Archive for the ‘Pausenregelungen’ Category

Pausenabzug in der Mitte der Schicht

Mittwoch, Oktober 21st, 2009

Beim einfachen variablen Pausenabzug (basierend auf der Dauer der Arbeitszeit per Schicht/Tag) steht je Arbeitszeitmodell jetzt eine weitere Option zur Verfügung: “Pausenabzug in der Mitte der Schicht versuchen“. In vielen Fällen führt das zum Lohnstundenabzug etwa in der Mittagszeit, und nähert sich damit dem Zeitraum an, in dem ein Mitarbeiter vermutlich eine Arbeitspause genommen hat.

Warum “versuchen”? Weil andere Optionen des variablen Pausenabzuges wie “Pausenabzug von Fahrtzeiten vermeiden” oder Voreinstellungen zur Auswahl des Projektes (der Baustelle) für den Pausenabzug einen “mittigen” Abzug der Arbeitspausen verhindern können.

Wenn es feste Schichtzeiten und/oder verbindliche Pausenzeiten gibt, kann der Pausenabzug besser uhrzeitgenau oder über das Abprüfen von Pausenzeiträumen erfolgen.

Optimalerweise buchen die Mitarbeiter die tatsächlich genommene Pause natürlich mit zwei Klicks (Pause - Weiterarbeiten) auf dem Mobiltelefon (Web Browser, Terminal…) selbst. Die virtic Pausenabzugs-Automatik füllt dann nur noch zu kurze Arbeitspausen auf. Die erreichte Datenqualität ist bei diesem Verfahren wesentlich höher.

Automatisierte Behandlung von Pausenzeiten

Donnerstag, September 24th, 2009

Ab sofort können zu jedem Arbeitszeitmodell Pausenzeiträume angegeben werden, in denen vom Mitarbeiter erfasste Pausenzeiten automatisch auf die Soll-Pausenzeit aufgefüllt werden, falls die gebuchte Pausenzeit zu kurz ist. Fehlt in einem Pausenzeitraum diese Angabe des Mitarbeiters, wird die Pausen-Sollzeit von der Arbeitszeit abgezogen.

Pausenzeiträume können als Von-Bis Uhrzeit oder als Staffelwerte Ab Stunden* definiert werden. Je Pausenzeitraum benötigen wir die vereinbarte Pausenzeit, und ein bevorzugtes Zeitfenster für einen evtl. nötigen automatischen Pausenabzug. Pausenzeiträume können (nur) für bestimmte Wochentage gelten, und die Abzugsautomatik kann individuell per Tag und Mitarbeiter, für Feiertagsarbeit, oder in Kombination mit Fehlzeiten (z.B. halbe Urlaubstage, Arztbesuche …) unterdrückt werden.

Beispiel:

  • Frühstück Pausenzeitraum 09:00 - 11:00, 15 Minuten, Wunsch-Abzug zwischen 09:30 und 10:00
    Hat der Mitarbeiter im Pausenzeitraum keine Pause gebucht, und ist aufgrund anderer Regeln keine abgezogen worden, werden (idealerweise um 09:30) 0.25 Std. Pause abgezogen.
  • Mittag Pausenzeitraum 12:00 - 14:00, 30 Minuten, Wunsch-Abzug zwischen 12:30 und 13:00
    Hat der Mitarbeiter im Pausenzeitraum keine Pause erfasst, und ist im Pausenzeitraum auch keine Pausenzeit abgezogen worden, werden (idealerweise um 12:30) 0.50 Std. Pause abgezogen.
  • Vesper Pausenzeitraum 15:00 - 17:00, 15 Minuten, Wunsch-Abzug zwischen 16:15 und 16:30
    Hat der Mitarbeiter selbst im Pausenzeitraum keine Arbeitspause angegeben, und ist keine Pausenzeit automatisch abgezogen worden, werden (idealerweise um 16:15) 0.25 Std. Pause abgezogen.

Diese Variante des automatisierten Pausenabzuges kann mit anderen (z.B. bedingungslosem uhrzeitgenauem Pausenabzug, oder sonstigen variablen Pausenregeln) kombiniert werden. Pausenzeiträume sind ab der Abrechnungsperiode 10/2009 verfügbar. Grundsätzlich empfehlen wir, Pausenzeiten von jedem Mitarbeiter selbst erfassen zu lassen, also nur Differenzen zu der vereinbarten Dauer der Pausen automatisch abzuziehen. Bei vollautomatischem Pausenabzug leided die Datenqualität bei der Abgabe der projektbezogenen Zeiterfassungsdaten an Abrechnungssysteme.


*) Ob Fahrtzeiten, unbezahlte Abwesenheitszeit etc. bei der Prüfung gegen die Staffelwerte berücksichtigt werden sollen oder nicht, kann individuell konfiguriert werden.

Pausenabzug und Zulagen / Zuschläge

Donnerstag, August 13th, 2009

Jeder automatisierte Pausenabzug, der nicht auf festgelegten Pausenzeiten basiert, kann “Ungerechtigkeiten” verursachen, wenn am betroffenen Tag auch Zulagen und/oder Zuschläge zu berechnen sind. Obwohl automatische Pausenabzüge mit hoher “Zielgenauigkeit” konfiguriert werden können, kann immer einmal ein Fall auftreten, in dem solche Regelwerke knapp an der Realität “vorbeischätzen”.

Wenn z.B. variable Pausenabzüge basierend auf dem Arbeitszeitgesetz eingerichtet sind, und die Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit bei einer Tätigkeit festgestellt wird, die in die Nachtstunden hineinreicht, kann es passieren, dass dem Mitarbeiter dadurch für die abgezogene Pausenzeit die Nachtzuschläge verloren gehen. Das kann auch auftreten, wenn z.B. Schmutzzulagen per Tätigkeit –nicht für Teilzeiten, die vom Mitarbeiter selbst eingegeben werden– gezahlt werden sollen.

Was tun, wenn solche Fälle auftreten?

  • Wenden Sie sich an unseren Support. Oft kann das Auftreten solcher Ausnahmefälle durch Konfigurationsänderungen dauerhaft vermindert, oder sogar abgestellt werden.
  • Teilen Sie den betroffenen Arbeitszeitabschnitt in der Ereignisbearbeitung auf. Eine Tätigkeit von 18:00:00 Arbeitsbeginn Baustelle bis 23:00:00 Rückfahrt zur Firma über 5.0 Stunden kann durch das Nacherfassen einer Pause gesplittet werden:
    • 18:00:00 Arbeitsbeginn Baustelle (ab hier 2 Stunden Arbeitszeit)
    • 19:59:59 Arbeitspause (ab hier unbezahlte Pausenzeit)
    • 20:00:00 Weiterarbeiten (ab hier 3 Stunden Arbeitszeit mit Zuschlag)
    • 23:00:00 Rückfahrt zur Firma (ab hier Fahrtzeit)
    Anstatt eine Sekunde Pausenzeit zu erfassen, was zum automatischen Abzug der zutreffenden Pausenzeit im ersten Abschnitt führt, kann natürlich auch die tatsächliche Pausenzeit verwendet werden, was den automatischen Pausenabzug für diese Schicht (diesen Arbeitstag) aussetzt. Die Splittung muss natürlich nicht genau zu Beginn der zuschlagsbehafteten Zeit erfolgen, eine Trennung der Tätigkeit in zwei Abschnitte um 19:00 oder 18:45 ist genauso wirksam.
  • Das zu bevorzugende Vorgehen ist allerdings, die Mitarbeiter die tatsächlich genommenen Pausenzeiten selbst erfassen zu lassen. So können “Ungerechtigkeiten” bei Zulagen- und Zuschlagsberechnungen sowie andere “Realitätsverluste” zuverlässig ausgeschlossen werden.

Grundsätzliche Empfehlung: Insbesondere wenn Mitarbeiter (häufig) an einem Tag für mehrere Projekte arbeiten, empfehlen wir dringend die tatsächlichen Pausenzeiten von den Mitarbeitern selbst erfassen zu lassen. Die Datenqualität und Abrechnungspräzision ist dann viel höher, selbst wenn noch kleine Differenzen zu den festgelegten Pausenzeiten automatisch abgezogen werden.

Neue Variante beim Abzug variabler Arbeitspausen

Dienstag, August 4th, 2009

Im Normalfall werden automatisierte variable Arbeitspausen nach Überschreitung der festgelegten Schicht- bzw. Tagesarbeitszeit-Staffeln chronologisch von den Arbeitszeiten auf der Baustelle mit der insgesamt längsten Arbeitszeit des Tages abgezogen, unabhängig von der Tätigkeit.

Daraus resultiert, dass die Pausen in den meisten Fällen von bezahlten Anfahrtszeiten abgezogen werden, für die oft geringere Abrechnungssätze (und/oder auch Stundenlöhne) festgelegt sind, bzw. eine Abrechnung an den Kunden nicht vereinbart ist. In wenigen Ausnahmefällen ist dieser Effekt nicht akzeptabel.

Zu den bisherigen Pausenabzugs-Varianten “Abzug von der ersten bzw. letzten Baustelle des Tages” bzw. uhrzeitgenauem Abzug nach betrieblich festgelegten Pausenzeiten, kommt deshalb ab August 2009 eine weitere hinzu:

Automatischer Abzug von tagesarbeitszeitabhängigen Pausenzeiten für die Baustelle mit der längsten Arbeitszeit, unter Vermeidung von Fahrtzeiten. Wenn es einen bezahlten Arbeitszeitabschnitt gibt, der keine Fahrtzeit ist, wird davon abgezogen. Erst danach werden Fahrtzeiten berücksichtigt. Vom Mitarbeiter selbst erfasste Pausen werden bei Erfordernis “aufgefüllt”, und bei einem eventuellen Überlauf wird von den Zeiten der nächsten Baustelle in der Rangfolge abgezogen.

Die Ermittlung der Basiszeit für die Anwendung der nach Tagesarbeitszeit gestaffelten Pausenregeln erfolgt wahlweise nach Abwesenheitsdauer oder lohnrelevanter Arbeitszeit, inclusive oder exklusive (bezahlten, unbezahlten, oder nach verschiedenen Regelwerken wie Kilometer-Staffeln berechneten bzw. angepassten) Fahrtzeiten.

Falls Sie diese Variante in mitarbeiter- und/oder kundenbezogenen Arbeitszeitmodellen benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Dringende Empfehlung: Insbesondere wenn Mitarbeiter (häufig) an einem Tag für mehrere Projekte arbeiten, empfehlen wir dringend die tatsächlichen Pausenzeiten von den Mitarbeitern selbst erfassen zu lassen. Die Datenqualität und Abrechnungspräzision ist dann viel höher, selbst wenn noch kleine Differenzen zu den festgelegten Pausenzeiten automatisch abgezogen werden.

Ausnahmen beim automatischen Pausenabzug

Donnerstag, Juli 30th, 2009

Der automatische Abzug variabler Pausenzeiten (wenn keine oder eine zu kurze Arbeitspause erfasst wurde) nach dem Arbeitszeitgesetz bzw. Betriebsvereinbarungen kann ab der Abrechnungsperiode August 2009 für Ausnahmefälle tageweise unterdrückt werden.

Um den Pausenabzug nach Überschreitung einer definierten Arbeitszeit für einen Tag zu verhindern, kann der Mitarbeiter über sein Mobiltelefon (und/oder der Disponent/Lohnbuchhalter in der Ereignisbearbeitung) eine entsprechende Anweisung eingeben. Diese Funktionalität muss individuell eingerichtet werden, bitte wenden Sie sich bei Interesse an Ihren Kundenbetreuer.

Erweiterung automatischer Pausenabzug

Mittwoch, Februar 11th, 2009

Beim automatischen Abzug variabler (d.h. abhängig von der Tages-Arbeitszeit, nicht Uhrzeit-genau mit fester Länge) Pausen wurde bislang immer die Arbeitszeit zugrundegelegt. In Kürze können die Schwellenwerte zur Bestimmung der Pausenlänge auch als Lohnstunden, Arbeitszeit ohne Fahrtzeiten u.s.w. angegeben werden. Weiterhin kann dieser Pausenabzug wahlweise gleitend oder absolut erfolgen.

Beispiel 1: Tages-Arbeitszeit 7.25 Stunden incl. 2.00 Std. Fahrtzeit. Aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung wurden 0.5 Stunden der Fahrtzeit als nicht bezahlt gekennzeichnet. Die Lohnstunden des Tages vermindern sich dadurch auf 6.75 Stunden. Ab 7.0 Stunden sollen von der Tagesarbeitszeit 0.5 Stunden Pause abgezogen werden. Je nach Basis des Schwellenwertes ergeben sich unterschiedliche Ergebnisse:

  • Nach Arbeitszeit: 7.25 Std. - 0.5 Std. Fahrtzeitanpassung - 0.5 Std. Pause = 6.25 Lohnstunden. Abzug einer halben Stunde Pausenzeit, weil die Gesamtarbeitszeit über 7.00 Stunden liegt.
  • Nach Lohnstunden: 7.25 Std. - 0.5 Std. Fahrtzeitanpassung = 6.75 Lohnstunden. Kein Pausenabzug, weil die Lohnstunden kleiner 7.00 sind.
  • Nach Arbeitszeit excl. Fahrtzeit: 7.25 Std. - 0.5 Std. Fahrtzeitanpassung = 6.75 Lohnstunden. Kein Pausenabzug, weil die Arbeitszeit abzgl. der Fahrtzeit mit 5.25 Std. unter dem Schwellenwert von 7.00 Std. liegt.

Beispiel 2: Tages-Arbeitszeit 6.25 Stunden. Ab 6.0 Stunden sollen von der Tagesarbeitszeit 0.5 Stunden Pause abgezogen werden. Je nach Art des Pausenabzuges ergeben sich unterschiedliche Ergebnisse:

  • Gleitend: 6.00 Lohnstunden durch Abzug von nur 0.25 Std. Pausenzeit bis zur Erreichung des Schwellenwertes.
  • Absolut: 5.75 Lohnstunden durch Abzug von 0.5 Std. Pausenzeit.

Die vom Pausenabzug betroffenen Zeitabschnitte können vorgewählt werden: entweder auf die erste oder letzte Baustelle des Tages, oder die Baustelle mit der längsten Gesamtarbeitszeit. Arbeitszeiten ohne Baustellen-/Projektbezug werden dabei gleich behandelt.

Bei Parallelbetrieb mit verschiedenen Varianten ist die Art des Pausenabzuges je Mitarbeiter bzw. Arbeitszeitmodell einstellbar. Wenn Sie von diesen Möglichkeiten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an den Kundensupport.