Freitags-Schicht) ausgewiesen, und in der Fehlzeitverwaltung erscheint das rote Stop-Symbol unter dem Freitag.

Wenn Sie nicht eingreifen, werden in der Lohnabrechnung die Fehlstunden des Freitags mit Überstunden der Arbeitswoche oder der Periode verrechnet (gemäss der konkreten Überstundenregelung des Arbeitnehmers). Ggf. führt das zu automatischen Abbuchungen vom Arbeitszeitkonto oder Abzügen, wenn die Soll-Arbeitszeit der Periode oder Woche dadurch unterschritten wird.

Der Freitag wird nicht als Arbeitstag gezählt, erscheint also z.B. nicht in Stundenzetteln (Timesheet) und wird in der Buchungs-Übersicht mit Fehlstunden (als “negative Überstunden”, nicht als Fehlzeit!) ausgewiesen.

Wenn der Freitag dennoch gewertet werden soll, tragen Sie einfach wie oben beschrieben vor der Lohnbuchung in der Fehlzeitverwaltung den Genehmigungsvermerk ein.

Wenn andernfalls am Freitag Arbeitsleistung erwartet werden kann (Nachtschicht …), und im System mit Beginn am Freitag weder Zeiterfassungsdaten noch Fehlzeiten vorhanden sind, erfassen Sie diese bitte aufgrund der Warnhinweise vor der Lohnabrechnung nach.

Vollständigkeitsüberprüfung der Zeiterfassung

Montag, Februar 9th, 2009

In der Fehlzeiterfassung gibt es jetzt eine neue Übersicht: Vollständigkeit prüfen. Für die eingangs ausgewählten Mitarbeiter wird für jeden Arbeitstag der Lohnabrechnungsperiode angezeigt, ob Arbeits- und/oder Fehlzeiten erfasst wurden. Beim Überfahren eines Tages mit der Maus werden zusätzliche Informationen (Schichtanfang, Schichtende u.s.w.) angezeigt.

Mit einem Mausklick auf das Stopp-Symbol wird für den Tag eine Fehlzeit zur Verrechnung mit Mehrarbeit innerhalb der laufenden Periode angelegt. Damit wird dokumentiert, dass die Abwesenheit genehmigt ist, und der Mitarbeiter nicht nur vergessen hat seine Arbeitszeiten zu erfassen.

In der Vorkontierung der Produktivlöhne werden Mitarbeiter, bei denen für mindestens einen Arbeitstag keine Daten vorliegen, nicht gebucht. Der Eintrag “Freizeit für Überstunden” ist eine Möglichkeit, die Buchungsfähigkeit herzustellen.

Um diese Funktion nutzen zu können, muss sie vorher konfiguriert werden: service@virtic.com