Archive for the ‘Lohnabrechnung’ Category

Automatisierung des Abrufes von Lohnbuchungssätzen für Rückrechnungen

Dienstag, November 14th, 2017

Der Web service ‘lohnExpBusa’ wurde um einen Indikator für die Verarbeitung (geänderter) Rohdaten in abgerechneten Perioden erweitert, so dass das abholende L&G-System erkennen kann, aus welchen abgeschlossenen Abrechnungsperioden für einen Mitarbeiter Buchungssätze zu beziehen und damit Rückrechnungen durchzuführen sind.

Bislang oblag dieser Prozess dem HR-Sachbearbeiter. Mit dieser Erweiterung ist der Prozess (bis auf die ggf. zu erfolgenden manuellen Änderungen der Zeitwirtschafts-Rohdaten in virtic) im Partnersystem vollständig automatisierbar:
• Öffnen der betroffenen historischen Perioden vor der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‘periode’)
• Anstossen der chronologischen Monatsabschlüsse ab der betroffenen (alten) Periode (Web service ‘batchJob’)
• Schliessen der betroffenen Perioden nach der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‘periode’)
• Falls nötig Abholung der aktualisierten Projekt-/Baustellenstunden durch das ERP-System (Web services ‘bstZeiten’ und/oder ‘zeit’)
• Abholung der Lohnbuchungssätze aller betroffenen Abrechnungsperioden sowie der periodischen Salden der Arbeitszeitkonten (Web service ‘lohnExpBusa’)

Die neuen Methoden im Web service ‘lohnExpBusa’ liefern zum einen Protokolleinträge für jede Monatsabschlussverarbeitung mit Ergebnis, Benutzer, textuellen Hinweisen und Verarbeitungszeit, aus denen (auch in der laufenden Abrechnung) erkannt werden kann, für welche Mitarbeiter (bereits) Daten verfügbar sind. Damit kann auch überprüft werden, ob zum geplanten Übernahmezeitpunkt Monatsabschlüsse für alle relevanten Mitarbeiter erfolgt sind.

Diese Information kann von berechtigten HR-Benutzern auch über den Bericht Monatsabschlussergebnisse im UI bezogen werden.

Weiterhin kann per Mitarbeiter eine Liste von Abrechnungsperioden bezogen werden, in denen entweder nach einem vorgegebenen Zeitpunkt der letzten Abholung und/oder ausserhalb der vereinbarten bzw. geplanten Periodentransferzeiten für den Bezug von Lohnbuchungssätzen Verarbeitungsergebnisse entstanden sind. Diese Listen werden nicht nur aus den Monatsabschlussergebnissen erstellt, es wird ausserdem das Entstehungsdatum jedes Lohnbuchungssatzes bis zurück zur ersten Abrechnungsperiode des Vorjahres geprüft.

Mit der Abrufmethode ‘Verarbeitung nach Zeitpunkt der letzten Abholung’ kann, sofern die letzte Abrufzeit im Partnersystem (L&G) vorgehalten wird, zuverlässig ermittelt werden, für welche Abrechnungsperioden Buchungen eines Mitarbeiters abzuholen sind, also Buchungen der aktuellen Abrechnungsperiode ggf. inklusive Buchungssätzen aus bereits früher abgerechneten Perioden, in denen nachträgliche Änderungen erfolgten. Es kann auch erkannt werden, ob die Verarbeitungen ab der ältesten neu verarbeiteten Periode lückenlos, also die Arbeitszeitkonten und sonstige Vortragswerte bis zur Gegenwart konsistent sind. Ist das nicht der Fall, kann der Vorgang einem Sachbearbeiter im Partnersystem zur Prüfung übermittelt werden.

Die Abrufmethode ‘Verarbeitung ausserhalb der Transferzeit einer Abrechnungsperiode’ dient eher der Qualitätssicherung im Bezug auf die Einhaltung von deadlines. Hiermit ist nicht mit Sicherheit feststellbar, welche Änderungen seit dem letzten Datentransfer ‘virtic - L&G’ erfolgt sind.

Auch diese Informationen können von berechtigten HR-Benutzern mit dem Bericht Potentielle Rückrechnungserfordernisse im UI bezogen werden.

Um (nur) die o.g. neuen Berichte zu nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Um die neuen Methoden im Web service ‘lohnExpBusa’ nutzen zu können, ist es erforderlich, dass Ihre Entwickler sich mit unseren in Verbindung setzen, damit Ihre individuellen Anforderungen bei der Implementierung berücksichtigt werden können.

Berufsschule

Mittwoch, März 15th, 2017

Ab April 2017 wird die virtic Zeitwirtschaft mit Berufsschul-Kalendern für Auszubildende erweitert.

In den Berufsschulkalendern können Blockunterricht und Regeltage (wie jeden Donnerstag sowie Freitag vormittags mit/ohne anschliessender Tätigkeit in der Firma) auch per Ausbildungsjahr verwaltet werden, inklusive Unterrichtsbeginn und -ende.

Azubis in den Berufsschulkalendern können sich über ihren persönlichen virtic-Zugang iCalendar Terminkalender für Berufsschultage herunterladen und diese in ihren persönlichen Kalender importieren (fast jede Kalender-App unterstützt das iCalendar-Datenaustausch-Format). Ausbildungsleiter bzw. die Personalabteilung können allen Auszubildenden neue (importierbare) Terminkalender per Email zusenden, wenn sich der Berufsschul-Kalender geändert hat, z.B. durch die Erfassung von Blockunterrichtszeiten eines neuen Schuljahres oder abweichende Regeltage im neuen Ausbildungsjahr.

Damit in der Disposition Berufsschultage der Azubis nicht versehentlich mit anderen geplanten Aktivitäten, wie z.B. Einsätzen auf Baustellen, versehen werden können, werden Berufsschultage dort automatisiert mitgeführt, und kollidierende Einsatzpläne ggf. über die Kollisionskontrolle abgeblockt.

Feiertage am Berufsschulort werden genauso erkannt wie Schulferien an Regeltagen, so dass Azubis immer wissen, wann sie/er im Ausbildungsbetrieb erscheinen müssen, ohne einen Berufsschultag zu versäumen (Schulferien aller relevanten Bundesländer können in der Fehlzeitverwaltung eingesehen werden).

Grundsätzlich empfehlen wir dringend, dass Azubis alle Zeiten überall (egal ob im Ausbildungsbetrieb oder auf Baustellen), also auch in der Berufsschule, selbst (mobil) erfassen, und die Erfahrung zeigt, dass jeder Azubi sehr gut dazu in der Lage ist.

Für den Ausnahmefall (Azubis haben in der Berufsschule keinen Zugang zu einem firmeneigenen Eingabegerät wie smartphone oder tablet, und dürfen ihre Zeiten nicht auf persönlichen Mobiltelefonen oder tablets erfassen) können die virtic-Berufsschulkalender diese Zeitstempel auch automatisiert erzeugen. Das passiert selbstverständlich nicht, wenn für den Berufsschultag eine Abwesenheit (Krank…) eingetragen ist.

Egal ob Azubis ihre Berufsschulzeiten selbst erfassen, oder diese Zeitstempel aus ihrem Berufsschulkalender automatisiert erzeugt werden, können die Lohnbuchungssätze des Berufsschultages auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Dauer angepasst werden. Ein Berufsschultag von 6 Stunden kann also in der Lohnabrechnung mit 8 Lohnstunden ausgewiesen werden, während sich die Abwesenheit von Zuhause und der Firma aus den An- und Abfahrtszeiten (ggf. ohne Eingabe des Azubis automatisch berechnet) zzgl. der Unterrichtszeit ergibt. Bei Blockunterricht in einem weit entfernten Berufskolleg mit Übernachtungen am Schulort können somit auch Spesen (VMA-Pauschalen, ggf. Kilometererstattungen und Übernachtungsgelder) vollautomatisch berechnet werden.

Die Uhr tickt nicht nur einmal alle 15 Minuten

Freitag, Januar 8th, 2016

In zettelbasierten Stundenaufzeichnungen der Vergangenheit wurden aus Vereinfachungsgründen häufig Anforderungen z.B. der Fakturierung bei der Aufzeichnung der Lohnstunden angewendet, wie etwa das Runden auf Viertelstunden, mit denen “einfacher zu rechnen” ist, und die auf Ausgangsrechnungen besser aussehen als “krumme Zahlen”.

Beim Einsatz unserer Zeitwirtschaft kann dieser alte Zopf abgeschnitten werden. Lohnstunden müssen nicht gleich den (abrechenbaren) Baustellenstunden sein.

Mitarbeiter buchen ihre Zeiten sekundengenau auf die Kostenträger (Baustellen), und daraus sollten auch präzise berechnete Lohnstunden werden.

Jeder Versuch, die Lohnstunden durch Rundung, Kappung u.s.w. durchgängig an Erfordernisse der Abrechnung bzw. Nachkalkulation (wie “glatte Zahlen”) anzupassen, wird irgendwann an Adam Riese scheitern.

Wir bieten zahlreiche Verfahren an, um Baustellenstunden anforderungsgemäss an Fakturierungs- oder Kalkulationsanwendungen abzugeben, während an die Lohn- und Gehaltsabrechnung die präzise berechneten Lohnstunden gemäss den Aufzeichnungen der Mitarbeiter ausgeleitet werden.

Wenn die “Stundenzettel auf toten Bäumen” durch einen zeitgemässen Prozess ersetzt werden, resultiert das nicht nur in der Vereinfachung von Verfahren, die sich im Laufe der Zeit papierbasiert entwickelt haben. Es eröffnen sich immer auch (oft erhebliche!) Verbesserungspotentiale.

Mehraufwands-Wintergeld

Dienstag, Dezember 22nd, 2015

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Baugewerbe, die auf einem witterungsabhängigen Arbeitsplatz beschäftigt sind, und deren Arbeitsverhältnis in der Schlechtwetterzeit nicht aus witterungsbedingten Gründen gekündigt werden kann, wird in der Zeit vom 15. Dezember bis Ende Februar ein Mehraufwands-Wintergeld in Höhe von 1,00 Euro für jede geleistete berücksichtigungsfähige Arbeitsstunde gezahlt.

Die Ermittlung und Buchung von Mehraufwands-Wintergeld kann in der virtic Zeitwirtschaft feinkörnig definiert und damit vollständig automatisiert werden. Es werden detaillierte Nachweise der Arbeitszeiten mit Wintergeldberechnung erzeugt, und bis zum Monatslimit (90 bzw. 180 Arbeitsstunden) wahlweise Mengen oder Beträge für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verbucht, die über Schnittstellen an alle gängigen L&G-Applikationen übertragen werden können.

Auch Saison-KUG (Schlechtwettergeld) wird vollautomatisch berechnet, für die Arbeitsagentur protokolliert, und an das Baulohn-Programm weitergereicht.

Abwesenheitsanträge unterwegs

Montag, März 9th, 2015

Mit der neuesten Verion des mobilen virtic clients vTime können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge auf dem smartphone oder tablet verwalten. Benutzer von Tastentelefonen erledigen das über ihren persönlichen virtic Zugang zuhause am PC, abends im Hotel oder sogar im Internetcafe.

Nach Eingabe des Wunsch-Zeitraumes liefert das System alle nötigen Planungsinformationen wie Urlaubsanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, bereits genommene Tage und für später vorgemerkte Urlaubstage an. Passt alles, ist dann der Urlaubsantrag mit einem Knopfdruck gestellt. Jede Bearbeitung und Statusänderung des Antrages durch das backoffice kann vom Mitarbeiter eingesehen werden, auf Wunsch wird vom System bei Genehmigung (bzw. Ablehnung) auch eine eMail verschickt.

Offene Urlaubsanträge werden in den kalendarischen Übersichten der Fehlzeitverwaltung angezeigt. Der Genehmigungsprozess selbst kann auch an ein anderes System ausgelagert werden. In jedem Fall steht der Abwesenheitsantrag in real-time dem backoffice zur Verfügung. Bei Genehmigung werden die Fehlzeiten gemäß dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters, Feiertagen sowie evtl. anderen Abwesenheiten im Antragszeitraum automatisch erzeugt und beim Monatsabschluss an die Lohn- & Gehaltssoftware exportiert.

Zur Bearbeitung bzw. Übermittlung von Abwesenheitsanträgen, Urlaubsansprüchen und Vorträgen (Resturlaub) sowie deren zeitnaher Anpassung (z.B. nach Verfall nicht genommener Tage, Austritt) stehen Schnittstellen und Benutzeroberflächen zur Verfügung.

Abwesenheitsanträge können neben dem Erholungsurlaub auch für jeden anderen geeigneten Abwesenheitsgrund eingerichtet werden, z.B. Sonderurlaub, unbezahlten Urlaub oder Freizeit für Überstunden.

Übersicht.

Montag, Oktober 13th, 2014

Je nach Komplexität der individuellen Anwendung werden beim Monatsabschluss die Zeiterfassungsdaten nach unterschiedlichen Kriterien auf Vollständigkeit geprüft. Bevor als ‘Notbremse’ die Abrechnung eines Mitarbeiters wegen fehlender Daten an mindestens einem Sollarbeitstag verhindert wird, können -auch schon im laufenden Monat- verschiedene Instrumente zur Plausibilisierung und Vollständigkeitskontrolle eingesetzt werden.

Einige davon wollen wir hier vorstellen, bzw. in Erinnerung rufen, weitere sind vorhanden und können, auch zur Lösung spezieller Analyseanforderungen, von Ihrem Kundenbetreuer eingerichtet werden.

Erfassungsstatus

Ein Kalendarium, in dem für jeden Mitarbeiter an jedem Arbeitstag der Lohnabrechnungsperiode entweder ein sattgrüner Haken oder ein knallrotes Stoppschild angezeigt wird. Ein Mausklick auf Rot kennzeichnet einen Tag ohne Arbeitszeit als Freizeit für Überstunden, oder vermerkt/bestätigt disponierte Kurzarbeit. (Fehlzeitverwaltung, Vollständigkeitsübersicht)

Wie auch Buchungsübersichten mit individuellen Warnungen/Fehlermeldungen per Zeitstempel und die Ereignisbearbeitung/-Freigabe, ist der Erfassungsstatus dezentral einsetzbar. Die folgenden Methoden werden eher in der Personalabrechnung verwendet.

Abrechnungsfähigkeit Arbeitszeiten

Tagesdetails per Mitarbeiter, in denen durch eine Simulation der Lohnvorbereitung nicht nur Fehl- und Arbeitszeiten, sondern auch Zuschläge für Nacht- oder Mehrarbeit etc. ausgegeben werden. Nicht abrechenbare Tage sind hervorgehoben und können so gezielt untersucht werden. (Arbeitszeitverwaltung, Stunden Prüfen)

Abrechnungsstatus

Ein Kalendarium, in dem per Mitarbeiter in einer Zeile per Abrechnungsperiode wichtige abrechnungsrelevante Informationen (wie Arbeit mit Freigabestatus, Disposition und Abwesenheit) sowie der Abrechnungsstatus (z.B. bzgl. Auslöse bzw. Spesen) zusammengefasst sind. (Mitarbeiteraktivität)

Abrechnungskalender

Mitarbeiterbezogene Kennzahlen wie Lohnstunden, genommener Urlaub, Mehrarbeit, KUG/S-KUG-Abrechnungstage u.s.w. als Kalender einer Lohnabrechnungsperiode, oder als Vergleich mehrerer Perioden sowie per anno.

Diese Kennzahlen können, ggf. unter Hinzuziehung von Details wie Buchungsübersichten per Lohnart, nicht nur Aufschluss über den Bearbeitungsgrad während des Monatsabschlusses geben, sondern ggf. ‘Ausreisser’ bereits vor Abgabe der Buchungen an das L&G-System anzeigen. (Abrechnungskalender (neu 11/2015) / Export, Buchungsübersicht und individuelle Varianten der Primanota)

Schlechtwetter steht vor der Tür

Donnerstag, Oktober 2nd, 2014

Wenn Saison-Kurzarbeitergeld für Sie ein Thema ist, ist jetzt ein guter Zeitpunkt um zu überprüfen, ob Ihre Schlechtwetterlösung für den 1. Dezember bis 31. März optimal konfiguriert ist.

Sollen alle Mitarbeiter Angaben wie vorgesehene Tätigkeit und witterungsbedingte Ausfallgründe erfassen, oder nur der Polier/Bauleiter für alle auf der Baustelle eingeteilten Mitarbeiter?

Sollen wir nur einstündige Ausfallzeiten mit einer anderen Lohnart versehen, oder diese gleich aus Arbeitszeitkontoguthaben auffüllen?

Entspricht der vorhandene S-KUG-Nachweis den Anforderung der lokalen Arbeitsagentur? In manchen Fällen reicht der Standard-Stundenzettel aus, in anderen Fällen können individuelle Nachweise nötig sein.

Kann Ihre Lohnschnittstelle Schlüsselwerte für Tätigkeit/Ausfallgrund verarbeiten? Wenn ja, aber diese Daten bisher nicht übergeben werden, können wir das ändern.

Müssen Sie schlechtwetterbedingt von uns bezogene Daten nachbereiten? Falls ja, sprechen Sie uns bitte an, möglicherweise können wir helfen den Zusatzaufwand zu reduzieren.

Doppelbesteuerungsabkommen - Ermittlung der Aufenthaltstage nach der 183-Tage-Regel (Monteurklausel)

Montag, Juni 30th, 2014

Zusätzlich zur automatisierten Ermittlung des täglichen Aufenthaltslandes aus der Zeiterfassung, sowie der Auslöse-/Reisekostenabrechnung in der auch arbeitsfreie Abwesenheitstage berücksichtigt sind, können auch nicht-entgeltrelevante Aufenthalte im Ausland erfasst werden.

Die Informationen aus beiden Quellen gehen in eine Statistik ein, aus der jederzeit erkannt werden kann, ob für einen Mitarbeiter in einem Kalender-/Steuerjahr (oder 12-Monatszeitraum) ein Tätigkeitsstaat, mit dem ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) besteht, ein Besteuerungsrecht erhält.

Als Hilfestellung zur Aufteilung des Arbeitslohns werden die Aufenthaltsländer tagesgenau incl. Lohn- und Arbeitsstunden, Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten, sowie falls angefallen Kurzarbeit und/oder Saison-KUG (Schlechtwetter), zur Verfügung gestellt, so dass mit diesen Daten sowohl auf vereinbarte als auch auf tatsächliche Arbeitstage abgestellt werden kann.

Diese Statistik kann übrigens auch anderen Zwecken, wie z.B. Erstattungsanträge für die Winterbeschäftigungs-Umlage bei Auslandseinsatz u.s.w., dienen.

Neben belastbaren und fast ausschliesslich automatisch ermittelten Informationen durch das Zusammenführen aller relevanten Datenquellen in der Zeitwirtschaft kann die Personalabrechnung auch die Kontierung im Export der Zeitwirtschaftsdaten an die L&G-Applikation steuern. Mitarbeiterbezogen können ab den relevanten Stichtagen Umsetztabellen für Lohnarten etc. aktiviert werden. Dabei kann auch eine Neukontierung der Vergangenheit auf Basis aktueller Aufenthaltsdaten erzeugt werden.

Wenn Sie Interesse an einer solchen Arbeitserleichterung haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst.

Neben der manuellen Erfassung nicht-entgeltrelevanter Auslandsaufenthalte können solche Informationen auch aus geeigneten kundeneigenen Systemen übernommen werden, und bei Bedarf geben wir auch die zusammengeführten Ergebnisse über automatisierte Schnittstellen an andere Applikationen ab.

Ausgaben unterwegs - (k)ein Albtraum

Donnerstag, April 10th, 2014

Der Informations- und Belegfluss bzgl. Auslagen und Reisekosten von Mitarbeitern, die in der ganzen Welt herumreisen, ist naturgemäß durch die Abhängigkeit von der Schneckenpost ein Problem. Keine Buchung ohne Beleg, aber der ist zum Abrechnungsstichtag bestenfalls in der Post, im schlimmsten Fall noch in der Brieftasche des Mitarbeiters. Eine zeitnahe projektbezogene Einsicht in oder gar Weiterbelastung von solchen Kosten fällt meist in die Kategorie ‘wishful thinking’.

Nicht mehr. Wer die virtic Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung bereits international einsetzt, schätzt nicht nur die Möglichkeit, alle Reise- und Arbeitszeiten, Spesen/Auslösen etc. am Monatsersten fertig kostenträgergenau kontiert in die Lohn- und Gehaltsabrechnung importieren zu können. virtic hat die Prozessunterstützung bzgl. beleghafter Buchungen gründlich überarbeitet und bietet nun eine Lösung an, die keinerlei Infrastrukturkosten verursacht, weil die reisenden Mitarbeiter bereits über ein Mobiltelefon für die Zeiterfassung verfügen.

Unterwegs

Der Mitarbeiter erfasst zusätzlich zu einem Zeitstempel je Ausgabenbeleg den Betrag in Landeswährung, und optional — wenn Smartphones oder Tablets statt konventionellen Tastentelefonen verwendet werden — die Belegnummer oder einen Kommentar. Datum, Projektbezug etc. stehen bereits aus der Zeiterfassung zur Verfügung. Über eine kundenspezifisch vorkonfigurierte kontextabhängige Auswahlliste kann mit einem tab/click nicht nur zwischen Kostenarten, sondern auch Zahlungsmitteln (bar, private vs. Firmenkreditkarte …) oder Erstattungs- und Weiterberechnungsfähigkeit entschieden werden. Auch Transaktionskosten wie z.B. 1% Aufschlag beim Einsatz einer privaten Kreditkarte können abgebildet werden.

Simpel und schnell: Währung, Betrag, optional Notiz eingeben — Senden. Einschließlich der Verpackung des Beleges in einen vorbereiteten Umschlag dauert das keine Minute, erspart nachgelagerten Prozessbeteiligten Zeit und Mühe, und stellt die schnellstmögliche Erstattung von Barauslagen an den Mitarbeiter sicher.

Zuhause

Millisekunden nach der Eingabe des Mitarbeiters können dessen Informationen an der Heimatfront in Eigenwährung verwertet werden. Projektleiter, Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung verfügen sofort über die benötigten Daten, nicht nur in den browserbasierten virtic-Anwendungen, sondern — transportiert über automatisierte Schnittstellen — auch in anderen Applikationen. Diese Übersicht in quasi-Echtzeit ermöglicht zeitnahe Kostenkontrolle, erlaubt frühzeitige Steuerungsmaßnahmen, garantiert schnelle Auslagenerstattung mit der Lohn-/Gehaltsabrechnung und damit oftmals geringere Reisekostenvorschüsse; all das in aller Regel Wochen bevor die auf Papier ausgefertigten Belege, Kreditkartenabrechnungen etc. im Rechnungswesen eintreffen.

Offen bleibt das Problem ‘keine Buchung ohne Beleg’? Es darf schließlich nicht passieren, dass solche in der Ferne mobil erfassten ungeprüften Informationen vollautomatisch in der Finanzbuchhaltung einlaufen. Hier unterstützt virtic einen pragmatischen Lösungsansatz, in dem allen Prozessbeteiligten die Abwicklung des Belegflusses erleichtert wird, die vom Mitarbeiter erfassten Kosten nur und genau dort sofort verwendet werden, wo es Sinn macht, und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden.

Verfahren

An Projektabwicklungs-Applikationen werden alle erfassten Daten sofort weitergeleitet, ggf. auch erneut nach Editierung bzw. Freigabe in der Verwaltung. Hierbei wird ein eindeutiger Schlüsselwert abgegeben, mit dem später über die Belegnummer in Rückläufen aus dem Rechnungswesen ein Abgleich zwischen erfassten und final gebuchten Beträgen und deren Kontierung erfolgen kann, z.B. in der Verrechnung mit Akontorechnungen bei der Weiterbelastung an den Kunden.

Der Personalabrechnung werden nur die Auslagen zur Verfügung gestellt, die tatsächlich zu einer Erstattung an den Mitarbeiter führen sollen, ggf. ersetzt durch vereinbarte Pauschalen oder auch gekappt nach hinterlegten Grenzwerten. Hierbei werden für Auslagen und evtl. hinterlegte Transaktionskostenaufschläge Lohnarten verwendet, die als Spesenvorschuss geschlüsselt sind.

Für alle so abgerechneten Auslagenbeträge wird im System eine Checkliste geführt, in der der Mitarbeiter über seinen persönlichen virtic-Zugang jederzeit online seine offene Belegschuld einsehen kann. Zudem sieht der Mitarbeiter während der laufenden Abrechnungsperiode (im aktuellen Monat) eine Vorschau auf die nächste Abrechnung, einschließlich der automatisch ländergenau ermittelten Spesen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgelder) bzw. Auslösen, Kilometergelder, Nacht- und sonstige Zuschläge, Zulagen usw., und kann alle früheren Abrechnungen abrufen.

Der tatsächliche Belegeingang wird je nach Aufschlagspunkt in der Personalabrechnung oder der Finanzbuchhaltung mit einem Mausklick an den Mitarbeiter quittiert, und ggf. kommentiert. Danach erfolgt die Belegprüfung, Kontierung und Umbuchung (aus dem Spesenvorschuss basierend auf der Eigenerfassung wird eine Kostenerstattung) an einer einzigen zentralen Stelle, das nötige Fachwissen muss nicht (mehr) dezentral vorgehalten werden.

Über die Buchhaltungs-Version der Beleg-Checkliste kann nicht nur der Belegeingang vermerkt, sondern auch festgestellt werden, welche Belegschulden in Verzug und ggf. an den erfassenden Mitarbeiter zurückzubuchen sind, also i.d.R. zu einem Abzug auf der nächsten Gehalts-/Lohnabrechnung führen sollen.

Der Charme dieses Verfahrens ist, dass es in aller Regel mit den vorhandenen Standardschnittstellen der L&G-Anwendung in Betrieb genommen werden kann, und ansonsten nur organisatorische Maßnahmen erfordert. Es führt sofort zu Verbesserungen im Ablauf, und bietet mittelfristig Eigenentwicklungen und/oder Customizing von Standardprodukten viele Ansatzpunkte für weitere Automatisierung und Optimierung.

Fremdwährungen

virtic verwaltet Währungen unter den genormten Kürzeln und bezieht tägliche Umrechnungskurse aus Quellen wie z.B. der EZB (Eigenwährung Euro) oder der ESTV (Eigenwährung Schweizer Franken).

Für jeden einzelnen Kunden können aus diesem Bestand die benötigten Währungen übernommen, und für jeden Umrechnungskurs eine der verfügbaren Kurs-Quellen abonniert werden. Auf Wunsch versenden wir automatisierte e-Mails bei bestimmten Kursänderungen.

Die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in Eigenwährung erfolgt dann zuverlässig mit dem ausgewählten Tageskurs. Selbst wenn eine Währung nicht eingerichtet wurde, virtic aber einen passenden Kurs im Gesamtsystem findet, kann spontan umgerechnet werden.

Mit dem Währungsumrechner im Kundenmenü können diese Umrechnungen für jedes beliebige Datum der Vergangenheit genau nachvollzogen werden (Kurs, Quelle, Bezugszeit, Methode …). Außerdem können dort Tageskurse jederzeit in Büroanwendungen wie Tabellenkalkulation etc. übernommen werden.

Falls eine passende öffentliche Quelle für bestimmte Umrechnungskurse nicht existiert oder von einer Quelle nicht automatisch Kurse bezogen werden können, bzw. wenn virtic die in einem ERP-System oder im Rechnungswesen geführten Kurse verwenden soll, steht ein Webservice zur Verfügung, mit dem kundenspezifische Umrechnungskurse rund um die Uhr angeliefert werden können. Manuelle Eingaben sind nicht nötig.

Selbstverständlich funktioniert das auch in der anderen Richtung. Über den Webservice können auch die aktuellen Kurse von virtic bezogen und in Inhouse-Systeme übernommen werden.

Um die virtic-Umrechnung mit den (angelieferten) Kursen automatisiert überprüfen zu können, steht auch die Währungsumrechnung als Webservice zur Verfügung. Dieser Service ermöglicht zudem die Nutzung der virtic-Umrechnungsroutinen in anderen Applikationen des Kunden, die selbst keine entsprechende Funktionalität bieten.

Reisekostenreform 2014: Handlungsbedarf

Donnerstag, Oktober 31st, 2013

Die vollautomatisierte Ermittlung von auszuzahlenden Spesen- bzw. Auslösebeträgen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgeld) aus den Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter erfolgt ab 1.1.2014 nach dem neuen Reisekostenrecht. Die Änderungen haben wir umgesetzt, und wenden sie auf alle Reisetage nach dem 31.12.2013 an.

Informationen zur Reisekostenreform finden Sie z.B. im kostenlosen LOHN+GEHALT Sonderheft (Beilage zur Ausgabe September 2013).

Die Umstellung selbst erledigen selbstverständlich wir, dennoch müssen Sie sich bitte mit dem Thema beschäftigen und uns ggf. über von Ihnen benötigte Änderungen informieren.

Die wichtigsten Änderungen haben wir unten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, aufgelistet. Bitte prüfen Sie, ggf. mit Ihrem steuerlichen Berater, ob Sie weitere Anforderungen an die virtic Reisekostenabrechnung haben.

Erste Tätigkeitsstätte / auswärtige Tätigkeit

Falls in Einzelfällen die heutige “regelmässige Arbeitsstätte” nicht der neuen “ersten Tätigkeitsstätte” entspricht, müssen wir für die betroffenen Mitarbeiter z.B. die Erkennung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anpassen. Trifft das für Sie zu, informieren Sie uns bitte noch im Dezember 2013, damit wir für die betroffenen Mitarbeiter die Erfassungsdialoge per 31.12.2013 umstellen können und keine manuellen Eingriffe in 2014 nötig werden.

Verpflegungspauschalen

Die dreistufige Staffelung der steuerfreien VMA-Pauschalen (ab 8, 14, 24 Stunden mit 6.00, 12.00, 24.00 Euro bzw. die jeweiligen Auslandspauschalen) wird ab 2014 ersetzt durch 12.00 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit bei eintägigen Abwesenheiten und Reisen ohne Übernachtung von ‘heute bis morgen’, 12.00 Euro an den An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen (incl. 2-tägige Reisen mit einer Übernachtung) ohne Prüfung der Abwesenheitsdauer, und 24.00 Euro an vollen 24-stündigen Abwesenheitstagen zwischen An- und Abreise.

Diese Regelung wenden wir ab 2014 zur Ermittlung der steuerfreien und pauschal sowie voll versteuerten Anteile ausgezahlter Spesen an, unabhängig davon welche Beträge tatsächlich abgerechnet werden. Wenn wir also z.B. gemäss einer Betriebsvereinbarung Nah- und Fernauslöse mit den dort festgelegten Beträgen abrechnen, ändert sich im nächsten Jahr nur die Splittung dieser Beträge nach den Lohnarten VMA-steuerfrei, VMA-pauschal versteuert und VMA voll versteuert.

Wenn wir angelehnt an die bisherigen steuerfreien VMA-Pauschalen ab 8 Stunden Abwesenheit 6.00 Euro, ab 14 Stunden Abwesenheit 12.00 Euro und bei 24 Stunden 24.00 Euro abrechnen, benötigen wir zwingend von Ihnen eine Information zur Verfahrensweise ab Januar 2014, da wir nicht beurteilen können, ob Sie die Auszahlung der jeweils gültigen steuerfreien VMA-Pauschalen vereinbart haben, oder ob diese Pauschalen in Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen betragsmässig festgeschrieben sind.

Wir können die alte dreistufige Staffel für die Berechnung der Pauschalen beibehalten, und diese Beträge gemäss der neuen zweistufigen Staffel verbuchen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung 6.00 Euro steuerfrei, ggf. Verrechnung des an diesem Reisetag nicht ausgeschöpften steuerfreien Maximums von 12.00 Euro mit 6.00 Euro an einem anderen Tag des Monats, an dem VMA-Pauschalen zu versteuern sind. Oder wir können die Berechnung und Verbuchung ab 2014 auf die neuen Pauschalbeträge umstellen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung von 12.00 Euro steuerfrei.

Selbstverständlich können wir auch jede andere Variante abbilden, wenn Sie die Reisekostenreform zum Anlass für eine Neufestsetzung Ihrer Auslöse- bzw. Spesenpauschalen nutzen wollen.

Bitte beachten Sie, dass die ‘Fernfahrerregel’ für Übernacht-Abwesenheiten zwischen 16:00 und 08:00 des Folgetages ohne Übernachtung durch eine ‘Mitternachtsregel’ ersetzt wird, in der ohne Uhrzeitbegrenzung Übernacht-Abwesenheiten ohne Übernachtung als eintägige Abwesenheit betrachtet werden, die auf den Kalendertag mit dem grösseren Anteil an Abwesenheitsstunden zu buchen sind. Diese Änderung kann sich insbesondere bei Nachtarbeit und im Wechselschichtbetrieb auch auf die Berechnung der Pauschalen auswirken, sowie ggf. ab 2014 zu einer Änderung der Versteuerung gegenüber heute führen.

Dreimonatsfrist

Zukünftig ist der Anlass einer Unterbrechung der Arbeit auf der gleichen Tätigkeitsstätte nicht mehr relevant, eine Unterbrechung von vier Wochen, egal aus welchem Grund, bewirkt einen Neubeginn der Frist. Weiterhin können Sie in diesen Fällen entscheiden, ob die VMA-Anteile der Auslösebeträge versteuert oder abgezogen werden, sobald die Dreimonatsregel eintritt.

Mahlzeitenabzüge

Abzüge für Frühstück in Hotelrechnungen oder Bewirtung bei Schulungen u.s.w. müssen ab dem nächsten Jahr im Lohnkonto geführt und bescheinigt werden (s. Neue Bescheinigungspflicht ‘Grossbuchstabe M’). Um manuelle Nachbuchungen bzw. Neuverarbeitung abgeschlossener Lohnabrechnungsperioden zu vermeiden, teilen Sie uns bitte rechtzeitig vor dem Januar-Monatsabschluss mit, ob und wenn ja auf welche Lohnarten wir Abzugsfälle buchen sollen. Nähere Informationen zum Verfahren finden Sie hier, bitte nehmen Sie diesbezüglich Kontakt mit Ihrem L&G Softwareanbieter auf, oder bitten diesen sich mit uns in Verbindung zu setzen.

 

Für weitere Informationen stehen wir jederzeit zur Verfügung.