Archive for the ‘Reisekostenabrechnung’ Category

Berufsschule

Mittwoch, März 15th, 2017

Ab April 2017 wird die virtic Zeitwirtschaft mit Berufsschul-Kalendern für Auszubildende erweitert.

In den Berufsschulkalendern können Blockunterricht und Regeltage (wie jeden Donnerstag sowie Freitag vormittags mit/ohne anschliessender Tätigkeit in der Firma) auch per Ausbildungsjahr verwaltet werden, inklusive Unterrichtsbeginn und -ende.

Azubis in den Berufsschulkalendern können sich über ihren persönlichen virtic-Zugang iCalendar Terminkalender für Berufsschultage herunterladen und diese in ihren persönlichen Kalender importieren (fast jede Kalender-App unterstützt das iCalendar-Datenaustausch-Format). Ausbildungsleiter bzw. die Personalabteilung können allen Auszubildenden neue (importierbare) Terminkalender per Email zusenden, wenn sich der Berufsschul-Kalender geändert hat, z.B. durch die Erfassung von Blockunterrichtszeiten eines neuen Schuljahres oder abweichende Regeltage im neuen Ausbildungsjahr.

Damit in der Disposition Berufsschultage der Azubis nicht versehentlich mit anderen geplanten Aktivitäten, wie z.B. Einsätzen auf Baustellen, versehen werden können, werden Berufsschultage dort automatisiert mitgeführt, und kollidierende Einsatzpläne ggf. über die Kollisionskontrolle abgeblockt.

Feiertage am Berufsschulort werden genauso erkannt wie Schulferien an Regeltagen, so dass Azubis immer wissen, wann sie/er im Ausbildungsbetrieb erscheinen müssen, ohne einen Berufsschultag zu versäumen (Schulferien aller relevanten Bundesländer können in der Fehlzeitverwaltung eingesehen werden).

Grundsätzlich empfehlen wir dringend, dass Azubis alle Zeiten überall (egal ob im Ausbildungsbetrieb oder auf Baustellen), also auch in der Berufsschule, selbst (mobil) erfassen, und die Erfahrung zeigt, dass jeder Azubi sehr gut dazu in der Lage ist.

Für den Ausnahmefall (Azubis haben in der Berufsschule keinen Zugang zu einem firmeneigenen Eingabegerät wie smartphone oder tablet, und dürfen ihre Zeiten nicht auf persönlichen Mobiltelefonen oder tablets erfassen) können die virtic-Berufsschulkalender diese Zeitstempel auch automatisiert erzeugen. Das passiert selbstverständlich nicht, wenn für den Berufsschultag eine Abwesenheit (Krank…) eingetragen ist.

Egal ob Azubis ihre Berufsschulzeiten selbst erfassen, oder diese Zeitstempel aus ihrem Berufsschulkalender automatisiert erzeugt werden, können die Lohnbuchungssätze des Berufsschultages auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Dauer angepasst werden. Ein Berufsschultag von 6 Stunden kann also in der Lohnabrechnung mit 8 Lohnstunden ausgewiesen werden, während sich die Abwesenheit von Zuhause und der Firma aus den An- und Abfahrtszeiten (ggf. ohne Eingabe des Azubis automatisch berechnet) zzgl. der Unterrichtszeit ergibt. Bei Blockunterricht in einem weit entfernten Berufskolleg mit Übernachtungen am Schulort können somit auch Spesen (VMA-Pauschalen, ggf. Kilometererstattungen und Übernachtungsgelder) vollautomatisch berechnet werden.

Doppelbesteuerungsabkommen - Ermittlung der Aufenthaltstage nach der 183-Tage-Regel (Monteurklausel)

Montag, Juni 30th, 2014

Zusätzlich zur automatisierten Ermittlung des täglichen Aufenthaltslandes aus der Zeiterfassung, sowie der Auslöse-/Reisekostenabrechnung in der auch arbeitsfreie Abwesenheitstage berücksichtigt sind, können auch nicht-entgeltrelevante Aufenthalte im Ausland erfasst werden.

Die Informationen aus beiden Quellen gehen in eine Statistik ein, aus der jederzeit erkannt werden kann, ob für einen Mitarbeiter in einem Kalender-/Steuerjahr (oder 12-Monatszeitraum) ein Tätigkeitsstaat, mit dem ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) besteht, ein Besteuerungsrecht erhält.

Als Hilfestellung zur Aufteilung des Arbeitslohns werden die Aufenthaltsländer tagesgenau incl. Lohn- und Arbeitsstunden, Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten, sowie falls angefallen Kurzarbeit und/oder Saison-KUG (Schlechtwetter), zur Verfügung gestellt, so dass mit diesen Daten sowohl auf vereinbarte als auch auf tatsächliche Arbeitstage abgestellt werden kann.

Diese Statistik kann übrigens auch anderen Zwecken, wie z.B. Erstattungsanträge für die Winterbeschäftigungs-Umlage bei Auslandseinsatz u.s.w., dienen.

Neben belastbaren und fast ausschliesslich automatisch ermittelten Informationen durch das Zusammenführen aller relevanten Datenquellen in der Zeitwirtschaft kann die Personalabrechnung auch die Kontierung im Export der Zeitwirtschaftsdaten an die L&G-Applikation steuern. Mitarbeiterbezogen können ab den relevanten Stichtagen Umsetztabellen für Lohnarten etc. aktiviert werden. Dabei kann auch eine Neukontierung der Vergangenheit auf Basis aktueller Aufenthaltsdaten erzeugt werden.

Wenn Sie Interesse an einer solchen Arbeitserleichterung haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst.

Neben der manuellen Erfassung nicht-entgeltrelevanter Auslandsaufenthalte können solche Informationen auch aus geeigneten kundeneigenen Systemen übernommen werden, und bei Bedarf geben wir auch die zusammengeführten Ergebnisse über automatisierte Schnittstellen an andere Applikationen ab.

Ausgaben unterwegs - (k)ein Albtraum

Donnerstag, April 10th, 2014

Der Informations- und Belegfluss bzgl. Auslagen und Reisekosten von Mitarbeitern, die in der ganzen Welt herumreisen, ist naturgemäß durch die Abhängigkeit von der Schneckenpost ein Problem. Keine Buchung ohne Beleg, aber der ist zum Abrechnungsstichtag bestenfalls in der Post, im schlimmsten Fall noch in der Brieftasche des Mitarbeiters. Eine zeitnahe projektbezogene Einsicht in oder gar Weiterbelastung von solchen Kosten fällt meist in die Kategorie ‘wishful thinking’.

Nicht mehr. Wer die virtic Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung bereits international einsetzt, schätzt nicht nur die Möglichkeit, alle Reise- und Arbeitszeiten, Spesen/Auslösen etc. am Monatsersten fertig kostenträgergenau kontiert in die Lohn- und Gehaltsabrechnung importieren zu können. virtic hat die Prozessunterstützung bzgl. beleghafter Buchungen gründlich überarbeitet und bietet nun eine Lösung an, die keinerlei Infrastrukturkosten verursacht, weil die reisenden Mitarbeiter bereits über ein Mobiltelefon für die Zeiterfassung verfügen.

Unterwegs

Der Mitarbeiter erfasst zusätzlich zu einem Zeitstempel je Ausgabenbeleg den Betrag in Landeswährung, und optional — wenn Smartphones oder Tablets statt konventionellen Tastentelefonen verwendet werden — die Belegnummer oder einen Kommentar. Datum, Projektbezug etc. stehen bereits aus der Zeiterfassung zur Verfügung. Über eine kundenspezifisch vorkonfigurierte kontextabhängige Auswahlliste kann mit einem tab/click nicht nur zwischen Kostenarten, sondern auch Zahlungsmitteln (bar, private vs. Firmenkreditkarte …) oder Erstattungs- und Weiterberechnungsfähigkeit entschieden werden. Auch Transaktionskosten wie z.B. 1% Aufschlag beim Einsatz einer privaten Kreditkarte können abgebildet werden.

Simpel und schnell: Währung, Betrag, optional Notiz eingeben — Senden. Einschließlich der Verpackung des Beleges in einen vorbereiteten Umschlag dauert das keine Minute, erspart nachgelagerten Prozessbeteiligten Zeit und Mühe, und stellt die schnellstmögliche Erstattung von Barauslagen an den Mitarbeiter sicher.

Zuhause

Millisekunden nach der Eingabe des Mitarbeiters können dessen Informationen an der Heimatfront in Eigenwährung verwertet werden. Projektleiter, Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung verfügen sofort über die benötigten Daten, nicht nur in den browserbasierten virtic-Anwendungen, sondern — transportiert über automatisierte Schnittstellen — auch in anderen Applikationen. Diese Übersicht in quasi-Echtzeit ermöglicht zeitnahe Kostenkontrolle, erlaubt frühzeitige Steuerungsmaßnahmen, garantiert schnelle Auslagenerstattung mit der Lohn-/Gehaltsabrechnung und damit oftmals geringere Reisekostenvorschüsse; all das in aller Regel Wochen bevor die auf Papier ausgefertigten Belege, Kreditkartenabrechnungen etc. im Rechnungswesen eintreffen.

Offen bleibt das Problem ‘keine Buchung ohne Beleg’? Es darf schließlich nicht passieren, dass solche in der Ferne mobil erfassten ungeprüften Informationen vollautomatisch in der Finanzbuchhaltung einlaufen. Hier unterstützt virtic einen pragmatischen Lösungsansatz, in dem allen Prozessbeteiligten die Abwicklung des Belegflusses erleichtert wird, die vom Mitarbeiter erfassten Kosten nur und genau dort sofort verwendet werden, wo es Sinn macht, und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden.

Verfahren

An Projektabwicklungs-Applikationen werden alle erfassten Daten sofort weitergeleitet, ggf. auch erneut nach Editierung bzw. Freigabe in der Verwaltung. Hierbei wird ein eindeutiger Schlüsselwert abgegeben, mit dem später über die Belegnummer in Rückläufen aus dem Rechnungswesen ein Abgleich zwischen erfassten und final gebuchten Beträgen und deren Kontierung erfolgen kann, z.B. in der Verrechnung mit Akontorechnungen bei der Weiterbelastung an den Kunden.

Der Personalabrechnung werden nur die Auslagen zur Verfügung gestellt, die tatsächlich zu einer Erstattung an den Mitarbeiter führen sollen, ggf. ersetzt durch vereinbarte Pauschalen oder auch gekappt nach hinterlegten Grenzwerten. Hierbei werden für Auslagen und evtl. hinterlegte Transaktionskostenaufschläge Lohnarten verwendet, die als Spesenvorschuss geschlüsselt sind.

Für alle so abgerechneten Auslagenbeträge wird im System eine Checkliste geführt, in der der Mitarbeiter über seinen persönlichen virtic-Zugang jederzeit online seine offene Belegschuld einsehen kann. Zudem sieht der Mitarbeiter während der laufenden Abrechnungsperiode (im aktuellen Monat) eine Vorschau auf die nächste Abrechnung, einschließlich der automatisch ländergenau ermittelten Spesen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgelder) bzw. Auslösen, Kilometergelder, Nacht- und sonstige Zuschläge, Zulagen usw., und kann alle früheren Abrechnungen abrufen.

Der tatsächliche Belegeingang wird je nach Aufschlagspunkt in der Personalabrechnung oder der Finanzbuchhaltung mit einem Mausklick an den Mitarbeiter quittiert, und ggf. kommentiert. Danach erfolgt die Belegprüfung, Kontierung und Umbuchung (aus dem Spesenvorschuss basierend auf der Eigenerfassung wird eine Kostenerstattung) an einer einzigen zentralen Stelle, das nötige Fachwissen muss nicht (mehr) dezentral vorgehalten werden.

Über die Buchhaltungs-Version der Beleg-Checkliste kann nicht nur der Belegeingang vermerkt, sondern auch festgestellt werden, welche Belegschulden in Verzug und ggf. an den erfassenden Mitarbeiter zurückzubuchen sind, also i.d.R. zu einem Abzug auf der nächsten Gehalts-/Lohnabrechnung führen sollen.

Der Charme dieses Verfahrens ist, dass es in aller Regel mit den vorhandenen Standardschnittstellen der L&G-Anwendung in Betrieb genommen werden kann, und ansonsten nur organisatorische Maßnahmen erfordert. Es führt sofort zu Verbesserungen im Ablauf, und bietet mittelfristig Eigenentwicklungen und/oder Customizing von Standardprodukten viele Ansatzpunkte für weitere Automatisierung und Optimierung.

Fremdwährungen

virtic verwaltet Währungen unter den genormten Kürzeln und bezieht tägliche Umrechnungskurse aus Quellen wie z.B. der EZB (Eigenwährung Euro) oder der ESTV (Eigenwährung Schweizer Franken).

Für jeden einzelnen Kunden können aus diesem Bestand die benötigten Währungen übernommen, und für jeden Umrechnungskurs eine der verfügbaren Kurs-Quellen abonniert werden. Auf Wunsch versenden wir automatisierte e-Mails bei bestimmten Kursänderungen.

Die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in Eigenwährung erfolgt dann zuverlässig mit dem ausgewählten Tageskurs. Selbst wenn eine Währung nicht eingerichtet wurde, virtic aber einen passenden Kurs im Gesamtsystem findet, kann spontan umgerechnet werden.

Mit dem Währungsumrechner im Kundenmenü können diese Umrechnungen für jedes beliebige Datum der Vergangenheit genau nachvollzogen werden (Kurs, Quelle, Bezugszeit, Methode …). Außerdem können dort Tageskurse jederzeit in Büroanwendungen wie Tabellenkalkulation etc. übernommen werden.

Falls eine passende öffentliche Quelle für bestimmte Umrechnungskurse nicht existiert oder von einer Quelle nicht automatisch Kurse bezogen werden können, bzw. wenn virtic die in einem ERP-System oder im Rechnungswesen geführten Kurse verwenden soll, steht ein Webservice zur Verfügung, mit dem kundenspezifische Umrechnungskurse rund um die Uhr angeliefert werden können. Manuelle Eingaben sind nicht nötig.

Selbstverständlich funktioniert das auch in der anderen Richtung. Über den Webservice können auch die aktuellen Kurse von virtic bezogen und in Inhouse-Systeme übernommen werden.

Um die virtic-Umrechnung mit den (angelieferten) Kursen automatisiert überprüfen zu können, steht auch die Währungsumrechnung als Webservice zur Verfügung. Dieser Service ermöglicht zudem die Nutzung der virtic-Umrechnungsroutinen in anderen Applikationen des Kunden, die selbst keine entsprechende Funktionalität bieten.

Reisekostenreform 2014: Handlungsbedarf

Donnerstag, Oktober 31st, 2013

Die vollautomatisierte Ermittlung von auszuzahlenden Spesen- bzw. Auslösebeträgen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgeld) aus den Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter erfolgt ab 1.1.2014 nach dem neuen Reisekostenrecht. Die Änderungen haben wir umgesetzt, und wenden sie auf alle Reisetage nach dem 31.12.2013 an.

Informationen zur Reisekostenreform finden Sie z.B. im kostenlosen LOHN+GEHALT Sonderheft (Beilage zur Ausgabe September 2013).

Die Umstellung selbst erledigen selbstverständlich wir, dennoch müssen Sie sich bitte mit dem Thema beschäftigen und uns ggf. über von Ihnen benötigte Änderungen informieren.

Die wichtigsten Änderungen haben wir unten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, aufgelistet. Bitte prüfen Sie, ggf. mit Ihrem steuerlichen Berater, ob Sie weitere Anforderungen an die virtic Reisekostenabrechnung haben.

Erste Tätigkeitsstätte / auswärtige Tätigkeit

Falls in Einzelfällen die heutige “regelmässige Arbeitsstätte” nicht der neuen “ersten Tätigkeitsstätte” entspricht, müssen wir für die betroffenen Mitarbeiter z.B. die Erkennung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anpassen. Trifft das für Sie zu, informieren Sie uns bitte noch im Dezember 2013, damit wir für die betroffenen Mitarbeiter die Erfassungsdialoge per 31.12.2013 umstellen können und keine manuellen Eingriffe in 2014 nötig werden.

Verpflegungspauschalen

Die dreistufige Staffelung der steuerfreien VMA-Pauschalen (ab 8, 14, 24 Stunden mit 6.00, 12.00, 24.00 Euro bzw. die jeweiligen Auslandspauschalen) wird ab 2014 ersetzt durch 12.00 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit bei eintägigen Abwesenheiten und Reisen ohne Übernachtung von ‘heute bis morgen’, 12.00 Euro an den An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen (incl. 2-tägige Reisen mit einer Übernachtung) ohne Prüfung der Abwesenheitsdauer, und 24.00 Euro an vollen 24-stündigen Abwesenheitstagen zwischen An- und Abreise.

Diese Regelung wenden wir ab 2014 zur Ermittlung der steuerfreien und pauschal sowie voll versteuerten Anteile ausgezahlter Spesen an, unabhängig davon welche Beträge tatsächlich abgerechnet werden. Wenn wir also z.B. gemäss einer Betriebsvereinbarung Nah- und Fernauslöse mit den dort festgelegten Beträgen abrechnen, ändert sich im nächsten Jahr nur die Splittung dieser Beträge nach den Lohnarten VMA-steuerfrei, VMA-pauschal versteuert und VMA voll versteuert.

Wenn wir angelehnt an die bisherigen steuerfreien VMA-Pauschalen ab 8 Stunden Abwesenheit 6.00 Euro, ab 14 Stunden Abwesenheit 12.00 Euro und bei 24 Stunden 24.00 Euro abrechnen, benötigen wir zwingend von Ihnen eine Information zur Verfahrensweise ab Januar 2014, da wir nicht beurteilen können, ob Sie die Auszahlung der jeweils gültigen steuerfreien VMA-Pauschalen vereinbart haben, oder ob diese Pauschalen in Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen betragsmässig festgeschrieben sind.

Wir können die alte dreistufige Staffel für die Berechnung der Pauschalen beibehalten, und diese Beträge gemäss der neuen zweistufigen Staffel verbuchen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung 6.00 Euro steuerfrei, ggf. Verrechnung des an diesem Reisetag nicht ausgeschöpften steuerfreien Maximums von 12.00 Euro mit 6.00 Euro an einem anderen Tag des Monats, an dem VMA-Pauschalen zu versteuern sind. Oder wir können die Berechnung und Verbuchung ab 2014 auf die neuen Pauschalbeträge umstellen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung von 12.00 Euro steuerfrei.

Selbstverständlich können wir auch jede andere Variante abbilden, wenn Sie die Reisekostenreform zum Anlass für eine Neufestsetzung Ihrer Auslöse- bzw. Spesenpauschalen nutzen wollen.

Bitte beachten Sie, dass die ‘Fernfahrerregel’ für Übernacht-Abwesenheiten zwischen 16:00 und 08:00 des Folgetages ohne Übernachtung durch eine ‘Mitternachtsregel’ ersetzt wird, in der ohne Uhrzeitbegrenzung Übernacht-Abwesenheiten ohne Übernachtung als eintägige Abwesenheit betrachtet werden, die auf den Kalendertag mit dem grösseren Anteil an Abwesenheitsstunden zu buchen sind. Diese Änderung kann sich insbesondere bei Nachtarbeit und im Wechselschichtbetrieb auch auf die Berechnung der Pauschalen auswirken, sowie ggf. ab 2014 zu einer Änderung der Versteuerung gegenüber heute führen.

Dreimonatsfrist

Zukünftig ist der Anlass einer Unterbrechung der Arbeit auf der gleichen Tätigkeitsstätte nicht mehr relevant, eine Unterbrechung von vier Wochen, egal aus welchem Grund, bewirkt einen Neubeginn der Frist. Weiterhin können Sie in diesen Fällen entscheiden, ob die VMA-Anteile der Auslösebeträge versteuert oder abgezogen werden, sobald die Dreimonatsregel eintritt.

Mahlzeitenabzüge

Abzüge für Frühstück in Hotelrechnungen oder Bewirtung bei Schulungen u.s.w. müssen ab dem nächsten Jahr im Lohnkonto geführt und bescheinigt werden (s. Neue Bescheinigungspflicht ‘Grossbuchstabe M’). Um manuelle Nachbuchungen bzw. Neuverarbeitung abgeschlossener Lohnabrechnungsperioden zu vermeiden, teilen Sie uns bitte rechtzeitig vor dem Januar-Monatsabschluss mit, ob und wenn ja auf welche Lohnarten wir Abzugsfälle buchen sollen. Nähere Informationen zum Verfahren finden Sie hier, bitte nehmen Sie diesbezüglich Kontakt mit Ihrem L&G Softwareanbieter auf, oder bitten diesen sich mit uns in Verbindung zu setzen.

 

Für weitere Informationen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

Erste Erweiterung zur Reisekostenreform 2014 - Bescheinigung M

Dienstag, Oktober 8th, 2013

Die folgende Gesetzesänderung hat ab 1.1.2014 Einfluss auf den Datenaustausch zwischen der virtic Zwitwirtschaft und Ihrem L&G-Programm, oder erfordert zusätzliche Eingaben dort:

Neue Bescheinigungspflicht ‘Grossbuchstabe M’
Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Grossbuchstaben ‘M’ aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer verpflegt worden ist, auch dann wenn eine Verpflegungspauschale nicht gewährt werden kann und so eine Kürzung ausscheidet. (Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer)

In der virtic Zeiterfassung können gewährte Mahlzeiten seit jeher aufgezeichnet (vom Mitarbeiter erfasst oder vom Vorgesetzten/Lohnsachbearbeiter nachgetragen) werden. Bei der Reisekostenabrechnung werden die Kürzungsbeträge für Frühstück (€4,80), Mittag- und Abendessen (je €9,60) von der Verpflegungspauschale in Abzug gebracht (bei Auslandsreisen der für das Reiseland und ggf. Region gültige Abzugsbetrag). Im Buchungssatz für Ihre L&G-Applikation wird der auszuzahlende Betrag übergeben.

Ab der Lohnabrechnungsperiode Januar 2014 werden wir auf Wunsch für diese Fälle spezielle Lohn-Buchungssätze erzeugen, die in der L&G-Anwendung Lohnarten ansprechen, die nicht auszahlungsrelevant sind, so dass die neue Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht ohne manuelle Nacherfassung erfüllt werden kann.

Buchungen können tagesgenau mit einer seperaten Lohnart pro Mahlzeitabzug (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) erzeugt werden. Eine Buchung erfolgt auch dann, wenn eine gewährte Mahlzeit zwar erfasst, aber nicht oder nicht vollständig abgezogen wurde, weil z.B. der Kürzungsbetrag die VMA-Pauschale überstieg, oder gar keine VMA-Pauschale abzurechnen war. Als Buchungsbetrag kann je nach Anforderung des Lohnprogramms der tatsächliche Kürzungsbetrag mit Vorzeichen nach Wahl, oder generell Null eingerichtet werden.

Alternativ dazu bieten wir bei Bedarf eine neue Schnittstelle an, in der die Abzugsfälle mit weiteren Informationen wie z.B. dem 24-Stunden-VMA-Satz nach Reiseziel und der vorgesehene Abzugsbetrag per Mahlzeit zusätzlich enthalten sind.

Bisher haben wir noch von keinem Softwarehaus nähere Informationen über das geplante Handling vorliegen. Bitte nehmen Sie deshalb Kontakt mit Ihrem Softwareanbieter oder Dienstleister auf, um zu klären, wer was bis wann zu veranlassen hat.

Auch wenn es in einigen Fällen nicht bis Januar 2014 gelingt, diese Informationen über Schnittstellen einzulesen, können Sie die Daten abrufen. Die Reisekostenabrechnung wurde um einen neuen Bericht “VMA Mahlzeitenabzüge (M)” erweitert. Die Datenausgabe kann auch in Austauschformaten wie CSV oder XML erfolgen.

Bescheinigung für den Lohnsteuerausgleich

Dienstag, April 9th, 2013

Über den persönlichen virtic Zugang kann jeder Mitarbeiter prinzipiell die Daten über Abwesenheitszeiten und steuerfrei bezahlte VMA-Pauschalen einsehen, und damit z.B. die Differenz zwischen den ausgezahlten steuerfreien VMA-Pauschalen gemäss der Lohnsteuerbescheinigung und dem maximal steuerfrei Möglichen berechnen.

Zusammen mit Kunden, die hier eine Vereinfachung wünschten, haben wir dazu in der Reisekostenabrechnung einen neuen Report “Reiseziel-Überblick” konzipiert. In diesem werden (optional tagesgenau) alle Abwesenheitszeiten (Dienstreisen, Montageeinsätze, …) des Mitarbeiters mit Einsatzort(en) und (gemäss Betriebsvereinbarung/Arbeitsvertrag/… berechneten) steuerfreien VMA-Pauschalen aufgeführt. Dieser Report kann als Bescheinigung mit individuellem Titel als PDF Dokument erzeugt, und dann ausgedruckt im Standard-Fensterumschlag an die Mitarbeiter versandt werden.

Unter der Auflistung aller dienstlich veranlassten Abwesenheiten des Mitarbeiters, die sich aus den Zeiterfassungsdaten bestimmen, werden folgende Jahreswerte ausgegeben:
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit bis 8 Stunden
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit über 8 Stunden bis 14 Stunden
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit über 14 aber weniger als 24 Stunden
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit von 24 Stunden
• Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen

Die ‘Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen’ setzt sich zusammen aus den VMA-Pauschalen, die aus der hinterlegten Spesentabelle berechnet wurden, sie enthält noch keine Verrechnungen (s.u.).

Im einfachsten Fall, wenn grundsätzlich nur das maximal steuerfrei Mögliche ausgezahlt wird, ist dieser Betrag gleich der Summe der Multiplikationen der Reisetage ab 8 Stunden Abwesenheit mit den jeweils gültigen steuerfreien Pauschalen, und sollte mit der Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung ‘Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit’ übereinstimmen (wenn nicht im L&G-Programm die betreffende Lohnart manuell bebucht wurde, ergibt sich dieser Wert aus den von virtic an die L&G-Applikation exportierten Buchungssätzen).

Es ist aber leider nicht immer so einfach. In vielen Unternehmen werden auch Spesen bezahlt, wenn die Abwesenheit unter 8 Stunden liegt, oder es wurden Auslösebeträge vereinbart, die die steuerfreien VMA-Pauschalen über- oder unterschreiten.

In diesen Fällen erfolgt die Berechnung des VMA-Anteils nach der individuellen Spesenvereinbarung, und wird gemäss der Tages-Abwesenheit des Mitarbeiters in steuerfreie, pauschal versteuerte und voll versteuerte Anteile gesplittet. Die obige ‘Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen’ enthält dann (wie der optionale tagesgenaue Ausweis) nur diese steuerfreien Teilbeträge, und kann deshalb ausgeblendet werden.

Tagesgenau wird in der steuerlichen Betrachtung bereits auf ggf. steuerfrei auszahlbare aber nicht vereinbarte Übernachtungsgelder zugegriffen. Ausserdem können z.B. Kilometergelder bei Dienstfahrten mit Privat-PKWs, die nicht oder mit weniger als dem steuerfreien KM-Satz erstattet werden, in die Betrachtung einfliessen. Am Monatsende erfolgt dann noch ein Abgleich, in dem nicht ausgeschöpfte steuerfreie Tages-Maxima zur Umbuchung von ursprünglich voll oder pauschal versteuerten Spesen aus anderen Tagen des Monats herangezogen werden.

Diese voll automatisierte Ausschöpfung solcher Verrechnungsmöglichkeiten 1) führt dazu, dass der Jahres-Saldo der Lohnart ‘VMA steuerfrei’ nicht mit der obigen ‘Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen’ übereinstimmt. Deshalb kann optional der von virtic an die L&G-Anwendung exportierte 2) Saldo jeder von virtic bebuchten Lohnart in einem seperaten Summenblock ausgegeben werden.

Beispiel (Lohnartennummer, Bezeichnung der Lohnart, Betrag):

Alle Reisekostenerstattungen:
200 - VMA-Zuschüsse steuerfrei: 600,00
201 - VMA-Zuschüsse pauschal versteuert: 600,00
202 - VMA-Zuschüsse versteuert: 450,00
203 - Übernachtungsgelder steuerfrei: 200,00
204 - KM-Geld Dienstfahrten mit privatem Fahrzeug: 0,00

In jedem Fall gilt, dass die ‘Wahrheit’ nur aus dem Lohnprogramm kommen kann. Manuelle Buchungen nach der Datenübernahme von virtic oder eine unterjährige Einführung der virtic Reisekostenabrechnung führen zu Abweichungen. Wir können nur unsere Rechenergebnisse und deren steuerliche Aufteilung ausweisen. Deshalb müssen solche Bescheinigungen vor Ausgabe sorgfältig geprüft werden. Das kann, wenigstens mit Stichproben, jederzeit schon innerhalb des Jahres vor dem Jahresabschluss erfolgen, um den Prüfungsaufwand am Jahresanfang zu minimieren.

Wenn Sie Interesse an dieser Erweiterung haben, oder weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. Zum jetzigen Zeitpunkt steht diese Erweiterung erst einmal nur unseren Kunden mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland zur Verfuegung.


1) Die genaue Berechnung kann detailliert in den Reisekostenabrechnungen bzw. der Ausgabe der Reisekostenbuchungen sowie in der Export-Primanota nachvollzogen werden. Diese Berichte können nach dem Monatsabschluss als PDF Datei archiviert werden. Auf Wunsch kann auch eine individuelle Primanota erzeugt werden, in der die Lohn-Buchungssätze bestimmter Lohnarten so herausgestellt sind, dass auch komplexe Betriebsvereinbarungen übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt werden können.

2) Dafür ist es notwendig, bei den Monatsabschlüssen die Export-Buchungssätze zu speichern. Das kann auch nachträglich erledigt werden, falls es bisher nicht erfolgt ist.

Spesenvorschau, quo vadis?

Dienstag, Juni 5th, 2012

Aus der Lektüre von server log files (Aktivitätsprotokollen) haben wir gelernt, dass offensichtlich hier und da die Spesenvorschau im Prozess der Auslöse-/Reisekostenabrechnung als “Spassbremse” eingesetzt ist. Deshalb hier ein kurzer Abriss:

‘Spesenvorschau’ vs. ‘Reisekosten Abrechnen’ beim Monatsabschluss

Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

  1. Sobald die Reise- und Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter (einer Organisationseinheit) komplett bearbeitet und ggf. freigegeben sind, kann die Reisekostenabrechnung für die Abrechnungsperiode erfolgen (Unterfunktion “Abrechnen”). Die Abrechnung läuft im Hintergrund und blockiert den Browser nicht.
  2. Evtl. Fehlermeldungen sowie Kommentare wie “keine Reisen im Abrechnungszeitraum” können nach der Verarbeitung im Abschluss-Manager unter “Ergebnisse” eingesehen werden (vor dem Abschluss dort bitte alte Ergebnisanzeigen löschen, siehe “Info” im Programm).
  3. Sichtkontrollen der Abrechnungen können mit den reports “Belege” oder “Buchungen unverdichtet” erfolgen. Bei Bedarf kann auch ein zusätzlicher report “Reisekostendetails” verwendet werden, in dem zu den Abrechnungspositionen bzw. Buchungssätzen noch andere Daten ausgegeben werden können (falls der Informationsgehalt der Berichte in “Reisekosten verwalten” für Sie nicht ausreicht, sprechen Sie bitte den Kundendienst an).
  4. Bei Änderungsbedarf die Rohdaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten, und dessen Reisekostenabrechnung wiederholen.
  5. Nach der letzten Korrektur ist die Abrechnung abgeschlossen. Sofern Ihre L&G-Schnittstelle nicht für den Export gespeicherte Buchungssätze benötigt, können jetzt die Auslösen/Spesen und Auslagen zusammen mit den vorkontierten Arbeitszeiten ausgeleitet werden (andernfalls folgt nun, sofern die Arbeitszeitbewertungen ebenfalls abgeschlossen sind, “Buchungssätze speichern”).

Die Spesenvorschau wird nur in seltenen Fällen benötigt. Deren Datenausgabe dauert länger, und in einigen Fällen (s.u.) stimmt das Ergebnis der vorläufigen Reisekostenberechnung nicht mit den Buchungssätzen der späteren Abrechnung überein.

Wozu dient die Spesenvorschau?

Dieses Programm berechnet Reisespesen und Auslagen on-the-fly aus den Rohdaten der Zeiterfassung. Auch dann, wenn es für den betreffenden Zeitraum bereits eine Reisekostenabechnung gibt. Auch auf gespeicherte Arbeitszeiten und andere Rechenergebnisse wird dabei nicht zugegriffen. Einsatzgebiete sind z.B.

  • Nach Änderungen von nicht zeitbezogenen Abrechnungsparametern (oder mit nur für eine Simulation erfassten Spesensätzen der Vergangenheit) kann mit der Spesenvorschau die Auswirkung gegen die gespeicherten Reisekostenabrechnungen festgestellt werden.
  • Bei Mitarbeitern, die keine Spesen/Auslösen erhalten sollen (sondern z.B. nur Auslagenerstattungen) kann mit der Spesenvorschau ermittelt werden, welche Spesen der jeweilige Mitarbeiter ohne die Abrechnungssperre erhalten würde.
  • Bei vermuteten Buchungsfehlern oder nach der Bearbeitung von Ereignissen eines Mitarbeiters kann mit der Spesenvorschau überprüft werden, ob die Fahrten/Reisen eines Zeitraumes, der nicht unbedingt der Abrechnungsperiode entsprechen muss, abrechnungsfähig aufgezeichnet sind.
  • Die Spesenvorschau kann in das Mitarbeitermenü eingebunden werden, so dass jeder Mitarbeiter über seinen persönlichen Zugang schon vor dem Monatsende seine voraussichtlichen Spesenbeträge einsehen kann. Evtl. nötige Korrekturen fehlerhafter Aufzeichnungen können so schon vor dem Monatsabschluss erfolgen. Das beugt in vielen Fällen späteren Reklamationen basierend auf der Lohnabrechnung vor, und kann somit einige Rückrechnung im Lohnabrechnungsprogramm ersparen.
  • Beantwortung von Anfragen der Mitarbeiter vor dem Monatsende …

Prinzipiell kann schon vor dem Monatsabschluss die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters für den gesamten Abrechnungszeitraum erzeugt werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn die Kontierung im Zusammenhang mit 3-Monatsfristen oder Auslandsaufenthalten überprüft werden soll (die Spesenvorschau gibt keine Auskunft über Kontierung und Versteuerungssplitting der Pauschalen). Wenn dann später beim Monatsabschluss die Abrechnung für alle Mitarbeiter gefahren wird, werden diese Vorab-Ergebnisse einfach überschrieben.

Aufgrund der umfangreichen Berechnungen während der Datenausgabe ist die Spesenvorschau weder dazu gedacht noch geeignet mit grösseren Mitarbeiterselektionen angestossen zu werden. Auch als Anlage zur Lohn-/Gehaltsabrechnung ist sie nicht vorgesehen, dazu bitte die Belege oder Buchungssätze ausdrucken (oder eine dafür konfigurierte Primanota).

Falls Sie die Spesenvorschau dazu einsetzen, periodenübergreifende Reisen nachzuhalten:
Es ist auch möglich, im Abrechnungszeitraum nicht beendete Reisen bis zum Periodenende abzurechnen. Dafür ist nur sicherzustellen, dass zum Zeitpunkt des Monatsabschlusses bereits genügend Daten vorliegen, um die Abrechnungssituation des Periodenletzten beurteilen zu können (dazu reicht i.d.R. ein kompletter Reisetag der Folgeperiode aus, falls Sie nicht Auslösen zahlen, deren Tagessätze von der Dauer der Reise abhängig sind). Wenn das bei Ihnen möglich ist, und Sie eine Änderung der Abrechnungskonfiguration wünschen, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst.

Verfahrensänderung bei Verarbeitungsprozessen

Donnerstag, April 19th, 2012

Sehr kurzfristig werden wir in den Abrechnungsfunktionen (Tages- und Monatsabschlüsse) das Verfahren ändern.

Sie erhalten dann nicht mehr bis zum Ende der Verarbeitung über alle ausgewählten Mitarbeiter Ergebnisanzeigen, sondern die angeforderten Verarbeitungen werden im Hintergrund vorgenommen, so dass Ihr Browserfenster sofort wieder frei ist.

Den Abarbeitungsstand der Hintergrundverarbeitung können Sie in der Warteschlange des Administrationsprogrammes einsehen. Dort werden Ihnen auch evtl. Fehlermeldungen angezeigt.

Erkennen der Dreimonatsfrist (Wegfall Steuerfreiheit der VMA-Pauschalen)

Dienstag, November 10th, 2009

Die Reisekostenabrechnung wurde um ein Analyse-Modul erweitert, das Ihnen helfen kann Dreimonatsfristen zu erkennen. Bei entsprechenden Warnungen können Sie den genauen Sachverhalt in kalendarischen Übersichten überprüfen, und ggf. Sperrfristen –in denen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände entweder voll versteuert, oder auch gar nicht mehr ausgezahlt werden sollen– hinterlegen bzw. beenden.

Warnungen werden ausgegeben, wenn

  • ein Mitarbeiter mindestens drei Monate an drei oder mehr Arbeitstagen auf der gleichen Baustelle (bzw. beim gleichen Kunden) vor Ort gearbeitet hat, und danach keine Spesensperre eingetragen wurde. Dieser Prüfzeitraum umfasst mehr als 3 Monate, wenn die Tätigkeit durch Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) unterbrochen wurde.
  • ein Mitarbeiter, für den eine (nach oben offene) Sperrfrist (”Spesensperre”) eingetragen ist, einen Monat oder länger für andere Kunden oder am Sitz der Firma gearbeitet hat.
  • ein Mitarbeiter mehr als drei Monate lang an mindestens zwei Tagen pro Kalenderwoche vor Ort Tätigkeiten am gleichen Ort (Kunde, Baustelle) erfasst hat. (Obwohl ab 2010 fast alle regelmässigen Arbeitsstätten bei Kunden wegfallen, kann diese Warnung auch dann noch auf Grenzfälle hinsichtlich der Dreimonatsfrist für steuerfreie VMA Pauschalen hinweisen.

Neben den obigen Warnungen werden auch andere Informationen ausgegeben, z.B. die Anzahl der Tage mit vor Ort Tätigkeiten per Kunde/Baustelle, Arbeitstage am Sitz der Firma, und Fehlzeiten.

Auswertungszeiträume können mit Datum eingegrenzt, oder ausgewählt werden (Letzte 6/12 Monate, Aktuelles/Letztes Kalenderjahr u.s.w.). Bei der Auswertung von ganzen bzw. laufenden Kalenderjahren liefert die Zählung der Tage, an denen der Sitz der Firma aufgesucht wurde, einen Hinweis bzgl. der 46-Tages-Regel, so dass ggf. im jeweiligen Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlte VMA-Pauschalen nachversteuert, und die dazugehörigen Fahrten als “Wohnung-Arbeitsstätte” behandelt werden können.

Diese Auswertung befindet sich noch in der Erprobungsphase. Die Analyse arbeitet mit eher konservativen Grenzwerten, d.h. manche Hinweise verstehen sich als “Frühwarnung”. Aufgrund der komplexen Materie gibt es keine Garantie dafür, dass alle Konstellationen, die eine Änderung der Spesenberechnung bzw. sogar eine Nachversteuerungen begründen können, zuverlässig und immer erkannt werden. Wir hoffen, dass Ihnen dieses Werkzeug die Arbeit erleichtern wird. Für Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschläge sind wir sehr dankbar.

In einigen Fällen könnten Konfigurationsänderungen nötig sein, um die Zeiterfassungsdaten nach den o.g. Kriterien auswerten zu können. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support.

Gestaffelte VMA-Pauschalen in Abhängigkeit von der Montagedauer

Donnerstag, Oktober 22nd, 2009

Wenn die Höhe der pauschalen Erstattung von Verpflegungsmehraufwänden (Auslöse) abhängig von der Dauer der Reise (Montagedauer) ist, kann jetzt die VMA-Pauschale in Staffeln “Ab Reisetage - Betrag” hinterlegt werden. Die virtic Reisekostenabrechnung verwendet dann ggf. unterschiedliche Beträge für jeden einzelnen Reisetag (mit identischer Abwesenheitszeit).

Das geschieht in Ergänzung der kundenspezifischen Spesentabellen, die bereits andere Staffeln (z.B. Luftlinie vom Firmensitz bzw. Wohnort des Mitarbeiters zum Reiseziel, oder bei Auslösen nach Entfernungszone der Baustelle) beinhalten können, und/oder Spesen nach Parametern wie z.B. organisatorische Zugehörigkeit des Mitarbeiters oder Klassifizierung der Baustelle (Tätigkeitsort) berechnen.

Selbstverständlich kann dabei auch nach täglicher Abwesenheitszeit (z.B. 8/14/24 Stunden), erstem/2., 3., …/letztem Reisetag, ein- oder mehrtägiger Abwesenheit u.s.w. unterschieden werden. VMA-Pauschalen in Abhängigkeit von der Montagedauer (Anzahl zusammenhängender Reisetage) können jeden bisher verwendeten VMA-Erstattungsbetrag ersetzen bzw. ergänzen.

Die Berechnung auch der gestaffelten VMA-Pauschalen erfolgt vollkommen automatisiert aus den Zeiterfassungsdaten, so dass keine manuellen Eingriffe (oder etwa die Erfassung zusätzlicher Informationen) notwendig sind. Zur Einrichtung benötigen wir nur eine Kopie der Betriebsvereinbarung (oder ein anderes Regelwerk) und ggf. einmalig ergänzende Angaben.

Die Verbuchung solcher individuell gestalteter Reisekosten ist ebenfalls vollständig automatisiert. Sie splittet einzelne Beträge nach steuerlichen Kriterien (steuerfrei, pauschal versteuert, voll versteuert) auf, und verteilt die Kosten auf die beteiligten Kostenträger (Projekte, Baustellen …). Wenn aufgrund der 3-Monats-Regel VMA-Pauschalen nicht mehr steuerfrei ausgezahlt werden dürfen, kann die Berechnung der Verpflegungsmehraufwände entweder gestoppt, oder die Pauschalen können voll versteuert ausgezahlt werden. Im zweiten Fall kann dann ggf. auch eine höhere Pauschale zur Anwendung kommen.