Archive for the ‘Schnittstellen’ Category

Automatisierung des Abrufes von Lohnbuchungssätzen für Rückrechnungen

Dienstag, November 14th, 2017

Der Web service ‘lohnExpBusa’ wurde um einen Indikator für die Verarbeitung (geänderter) Rohdaten in abgerechneten Perioden erweitert, so dass das abholende L&G-System erkennen kann, aus welchen abgeschlossenen Abrechnungsperioden für einen Mitarbeiter Buchungssätze zu beziehen und damit Rückrechnungen durchzuführen sind.

Bislang oblag dieser Prozess dem HR-Sachbearbeiter. Mit dieser Erweiterung ist der Prozess (bis auf die ggf. zu erfolgenden manuellen Änderungen der Zeitwirtschafts-Rohdaten in virtic) im Partnersystem vollständig automatisierbar:
• Öffnen der betroffenen historischen Perioden vor der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‘periode’)
• Anstossen der chronologischen Monatsabschlüsse ab der betroffenen (alten) Periode (Web service ‘batchJob’)
• Schliessen der betroffenen Perioden nach der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‘periode’)
• Falls nötig Abholung der aktualisierten Projekt-/Baustellenstunden durch das ERP-System (Web services ‘bstZeiten’ und/oder ‘zeit’)
• Abholung der Lohnbuchungssätze aller betroffenen Abrechnungsperioden sowie der periodischen Salden der Arbeitszeitkonten (Web service ‘lohnExpBusa’)

Die neuen Methoden im Web service ‘lohnExpBusa’ liefern zum einen Protokolleinträge für jede Monatsabschlussverarbeitung mit Ergebnis, Benutzer, textuellen Hinweisen und Verarbeitungszeit, aus denen (auch in der laufenden Abrechnung) erkannt werden kann, für welche Mitarbeiter (bereits) Daten verfügbar sind. Damit kann auch überprüft werden, ob zum geplanten Übernahmezeitpunkt Monatsabschlüsse für alle relevanten Mitarbeiter erfolgt sind.

Diese Information kann von berechtigten HR-Benutzern auch über den Bericht Monatsabschlussergebnisse im UI bezogen werden.

Weiterhin kann per Mitarbeiter eine Liste von Abrechnungsperioden bezogen werden, in denen entweder nach einem vorgegebenen Zeitpunkt der letzten Abholung und/oder ausserhalb der vereinbarten bzw. geplanten Periodentransferzeiten für den Bezug von Lohnbuchungssätzen Verarbeitungsergebnisse entstanden sind. Diese Listen werden nicht nur aus den Monatsabschlussergebnissen erstellt, es wird ausserdem das Entstehungsdatum jedes Lohnbuchungssatzes bis zurück zur ersten Abrechnungsperiode des Vorjahres geprüft.

Mit der Abrufmethode ‘Verarbeitung nach Zeitpunkt der letzten Abholung’ kann, sofern die letzte Abrufzeit im Partnersystem (L&G) vorgehalten wird, zuverlässig ermittelt werden, für welche Abrechnungsperioden Buchungen eines Mitarbeiters abzuholen sind, also Buchungen der aktuellen Abrechnungsperiode ggf. inklusive Buchungssätzen aus bereits früher abgerechneten Perioden, in denen nachträgliche Änderungen erfolgten. Es kann auch erkannt werden, ob die Verarbeitungen ab der ältesten neu verarbeiteten Periode lückenlos, also die Arbeitszeitkonten und sonstige Vortragswerte bis zur Gegenwart konsistent sind. Ist das nicht der Fall, kann der Vorgang einem Sachbearbeiter im Partnersystem zur Prüfung übermittelt werden.

Die Abrufmethode ‘Verarbeitung ausserhalb der Transferzeit einer Abrechnungsperiode’ dient eher der Qualitätssicherung im Bezug auf die Einhaltung von deadlines. Hiermit ist nicht mit Sicherheit feststellbar, welche Änderungen seit dem letzten Datentransfer ‘virtic - L&G’ erfolgt sind.

Auch diese Informationen können von berechtigten HR-Benutzern mit dem Bericht Potentielle Rückrechnungserfordernisse im UI bezogen werden.

Um (nur) die o.g. neuen Berichte zu nutzen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Um die neuen Methoden im Web service ‘lohnExpBusa’ nutzen zu können, ist es erforderlich, dass Ihre Entwickler sich mit unseren in Verbindung setzen, damit Ihre individuellen Anforderungen bei der Implementierung berücksichtigt werden können.

Die Uhr tickt nicht nur einmal alle 15 Minuten

Freitag, Januar 8th, 2016

In zettelbasierten Stundenaufzeichnungen der Vergangenheit wurden aus Vereinfachungsgründen häufig Anforderungen z.B. der Fakturierung bei der Aufzeichnung der Lohnstunden angewendet, wie etwa das Runden auf Viertelstunden, mit denen “einfacher zu rechnen” ist, und die auf Ausgangsrechnungen besser aussehen als “krumme Zahlen”.

Beim Einsatz unserer Zeitwirtschaft kann dieser alte Zopf abgeschnitten werden. Lohnstunden müssen nicht gleich den (abrechenbaren) Baustellenstunden sein.

Mitarbeiter buchen ihre Zeiten sekundengenau auf die Kostenträger (Baustellen), und daraus sollten auch präzise berechnete Lohnstunden werden.

Jeder Versuch, die Lohnstunden durch Rundung, Kappung u.s.w. durchgängig an Erfordernisse der Abrechnung bzw. Nachkalkulation (wie “glatte Zahlen”) anzupassen, wird irgendwann an Adam Riese scheitern.

Wir bieten zahlreiche Verfahren an, um Baustellenstunden anforderungsgemäss an Fakturierungs- oder Kalkulationsanwendungen abzugeben, während an die Lohn- und Gehaltsabrechnung die präzise berechneten Lohnstunden gemäss den Aufzeichnungen der Mitarbeiter ausgeleitet werden.

Wenn die “Stundenzettel auf toten Bäumen” durch einen zeitgemässen Prozess ersetzt werden, resultiert das nicht nur in der Vereinfachung von Verfahren, die sich im Laufe der Zeit papierbasiert entwickelt haben. Es eröffnen sich immer auch (oft erhebliche!) Verbesserungspotentiale.

Ereignisgesteuerter Bezug von Fakturierungsdaten und Auftragsstati aus der real-time Zeiterfassung

Montag, Mai 11th, 2015

Projektmanagement –inklusive der Fakturierung– ist weitgehend unabhängig von Geschäftsprozessen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und hat fast immer einen anderen Informationsbedarf, insbesondere bezüglich der Zeitnähe zu Ereignissen im Feld (auf der Baustelle).

Die klassische Zeitwirtschaft orientiert sich primär an den Erfordernissen der Personalabrechnung; selbst dann, wenn Zeitstempel mit Auftragsbezug (gegen Baustellen / Projekte / Servicetickets…) erfasst werden. Obwohl wir seit langem auftragsbezogene und periodenunabhängige Abrufe bzw. Ausgabefunktionalitäten von Arbeitszeiten per Baustelle anbieten, werden fast ausschliesslich monatliche kostenträgergenaue Lohnbuchungssätze zur Verarbeitung in ERP-Systemen verwendet.

Wenn diese Daten im Zielsystem eintreffen, sind sie teilweise schon über einen Monat alt. Falls die Änderung bzw. Ergänzung von Rohdaten (Zeitstempal, deren Freigabe durch Vorgesetzte, und auch gerätebezogene Erfassungen) in bereits abgeschlossenen Lohnabrechnungsperioden zugelassen ist, wird es richtig kompliziert. Dieses seit Jahrzehnten etablierte Verfahren erlaubt weder eine zeitnahe Fakturierung, noch ein tagesaktuelles Projektmanagement.

Wir haben deshalb analysiert, wie gut seit Jahren implementierte Kommunikationsverfahren, die wenigstens eine tagesaktuelle Auswertung der von uns zur Verfügung gestellten auftragsbezogenen Zeiterfassungsdaten vorsehen, in der Praxis funktionieren, und welches Verbesserungspotential in Bezug auf heutige Anforderungen vorhanden ist. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden mit aktuell an uns gestellten Fragen von Interessenten, sowie neuer Anforderungen aus unserem geschätzten Kundenkreis kombiniert, und danach haben wir uns an die Arbeit gemacht.

Wir hoffen sehr, dass Ihnen das Resultat nutzen wird. Sie können jetzt in (fast) Echtzeit jegliche auftragsbezogene Veränderung im Bewegungsdatenbestand (Disposition, Arbeitszeiterfassung sowie Geräteaktivitäten, Freigabeprozesse und darauffolgende Verarbeitungen wie Tagesabschlüsse etc.) erkennen, und sofort darauf reagieren. Hier sind einige Beispiele:

• Der Polier auf einer Lieblingskunden-Tagesbaustelle erfasst am späten Nachmittag einen Fertigstellungsgrad von nur 75%. Sekunden später können Sie die Disposition des nächsten Tages anpassen, um die Fertigstellung am Folgetag vor der Abarbeitung anderer Kundenaufträge zu gewährleisten.

• Ein Servicemitarbeiter erfasst eine Tätigkeit für ein bereits abgerechneten Ticket, und es handelt sich nicht um Gewährleistung. Die Anschlussrechnung erreicht Ihre Poststelle noch vor Redaktionsschluss.

• Ihr Vertrieb hat die Arbeitsaufnahme zu einem Auftrag für spätestens Dienstag zugesagt. Bis Montag Mittag hat Ihr Disponent aber noch keine einzige Ressource (Mitarbeiter, Geräte/Fahrzeuge) für diesen Auftrag vorgesehen. Ihr Vertriebsbeauftragter kann beim Disponenten intervenieren, bevor der Kunde sauer gefahren wird.

• Bei einem Vorkasse-Kunden ist der per Akonto-Rechnung vereinnahmte Aufwand für die aktuelle Woche bereits am Donnerstag Vormittag erreicht worden, weil der Polier morgens vom Bauhof ungeplant zusätzliche Arbeitskräfte mitgenommen hat, die auf ‘ihrer’ Baustelle wegen Schlechtwetterbedingungen absagen mussten. Nach der Mittagspause findet der Kunde eine weitere Akonto-Rechnung in seinem Faxgerät, und kann die Zahlung rechtzeitig veranlassen, so dass am Freitag Morgen die Arbeit nicht eingestellt werden muss.

• Polier Meyer hat vorsichtshalber und gewohnheitsmässig auf seiner Baustelle einen Bagger inklusive Tieflader gebunkert, der seit 36 Stunden nicht in Betrieb gewesen ist. Polier Schulze auf einer Baustelle 6 Kilometer entfernt braucht dringend einen zweiten Bagger, um einen kritischen Termin einzuhalten. Zugmaschinen-Fahrer Mueller macht gerade Mittagspause in der Nähe. Eine Stunde später hat Kollege Meyer seine stille Reserve gegen einen Rüffel vom Bauleiter eingebüsst, Kollege Schulze wird seinen Termin einhalten können, und Kollege Mueller packt seine hastig eingepackte und nun leider kalte Frikadelle im Brötchen aus, ist aber irgendwie auch nicht unzufrieden.

• Ein neuer Kunde erwartet tägliche Statusmeldungen und zumindestens eine grobe Aufwandsschätzung mit Budgetvergleich kurz nach Feierabend auf der Baustelle. Ihr Verkäufer sagt gelassen zu, weil ihr ERP System sofort nach Erfassung des Fertigstellungsgrades durch den Polier auf beliebigen Baustellen des potentiellen Kunden die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter sowie die Nutzungsdauer der Geräte kumulieren und wunschgemäss aufbereitet per eMail ausliefern kann.

• Haben Sie eine ähnliche Anforderung, die Sie bisher für nicht realisierbar hielten? Bitte her damit!

Um diese Funktionalitäten optimal zu nutzen, ist es empfehlenswert, die virtic Zeitwirtschaft sehr eng in Ihr ERP-System zu integrieren. Wir bieten dafür eine grosse Anzahl von offenen (Web-Standard konformen) Schnittstellen an, und unsere Berater verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in Integrationsprojekten. Aber selbst wenn Sie mit einer Anwendung (wie z.B. einer Standard-Handwerkersoftware) arbeiten, die eine Integration unserer services nicht ermöglicht, können Sie solche Echtzeit-Informationen über unsere Benutzeroberfläche, sowie simple CSV/Tabellenkalkulations-Schnittstellen verwenden.

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie jetzt den Telefonhörer in die Hand nehmen, um Ihre (auch evtl. noch unausgegorenen) Ideen mit uns zu diskutieren.

Grenzwertanalysen

Montag, März 9th, 2015

Tagesabschlüsse können mehr berechnen als nur Reise- und Arbeitsstunden. Neben der täglichen Verarbeitung von Zeitstempeln und evtl. Zusatzeingaben Ihrer Mitarbeiter sind auch einige Langfristbetrachtungen gegen vorgegebene Grenzwerte möglich.

Beispiele für solche Grenzwertanalysen sind
• Überwachungen gemäss dem Arbeitszeitgesetz (Tag/Schicht, Woche, Monat, Halbjahr, Jahr sowie frei definierte Zeiträume) inkl. Dokumentation von zulässigen Abweichungen wie Havariearbeiten,
• Erkennen von ‘Ausreissern’ gemäss der tariflichen Arbeitszeit, z.B. als Überstundenampeln,
• Plausibilisieren und ggf. auch Anpassen von erfassten Erschwerniszulagen
• …

Überschreitungen der Grenzwerte werden den verantwortlichen Mitarbeitern übersichtlich als alerts zur Bearbeitung angeboten, hierbei können individuell auch Ampelsysteme und fallspezifische Aktionsprofile konfiguriert werden.

Neben dem Bearbeiten automatisch generierter alerts können auch Hinweise/Notizen für andere Mitarbeiter im backoffice erzeugt werden. Diese Funktionalitäten sind voll integrationsfähig, alerts und Hinweise/Notizen können über real-time Schnittstellen mit anderen Systemen ausgetauscht werden.

Schlechtwetter steht vor der Tür

Donnerstag, Oktober 2nd, 2014

Wenn Saison-Kurzarbeitergeld für Sie ein Thema ist, ist jetzt ein guter Zeitpunkt um zu überprüfen, ob Ihre Schlechtwetterlösung für den 1. Dezember bis 31. März optimal konfiguriert ist.

Sollen alle Mitarbeiter Angaben wie vorgesehene Tätigkeit und witterungsbedingte Ausfallgründe erfassen, oder nur der Polier/Bauleiter für alle auf der Baustelle eingeteilten Mitarbeiter?

Sollen wir nur einstündige Ausfallzeiten mit einer anderen Lohnart versehen, oder diese gleich aus Arbeitszeitkontoguthaben auffüllen?

Entspricht der vorhandene S-KUG-Nachweis den Anforderung der lokalen Arbeitsagentur? In manchen Fällen reicht der Standard-Stundenzettel aus, in anderen Fällen können individuelle Nachweise nötig sein.

Kann Ihre Lohnschnittstelle Schlüsselwerte für Tätigkeit/Ausfallgrund verarbeiten? Wenn ja, aber diese Daten bisher nicht übergeben werden, können wir das ändern.

Müssen Sie schlechtwetterbedingt von uns bezogene Daten nachbereiten? Falls ja, sprechen Sie uns bitte an, möglicherweise können wir helfen den Zusatzaufwand zu reduzieren.

Doppelbesteuerungsabkommen - Ermittlung der Aufenthaltstage nach der 183-Tage-Regel (Monteurklausel)

Montag, Juni 30th, 2014

Zusätzlich zur automatisierten Ermittlung des täglichen Aufenthaltslandes aus der Zeiterfassung, sowie der Auslöse-/Reisekostenabrechnung in der auch arbeitsfreie Abwesenheitstage berücksichtigt sind, können auch nicht-entgeltrelevante Aufenthalte im Ausland erfasst werden.

Die Informationen aus beiden Quellen gehen in eine Statistik ein, aus der jederzeit erkannt werden kann, ob für einen Mitarbeiter in einem Kalender-/Steuerjahr (oder 12-Monatszeitraum) ein Tätigkeitsstaat, mit dem ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) besteht, ein Besteuerungsrecht erhält.

Als Hilfestellung zur Aufteilung des Arbeitslohns werden die Aufenthaltsländer tagesgenau incl. Lohn- und Arbeitsstunden, Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten, sowie falls angefallen Kurzarbeit und/oder Saison-KUG (Schlechtwetter), zur Verfügung gestellt, so dass mit diesen Daten sowohl auf vereinbarte als auch auf tatsächliche Arbeitstage abgestellt werden kann.

Diese Statistik kann übrigens auch anderen Zwecken, wie z.B. Erstattungsanträge für die Winterbeschäftigungs-Umlage bei Auslandseinsatz u.s.w., dienen.

Neben belastbaren und fast ausschliesslich automatisch ermittelten Informationen durch das Zusammenführen aller relevanten Datenquellen in der Zeitwirtschaft kann die Personalabrechnung auch die Kontierung im Export der Zeitwirtschaftsdaten an die L&G-Applikation steuern. Mitarbeiterbezogen können ab den relevanten Stichtagen Umsetztabellen für Lohnarten etc. aktiviert werden. Dabei kann auch eine Neukontierung der Vergangenheit auf Basis aktueller Aufenthaltsdaten erzeugt werden.

Wenn Sie Interesse an einer solchen Arbeitserleichterung haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst.

Neben der manuellen Erfassung nicht-entgeltrelevanter Auslandsaufenthalte können solche Informationen auch aus geeigneten kundeneigenen Systemen übernommen werden, und bei Bedarf geben wir auch die zusammengeführten Ergebnisse über automatisierte Schnittstellen an andere Applikationen ab.

Ausgaben unterwegs - (k)ein Albtraum

Donnerstag, April 10th, 2014

Der Informations- und Belegfluss bzgl. Auslagen und Reisekosten von Mitarbeitern, die in der ganzen Welt herumreisen, ist naturgemäß durch die Abhängigkeit von der Schneckenpost ein Problem. Keine Buchung ohne Beleg, aber der ist zum Abrechnungsstichtag bestenfalls in der Post, im schlimmsten Fall noch in der Brieftasche des Mitarbeiters. Eine zeitnahe projektbezogene Einsicht in oder gar Weiterbelastung von solchen Kosten fällt meist in die Kategorie ‘wishful thinking’.

Nicht mehr. Wer die virtic Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung bereits international einsetzt, schätzt nicht nur die Möglichkeit, alle Reise- und Arbeitszeiten, Spesen/Auslösen etc. am Monatsersten fertig kostenträgergenau kontiert in die Lohn- und Gehaltsabrechnung importieren zu können. virtic hat die Prozessunterstützung bzgl. beleghafter Buchungen gründlich überarbeitet und bietet nun eine Lösung an, die keinerlei Infrastrukturkosten verursacht, weil die reisenden Mitarbeiter bereits über ein Mobiltelefon für die Zeiterfassung verfügen.

Unterwegs

Der Mitarbeiter erfasst zusätzlich zu einem Zeitstempel je Ausgabenbeleg den Betrag in Landeswährung, und optional — wenn Smartphones oder Tablets statt konventionellen Tastentelefonen verwendet werden — die Belegnummer oder einen Kommentar. Datum, Projektbezug etc. stehen bereits aus der Zeiterfassung zur Verfügung. Über eine kundenspezifisch vorkonfigurierte kontextabhängige Auswahlliste kann mit einem tab/click nicht nur zwischen Kostenarten, sondern auch Zahlungsmitteln (bar, private vs. Firmenkreditkarte …) oder Erstattungs- und Weiterberechnungsfähigkeit entschieden werden. Auch Transaktionskosten wie z.B. 1% Aufschlag beim Einsatz einer privaten Kreditkarte können abgebildet werden.

Simpel und schnell: Währung, Betrag, optional Notiz eingeben — Senden. Einschließlich der Verpackung des Beleges in einen vorbereiteten Umschlag dauert das keine Minute, erspart nachgelagerten Prozessbeteiligten Zeit und Mühe, und stellt die schnellstmögliche Erstattung von Barauslagen an den Mitarbeiter sicher.

Zuhause

Millisekunden nach der Eingabe des Mitarbeiters können dessen Informationen an der Heimatfront in Eigenwährung verwertet werden. Projektleiter, Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung verfügen sofort über die benötigten Daten, nicht nur in den browserbasierten virtic-Anwendungen, sondern — transportiert über automatisierte Schnittstellen — auch in anderen Applikationen. Diese Übersicht in quasi-Echtzeit ermöglicht zeitnahe Kostenkontrolle, erlaubt frühzeitige Steuerungsmaßnahmen, garantiert schnelle Auslagenerstattung mit der Lohn-/Gehaltsabrechnung und damit oftmals geringere Reisekostenvorschüsse; all das in aller Regel Wochen bevor die auf Papier ausgefertigten Belege, Kreditkartenabrechnungen etc. im Rechnungswesen eintreffen.

Offen bleibt das Problem ‘keine Buchung ohne Beleg’? Es darf schließlich nicht passieren, dass solche in der Ferne mobil erfassten ungeprüften Informationen vollautomatisch in der Finanzbuchhaltung einlaufen. Hier unterstützt virtic einen pragmatischen Lösungsansatz, in dem allen Prozessbeteiligten die Abwicklung des Belegflusses erleichtert wird, die vom Mitarbeiter erfassten Kosten nur und genau dort sofort verwendet werden, wo es Sinn macht, und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden.

Verfahren

An Projektabwicklungs-Applikationen werden alle erfassten Daten sofort weitergeleitet, ggf. auch erneut nach Editierung bzw. Freigabe in der Verwaltung. Hierbei wird ein eindeutiger Schlüsselwert abgegeben, mit dem später über die Belegnummer in Rückläufen aus dem Rechnungswesen ein Abgleich zwischen erfassten und final gebuchten Beträgen und deren Kontierung erfolgen kann, z.B. in der Verrechnung mit Akontorechnungen bei der Weiterbelastung an den Kunden.

Der Personalabrechnung werden nur die Auslagen zur Verfügung gestellt, die tatsächlich zu einer Erstattung an den Mitarbeiter führen sollen, ggf. ersetzt durch vereinbarte Pauschalen oder auch gekappt nach hinterlegten Grenzwerten. Hierbei werden für Auslagen und evtl. hinterlegte Transaktionskostenaufschläge Lohnarten verwendet, die als Spesenvorschuss geschlüsselt sind.

Für alle so abgerechneten Auslagenbeträge wird im System eine Checkliste geführt, in der der Mitarbeiter über seinen persönlichen virtic-Zugang jederzeit online seine offene Belegschuld einsehen kann. Zudem sieht der Mitarbeiter während der laufenden Abrechnungsperiode (im aktuellen Monat) eine Vorschau auf die nächste Abrechnung, einschließlich der automatisch ländergenau ermittelten Spesen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgelder) bzw. Auslösen, Kilometergelder, Nacht- und sonstige Zuschläge, Zulagen usw., und kann alle früheren Abrechnungen abrufen.

Der tatsächliche Belegeingang wird je nach Aufschlagspunkt in der Personalabrechnung oder der Finanzbuchhaltung mit einem Mausklick an den Mitarbeiter quittiert, und ggf. kommentiert. Danach erfolgt die Belegprüfung, Kontierung und Umbuchung (aus dem Spesenvorschuss basierend auf der Eigenerfassung wird eine Kostenerstattung) an einer einzigen zentralen Stelle, das nötige Fachwissen muss nicht (mehr) dezentral vorgehalten werden.

Über die Buchhaltungs-Version der Beleg-Checkliste kann nicht nur der Belegeingang vermerkt, sondern auch festgestellt werden, welche Belegschulden in Verzug und ggf. an den erfassenden Mitarbeiter zurückzubuchen sind, also i.d.R. zu einem Abzug auf der nächsten Gehalts-/Lohnabrechnung führen sollen.

Der Charme dieses Verfahrens ist, dass es in aller Regel mit den vorhandenen Standardschnittstellen der L&G-Anwendung in Betrieb genommen werden kann, und ansonsten nur organisatorische Maßnahmen erfordert. Es führt sofort zu Verbesserungen im Ablauf, und bietet mittelfristig Eigenentwicklungen und/oder Customizing von Standardprodukten viele Ansatzpunkte für weitere Automatisierung und Optimierung.

Fremdwährungen

virtic verwaltet Währungen unter den genormten Kürzeln und bezieht tägliche Umrechnungskurse aus Quellen wie z.B. der EZB (Eigenwährung Euro) oder der ESTV (Eigenwährung Schweizer Franken).

Für jeden einzelnen Kunden können aus diesem Bestand die benötigten Währungen übernommen, und für jeden Umrechnungskurs eine der verfügbaren Kurs-Quellen abonniert werden. Auf Wunsch versenden wir automatisierte e-Mails bei bestimmten Kursänderungen.

Die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in Eigenwährung erfolgt dann zuverlässig mit dem ausgewählten Tageskurs. Selbst wenn eine Währung nicht eingerichtet wurde, virtic aber einen passenden Kurs im Gesamtsystem findet, kann spontan umgerechnet werden.

Mit dem Währungsumrechner im Kundenmenü können diese Umrechnungen für jedes beliebige Datum der Vergangenheit genau nachvollzogen werden (Kurs, Quelle, Bezugszeit, Methode …). Außerdem können dort Tageskurse jederzeit in Büroanwendungen wie Tabellenkalkulation etc. übernommen werden.

Falls eine passende öffentliche Quelle für bestimmte Umrechnungskurse nicht existiert oder von einer Quelle nicht automatisch Kurse bezogen werden können, bzw. wenn virtic die in einem ERP-System oder im Rechnungswesen geführten Kurse verwenden soll, steht ein Webservice zur Verfügung, mit dem kundenspezifische Umrechnungskurse rund um die Uhr angeliefert werden können. Manuelle Eingaben sind nicht nötig.

Selbstverständlich funktioniert das auch in der anderen Richtung. Über den Webservice können auch die aktuellen Kurse von virtic bezogen und in Inhouse-Systeme übernommen werden.

Um die virtic-Umrechnung mit den (angelieferten) Kursen automatisiert überprüfen zu können, steht auch die Währungsumrechnung als Webservice zur Verfügung. Dieser Service ermöglicht zudem die Nutzung der virtic-Umrechnungsroutinen in anderen Applikationen des Kunden, die selbst keine entsprechende Funktionalität bieten.

Reisekostenreform 2014: Handlungsbedarf

Donnerstag, Oktober 31st, 2013

Die vollautomatisierte Ermittlung von auszuzahlenden Spesen- bzw. Auslösebeträgen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgeld) aus den Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter erfolgt ab 1.1.2014 nach dem neuen Reisekostenrecht. Die Änderungen haben wir umgesetzt, und wenden sie auf alle Reisetage nach dem 31.12.2013 an.

Informationen zur Reisekostenreform finden Sie z.B. im kostenlosen LOHN+GEHALT Sonderheft (Beilage zur Ausgabe September 2013).

Die Umstellung selbst erledigen selbstverständlich wir, dennoch müssen Sie sich bitte mit dem Thema beschäftigen und uns ggf. über von Ihnen benötigte Änderungen informieren.

Die wichtigsten Änderungen haben wir unten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, aufgelistet. Bitte prüfen Sie, ggf. mit Ihrem steuerlichen Berater, ob Sie weitere Anforderungen an die virtic Reisekostenabrechnung haben.

Erste Tätigkeitsstätte / auswärtige Tätigkeit

Falls in Einzelfällen die heutige “regelmässige Arbeitsstätte” nicht der neuen “ersten Tätigkeitsstätte” entspricht, müssen wir für die betroffenen Mitarbeiter z.B. die Erkennung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anpassen. Trifft das für Sie zu, informieren Sie uns bitte noch im Dezember 2013, damit wir für die betroffenen Mitarbeiter die Erfassungsdialoge per 31.12.2013 umstellen können und keine manuellen Eingriffe in 2014 nötig werden.

Verpflegungspauschalen

Die dreistufige Staffelung der steuerfreien VMA-Pauschalen (ab 8, 14, 24 Stunden mit 6.00, 12.00, 24.00 Euro bzw. die jeweiligen Auslandspauschalen) wird ab 2014 ersetzt durch 12.00 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit bei eintägigen Abwesenheiten und Reisen ohne Übernachtung von ‘heute bis morgen’, 12.00 Euro an den An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen (incl. 2-tägige Reisen mit einer Übernachtung) ohne Prüfung der Abwesenheitsdauer, und 24.00 Euro an vollen 24-stündigen Abwesenheitstagen zwischen An- und Abreise.

Diese Regelung wenden wir ab 2014 zur Ermittlung der steuerfreien und pauschal sowie voll versteuerten Anteile ausgezahlter Spesen an, unabhängig davon welche Beträge tatsächlich abgerechnet werden. Wenn wir also z.B. gemäss einer Betriebsvereinbarung Nah- und Fernauslöse mit den dort festgelegten Beträgen abrechnen, ändert sich im nächsten Jahr nur die Splittung dieser Beträge nach den Lohnarten VMA-steuerfrei, VMA-pauschal versteuert und VMA voll versteuert.

Wenn wir angelehnt an die bisherigen steuerfreien VMA-Pauschalen ab 8 Stunden Abwesenheit 6.00 Euro, ab 14 Stunden Abwesenheit 12.00 Euro und bei 24 Stunden 24.00 Euro abrechnen, benötigen wir zwingend von Ihnen eine Information zur Verfahrensweise ab Januar 2014, da wir nicht beurteilen können, ob Sie die Auszahlung der jeweils gültigen steuerfreien VMA-Pauschalen vereinbart haben, oder ob diese Pauschalen in Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen betragsmässig festgeschrieben sind.

Wir können die alte dreistufige Staffel für die Berechnung der Pauschalen beibehalten, und diese Beträge gemäss der neuen zweistufigen Staffel verbuchen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung 6.00 Euro steuerfrei, ggf. Verrechnung des an diesem Reisetag nicht ausgeschöpften steuerfreien Maximums von 12.00 Euro mit 6.00 Euro an einem anderen Tag des Monats, an dem VMA-Pauschalen zu versteuern sind. Oder wir können die Berechnung und Verbuchung ab 2014 auf die neuen Pauschalbeträge umstellen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung von 12.00 Euro steuerfrei.

Selbstverständlich können wir auch jede andere Variante abbilden, wenn Sie die Reisekostenreform zum Anlass für eine Neufestsetzung Ihrer Auslöse- bzw. Spesenpauschalen nutzen wollen.

Bitte beachten Sie, dass die ‘Fernfahrerregel’ für Übernacht-Abwesenheiten zwischen 16:00 und 08:00 des Folgetages ohne Übernachtung durch eine ‘Mitternachtsregel’ ersetzt wird, in der ohne Uhrzeitbegrenzung Übernacht-Abwesenheiten ohne Übernachtung als eintägige Abwesenheit betrachtet werden, die auf den Kalendertag mit dem grösseren Anteil an Abwesenheitsstunden zu buchen sind. Diese Änderung kann sich insbesondere bei Nachtarbeit und im Wechselschichtbetrieb auch auf die Berechnung der Pauschalen auswirken, sowie ggf. ab 2014 zu einer Änderung der Versteuerung gegenüber heute führen.

Dreimonatsfrist

Zukünftig ist der Anlass einer Unterbrechung der Arbeit auf der gleichen Tätigkeitsstätte nicht mehr relevant, eine Unterbrechung von vier Wochen, egal aus welchem Grund, bewirkt einen Neubeginn der Frist. Weiterhin können Sie in diesen Fällen entscheiden, ob die VMA-Anteile der Auslösebeträge versteuert oder abgezogen werden, sobald die Dreimonatsregel eintritt.

Mahlzeitenabzüge

Abzüge für Frühstück in Hotelrechnungen oder Bewirtung bei Schulungen u.s.w. müssen ab dem nächsten Jahr im Lohnkonto geführt und bescheinigt werden (s. Neue Bescheinigungspflicht ‘Grossbuchstabe M’). Um manuelle Nachbuchungen bzw. Neuverarbeitung abgeschlossener Lohnabrechnungsperioden zu vermeiden, teilen Sie uns bitte rechtzeitig vor dem Januar-Monatsabschluss mit, ob und wenn ja auf welche Lohnarten wir Abzugsfälle buchen sollen. Nähere Informationen zum Verfahren finden Sie hier, bitte nehmen Sie diesbezüglich Kontakt mit Ihrem L&G Softwareanbieter auf, oder bitten diesen sich mit uns in Verbindung zu setzen.

 

Für weitere Informationen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

Erste Erweiterung zur Reisekostenreform 2014 - Bescheinigung M

Dienstag, Oktober 8th, 2013

Die folgende Gesetzesänderung hat ab 1.1.2014 Einfluss auf den Datenaustausch zwischen der virtic Zwitwirtschaft und Ihrem L&G-Programm, oder erfordert zusätzliche Eingaben dort:

Neue Bescheinigungspflicht ‘Grossbuchstabe M’
Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Grossbuchstaben ‘M’ aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer verpflegt worden ist, auch dann wenn eine Verpflegungspauschale nicht gewährt werden kann und so eine Kürzung ausscheidet. (Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer)

In der virtic Zeiterfassung können gewährte Mahlzeiten seit jeher aufgezeichnet (vom Mitarbeiter erfasst oder vom Vorgesetzten/Lohnsachbearbeiter nachgetragen) werden. Bei der Reisekostenabrechnung werden die Kürzungsbeträge für Frühstück (€4,80), Mittag- und Abendessen (je €9,60) von der Verpflegungspauschale in Abzug gebracht (bei Auslandsreisen der für das Reiseland und ggf. Region gültige Abzugsbetrag). Im Buchungssatz für Ihre L&G-Applikation wird der auszuzahlende Betrag übergeben.

Ab der Lohnabrechnungsperiode Januar 2014 werden wir auf Wunsch für diese Fälle spezielle Lohn-Buchungssätze erzeugen, die in der L&G-Anwendung Lohnarten ansprechen, die nicht auszahlungsrelevant sind, so dass die neue Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht ohne manuelle Nacherfassung erfüllt werden kann.

Buchungen können tagesgenau mit einer seperaten Lohnart pro Mahlzeitabzug (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) erzeugt werden. Eine Buchung erfolgt auch dann, wenn eine gewährte Mahlzeit zwar erfasst, aber nicht oder nicht vollständig abgezogen wurde, weil z.B. der Kürzungsbetrag die VMA-Pauschale überstieg, oder gar keine VMA-Pauschale abzurechnen war. Als Buchungsbetrag kann je nach Anforderung des Lohnprogramms der tatsächliche Kürzungsbetrag mit Vorzeichen nach Wahl, oder generell Null eingerichtet werden.

Alternativ dazu bieten wir bei Bedarf eine neue Schnittstelle an, in der die Abzugsfälle mit weiteren Informationen wie z.B. dem 24-Stunden-VMA-Satz nach Reiseziel und der vorgesehene Abzugsbetrag per Mahlzeit zusätzlich enthalten sind.

Bisher haben wir noch von keinem Softwarehaus nähere Informationen über das geplante Handling vorliegen. Bitte nehmen Sie deshalb Kontakt mit Ihrem Softwareanbieter oder Dienstleister auf, um zu klären, wer was bis wann zu veranlassen hat.

Auch wenn es in einigen Fällen nicht bis Januar 2014 gelingt, diese Informationen über Schnittstellen einzulesen, können Sie die Daten abrufen. Die Reisekostenabrechnung wurde um einen neuen Bericht “VMA Mahlzeitenabzüge (M)” erweitert. Die Datenausgabe kann auch in Austauschformaten wie CSV oder XML erfolgen.

Web Services: Umstellung auf dynamische Schnittstellen abgeschlossen

Freitag, Mai 20th, 2011

Wichtige Information für Software-Entwickler:

Es stehen jetzt für alle Stammdaten, sowie auch Einsatzpläne, Budgets und so weiter, dynamische Schnittstellen zur Verfügung. Diese sind on-line dokumentiert (Zugangsdaten erhalten Sie über Ihren Ansprechpartner). Dort finden Sie jetzt auch die Dokumentation zu den Importschnittstellen wie Arbeitszeiten, Lohnbuchungen, AZK-Bewegungen, Rohdaten und andere.

Wir bitten darum, bei Neuentwicklungen die alten –statischen– Schnittstellen nicht mehr zu verwenden. Zur schnelleren Einarbeitung können wir für einige Entwicklungswerkzeuge Musterprogramme zur Verfügung stellen.

Alle alten Schnittstellen funktionieren weiterhin. Um einen sicheren und performanten Betrieb zu gewährleisten, überprüfen Sie bitte, auf welchen WebService Sie zugreifen. Bei von uns zur Verfügung gestellten Konsolenanwendungen finden Sie die connect-URI in der .conf Datei. Liegt die URI nicht auf dem Standard gateway virtic24.com, nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem Ansprechpartner in unserer Entwicklungsabteilung auf. Die connect-URI muss schnellstmöglich aktualisiert werden, weitere Änderungen dürften nicht nötig sein.