Archive for the ‘Tipps & Tricks’ Category

Übersicht.

Montag, Oktober 13th, 2014

Je nach Komplexität der individuellen Anwendung werden beim Monatsabschluss die Zeiterfassungsdaten nach unterschiedlichen Kriterien auf Vollständigkeit geprüft. Bevor als ‘Notbremse’ die Abrechnung eines Mitarbeiters wegen fehlender Daten an mindestens einem Sollarbeitstag verhindert wird, können -auch schon im laufenden Monat- verschiedene Instrumente zur Plausibilisierung und Vollständigkeitskontrolle eingesetzt werden.

Einige davon wollen wir hier vorstellen, bzw. in Erinnerung rufen, weitere sind vorhanden und können, auch zur Lösung spezieller Analyseanforderungen, von Ihrem Kundenbetreuer eingerichtet werden.

Erfassungsstatus

Ein Kalendarium, in dem für jeden Mitarbeiter an jedem Arbeitstag der Lohnabrechnungsperiode entweder ein sattgrüner Haken oder ein knallrotes Stoppschild angezeigt wird. Ein Mausklick auf Rot kennzeichnet einen Tag ohne Arbeitszeit als Freizeit für Überstunden, oder vermerkt/bestätigt disponierte Kurzarbeit. (Fehlzeitverwaltung, Vollständigkeitsübersicht)

Wie auch Buchungsübersichten mit individuellen Warnungen/Fehlermeldungen per Zeitstempel und die Ereignisbearbeitung/-Freigabe, ist der Erfassungsstatus dezentral einsetzbar. Die folgenden Methoden werden eher in der Personalabrechnung verwendet.

Abrechnungsfähigkeit Arbeitszeiten

Tagesdetails per Mitarbeiter, in denen durch eine Simulation der Lohnvorbereitung nicht nur Fehl- und Arbeitszeiten, sondern auch Zuschläge für Nacht- oder Mehrarbeit etc. ausgegeben werden. Nicht abrechenbare Tage sind hervorgehoben und können so gezielt untersucht werden. (Arbeitszeitverwaltung, Stunden Prüfen)

Abrechnungsstatus

Ein Kalendarium, in dem per Mitarbeiter in einer Zeile per Abrechnungsperiode wichtige abrechnungsrelevante Informationen (wie Arbeit mit Freigabestatus, Disposition und Abwesenheit) sowie der Abrechnungsstatus (z.B. bzgl. Auslöse bzw. Spesen) zusammengefasst sind. (Mitarbeiteraktivität)

Abrechnungskalender

Mitarbeiterbezogene Kennzahlen wie Lohnstunden, genommener Urlaub, Mehrarbeit, KUG/S-KUG-Abrechnungstage u.s.w. als Kalender einer Lohnabrechnungsperiode, oder als Vergleich mehrerer Perioden sowie per anno.

Diese Kennzahlen können, ggf. unter Hinzuziehung von Details wie Buchungsübersichten per Lohnart, nicht nur Aufschluss über den Bearbeitungsgrad während des Monatsabschlusses geben, sondern ggf. ‘Ausreisser’ bereits vor Abgabe der Buchungen an das L&G-System anzeigen. (Abrechnungskalender (neu 11/2015) / Export, Buchungsübersicht und individuelle Varianten der Primanota)

Spesenvorschau, quo vadis?

Dienstag, Juni 5th, 2012

Aus der Lektüre von server log files (Aktivitätsprotokollen) haben wir gelernt, dass offensichtlich hier und da die Spesenvorschau im Prozess der Auslöse-/Reisekostenabrechnung als “Spassbremse” eingesetzt ist. Deshalb hier ein kurzer Abriss:

‘Spesenvorschau’ vs. ‘Reisekosten Abrechnen’ beim Monatsabschluss

Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

  1. Sobald die Reise- und Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter (einer Organisationseinheit) komplett bearbeitet und ggf. freigegeben sind, kann die Reisekostenabrechnung für die Abrechnungsperiode erfolgen (Unterfunktion “Abrechnen”). Die Abrechnung läuft im Hintergrund und blockiert den Browser nicht.
  2. Evtl. Fehlermeldungen sowie Kommentare wie “keine Reisen im Abrechnungszeitraum” können nach der Verarbeitung im Abschluss-Manager unter “Ergebnisse” eingesehen werden (vor dem Abschluss dort bitte alte Ergebnisanzeigen löschen, siehe “Info” im Programm).
  3. Sichtkontrollen der Abrechnungen können mit den reports “Belege” oder “Buchungen unverdichtet” erfolgen. Bei Bedarf kann auch ein zusätzlicher report “Reisekostendetails” verwendet werden, in dem zu den Abrechnungspositionen bzw. Buchungssätzen noch andere Daten ausgegeben werden können (falls der Informationsgehalt der Berichte in “Reisekosten verwalten” für Sie nicht ausreicht, sprechen Sie bitte den Kundendienst an).
  4. Bei Änderungsbedarf die Rohdaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten, und dessen Reisekostenabrechnung wiederholen.
  5. Nach der letzten Korrektur ist die Abrechnung abgeschlossen. Sofern Ihre L&G-Schnittstelle nicht für den Export gespeicherte Buchungssätze benötigt, können jetzt die Auslösen/Spesen und Auslagen zusammen mit den vorkontierten Arbeitszeiten ausgeleitet werden (andernfalls folgt nun, sofern die Arbeitszeitbewertungen ebenfalls abgeschlossen sind, “Buchungssätze speichern”).

Die Spesenvorschau wird nur in seltenen Fällen benötigt. Deren Datenausgabe dauert länger, und in einigen Fällen (s.u.) stimmt das Ergebnis der vorläufigen Reisekostenberechnung nicht mit den Buchungssätzen der späteren Abrechnung überein.

Wozu dient die Spesenvorschau?

Dieses Programm berechnet Reisespesen und Auslagen on-the-fly aus den Rohdaten der Zeiterfassung. Auch dann, wenn es für den betreffenden Zeitraum bereits eine Reisekostenabechnung gibt. Auch auf gespeicherte Arbeitszeiten und andere Rechenergebnisse wird dabei nicht zugegriffen. Einsatzgebiete sind z.B.

  • Nach Änderungen von nicht zeitbezogenen Abrechnungsparametern (oder mit nur für eine Simulation erfassten Spesensätzen der Vergangenheit) kann mit der Spesenvorschau die Auswirkung gegen die gespeicherten Reisekostenabrechnungen festgestellt werden.
  • Bei Mitarbeitern, die keine Spesen/Auslösen erhalten sollen (sondern z.B. nur Auslagenerstattungen) kann mit der Spesenvorschau ermittelt werden, welche Spesen der jeweilige Mitarbeiter ohne die Abrechnungssperre erhalten würde.
  • Bei vermuteten Buchungsfehlern oder nach der Bearbeitung von Ereignissen eines Mitarbeiters kann mit der Spesenvorschau überprüft werden, ob die Fahrten/Reisen eines Zeitraumes, der nicht unbedingt der Abrechnungsperiode entsprechen muss, abrechnungsfähig aufgezeichnet sind.
  • Die Spesenvorschau kann in das Mitarbeitermenü eingebunden werden, so dass jeder Mitarbeiter über seinen persönlichen Zugang schon vor dem Monatsende seine voraussichtlichen Spesenbeträge einsehen kann. Evtl. nötige Korrekturen fehlerhafter Aufzeichnungen können so schon vor dem Monatsabschluss erfolgen. Das beugt in vielen Fällen späteren Reklamationen basierend auf der Lohnabrechnung vor, und kann somit einige Rückrechnung im Lohnabrechnungsprogramm ersparen.
  • Beantwortung von Anfragen der Mitarbeiter vor dem Monatsende …

Prinzipiell kann schon vor dem Monatsabschluss die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters für den gesamten Abrechnungszeitraum erzeugt werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn die Kontierung im Zusammenhang mit 3-Monatsfristen oder Auslandsaufenthalten überprüft werden soll (die Spesenvorschau gibt keine Auskunft über Kontierung und Versteuerungssplitting der Pauschalen). Wenn dann später beim Monatsabschluss die Abrechnung für alle Mitarbeiter gefahren wird, werden diese Vorab-Ergebnisse einfach überschrieben.

Aufgrund der umfangreichen Berechnungen während der Datenausgabe ist die Spesenvorschau weder dazu gedacht noch geeignet mit grösseren Mitarbeiterselektionen angestossen zu werden. Auch als Anlage zur Lohn-/Gehaltsabrechnung ist sie nicht vorgesehen, dazu bitte die Belege oder Buchungssätze ausdrucken (oder eine dafür konfigurierte Primanota).

Falls Sie die Spesenvorschau dazu einsetzen, periodenübergreifende Reisen nachzuhalten:
Es ist auch möglich, im Abrechnungszeitraum nicht beendete Reisen bis zum Periodenende abzurechnen. Dafür ist nur sicherzustellen, dass zum Zeitpunkt des Monatsabschlusses bereits genügend Daten vorliegen, um die Abrechnungssituation des Periodenletzten beurteilen zu können (dazu reicht i.d.R. ein kompletter Reisetag der Folgeperiode aus, falls Sie nicht Auslösen zahlen, deren Tagessätze von der Dauer der Reise abhängig sind). Wenn das bei Ihnen möglich ist, und Sie eine Änderung der Abrechnungskonfiguration wünschen, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst.

Handlungsbedarf: Ihr Web Browser hat grossen Einfluss auf die Latenz

Mittwoch, Mai 16th, 2012

Ersparen Sie mir technische Begriffe! Was zum Teufel ist Latenz?

Sehr stark vereinfacht ist das die völlig überflüssige Zeit, die zwischen einer Datenanforderung (wie Drücken eines “Bericht erzeugen” Knopfes) im Webbrowser bis zur Darstellung der Ergebnisse eingespart werden kann.

Wir belästigen sie mit diesem Begriff, weil Sie Einfluss auf die Latenz haben. Je besser Sie sich ausstatten, desto weniger leiden Sie unter langen Antwortzeiten. Das gilt nicht nur für virtic- Anwendungen, sondern für (fast) alles, was Sie mit einem Webbrowser erledigen.

Die gute Nachricht ist: Sie müssen keine Software kaufen, um schneller arbeiten zu können.

Die schlechte Nachricht ist, dass Sie dennoch etwas Zeit investieren müssen, um sich das zukünftige Leben leichter zu machen. Zeit benötigen Sie, um diesen Artikel zu lesen, und um daraufhin zu handeln.

Ok, wenn Ihr Interesse geweckt ist, besorgen Sie sich jetzt bitte eine frische Tasse Tee, etwas Popcorn, und lehnen Sie sich zurück. Achten Sie darauf, dass Ihre Maus dabei in Reichweite der Arbeitshand bleibt, so dass Sie bequem scrollen (abwärts weiterlesen) können, denn Ihr Bildschirm ist nicht hoch genug für den gesamten Text.

Management Summary

Möglicherweise ist der in Ihrem Unternehmen verwendete Webbrowser ungeeignet. Er vernichtet Arbeitszeit, erzeugt Frustration bei Ihren Mitarbeitern, und kostet viel zu viel Geld, obwohl die Software-Lizenz selbst kostenlos ist.

Der Einsatz eines modernen Web Browsers lohnt sich:

Anschaffungskosten? Nur Arbeitszeit, normalerweise einmalig.

Wartungskosten? Null. Meistens.

Supportkosten? Nahezu Null. Wenn die Implementierung stimmt.

Ersparnis gegenüber veralteten Technologien? Gigantisch! Immer.

Disclaimer

virtic empfiehlt keinen speziellen Webbrowser, nur modern muss er sein.

Warum nicht? Weil der für Ihr Unternehmen optimale Browser möglicherweise nicht der ist, der für uns und viele unserer Kunden am besten geeignet ist.

Weiterhin sind die Browser-Hersteller sehr innovativ. Der heute schnellste Browser kann morgen langsamer als ein anderes Produkt sein. Und übermorgen wieder die Statistiken anführen.

Ob Sie darauf Rücksicht nehmen und Ihren Mitarbeitern den Wechsel zwischen verschiedenen Browsern ermöglichen wollen, ist alleine Ihre Entscheidung.

Wir plädieren dafür. Browser sind nicht gut oder böse. Für jeden Arbeitsplatz, inklusive des Menschen der ihn benutzt, kann ein anderer Browser optimal sein.

Zum Einstieg in die Entscheidungsfindung eine Fallstudie

Wir haben viele Kunden, bei denen WIN-XP (Windows XP) mit IE8 (Internet Explorer Version 8 oder älter) immer noch die Standardinstallation darstellt, obwohl beide hoffnungslos veraltet und im Tagesgeschäft extrem problematisch zu handhaben sind (und das ist noch sehr höflich formuliert!).

Es gibt viele Gründe, die gegen ein Upgrade des Betriebssystems (und des Browsers) sprechen. Zum Beispiel verschiedene ERP-Anwendungen, die nur mit alten Umgebungen funktionieren, Lizenzkosten, Kapazitäten der IT Abteilung und die hohen Kosten für neue Hardware, Infrastruktur, Anwenderschulungen und so weiter, die mit einem solchen Rollout verbunden wären.

Bei einem Kunden mit einer solchen Ausstattung wurde in diesem Jahr der Einsatz unserer Web- Applikation als unerträglich empfunden. Was wir verstehen. Und sehr ernst nehmen.

Um Abhilfe zu schaffen, wurden bei einigen Power-Usern verschiedene Webbrowser installiert und der Arbeitsspeicher der Rechner auf 4GB aufgerüstet.

Vergleichstests zwischen den Browsern auf diesen Arbeitsplätzen haben ergeben, dass Googles Chrome Browser die Ergebnisse am schnellsten anliefert. Die gemessenen Performanceunterschiede gegen IE8 waren gewaltig, und selbst andere aktuelle Browser wie Firefox wurden im Praxistest um viele Längen geschlagen.

(IE8 ist dermaßen veraltet, dass er für einen fairen Vergleich eigentlich nicht heranzuziehen ist. Der aktuelle Microsoft-Browser kann leider nicht unter Windows-XP installiert werden, so dass in diesem Fall der Internet Explorer als “völlig ungeeignet” ausscheidet. Dazu ist allerdings anzumerken, dass aktuelle Versionen des Internet Explorers durchaus für Web Applikationen geeignet sind. Vorausgesetzt, mindestens ein IE9 kann installiert werden.)

Unter den in diesem Anwendungsfall gegebenen Restriktionen kann Google Chrome auch ohne Administrator-Rechte vom Benutzer selbst installiert werden: Download/Installation. Dabei wird organisatorisch sichergestellt, dass unnötige Datenübertragungen an Google, die standardmäßig nicht aktiv sind, vom Benutzer nicht aktiviert werden dürfen. Vermutlich kann das auch zentralisiert sichergestellt werden.

Fazit: Google Chrome kann ohne maßgebliche Änderung der IT-Infrastruktur eingesetzt werden, und den bisherigen Standard-Browser zur vollsten Zufriedenheit der Anwender von Web Applikationen –wie virtic u.a.– ersetzen.

Hardware-Erweiterungen (Aufrüstung des Arbeitsspeichers auf 4GB bei älteren Rechnern) sind für alle Webbrowser nötig. Rechner mit aktuellen Betriebssystemen sollten natürlich über mehr Arbeitsspeicher verfügen.

(Auch wenn die Rahmenbedingungen dieser Fallstudie für Sie nicht (genau) zutreffen, werden vermutlich die Ergebnisse eines bei Ihnen durchgeführten Tests ziemlich gleichlautend sein.)

Warum ist der Web Browser so wichtig?

Wenn es Laufzeit-Probleme gibt, ist die Ursache in der Regel nicht die verfügbare Bandbreite (Kapazität des Internet Zugangs), oder der oder die Internet-Server, bei denen eine Datenanforderung letztendlich landet, sondern die Art und Weise, in der der Webbrowser mit dem Internet kommuniziert und die Ergebnisse darstellt.

Moderne Anwendungen (Web Applikationen) erfordern immer einen Webbrowser, der lokale Datenverarbeitung (client sided scripting, z.B. JavaScript Programme) sehr performant (=ratzfatz) erledigt. Ältere Browser sind dafür gar nicht geeignet, und zwischen den aktuellen Versionen der gängigen Browser-Anbieter gibt es gewaltige Unterschiede.

Bei identischem Datendurchsatz (tatsächliche Bandbreite) können verschiedene Browser für die Darstellung des gleichen 5-seitigen Berichts Zeitunterschiede von 30 Sekunden und mehr aufweisen. Das bedeutet, jeder Browser hat die darzustellenden Daten in der gleichen Zeit nach Anforderung erhalten, aber der schnellste liefert das lesbare Ergebnis nach z.B. 5 Sekunden, und der langsamste erst nach 35 Sekunden, auf dem gleichen Rechner!

Warum sollen Mitarbeiter die Wahl des Browsers haben?

Dafür gibt es zwei Gründe.

Erstens hat jeder Mensch seine persönlichen Präferenzen, und die Vertrautheit mit einem Browser, der auch privat genutzt wird, steigert die Effizienz. Das Arbeitsergebnis wird von allen Browsern nahezu gleich dargestellt, deshalb ist der Weg dahin eigentlich egal, und sollte deshalb dem Mitarbeiter überlassen werden.

Zweitens hat die Ausstattung und Konfiguration des verwendeten Rechners, ja sogar die Arbeitsgewohnheiten des Benutzers, einen wesentlichen Einfluss auf die Geschwindigkeit des Browsers. Ein bestimmter Browser kann auf unterschiedlichen Rechnern im Unternehmen, obwohl Sie nach den gleichen Vorgaben eingerichtet wurden, verschieden schnell sein (und am Freitag kann es langsamer als am Montag sein!). Wenn der Mitarbeiter selbst sich den auf seinem Arbeitsplatz gut arbeitenden Browser auswählen kann, wird sie/er ggf. sogar den (sehr geringen) Aufwand zur Umgewöhnung in Kauf nehmen (die Bedienung aller Webbrowser ist selbsterklärend, so dass es eigentlich keinen browserspezifischen Schulungsbedarf gibt).

Drittens ist eine Grundausstattung jedes Rechners mit allen aktuellen Browsern einfacher und kostengünsiger zu machen, als individuelle Nachrüstungen. Moderne Browser aktualisieren sich selbstständig über das Internet, in der Regel ohne Nachfrage an den Benutzer, so dass in der IT- Abteilung auch keine Aufwendungen für die Installationen von Updates zu kalkulieren sind.

Viertens und Letztends: Zählen ist völlig überbewertet. Was wirklich zählt, ist das Ergebnis. Und das wird nur mit dem besten Browser erzielt. Und wer oder was das morgen ist, wissen wir heute noch nicht. Deshalb zählt nur, und ausschließlich nur, eine flexible Infrastuktur.

Ganz toll! Für was soll ich mich nach Lektüre dieses Sermons nun entscheiden?

Ganz einfach. Nach Abwägung aller gängigen Kriterien ist heute (Mai 2012) die beste Entscheidung der Chrome Browser von Google.

Oder auch eine OpenSource Variante dieses Browsers, wenn Sie (vermutlich unberechtigt aufgrund unfachmännischer Presseveröffentlichungen bzgl. der Geschäftsbedingungen für private Nutzung von Google Chrome und anderen Google Anwendungen) Angst vor dem “allmächtigen Datensammler Google” haben (der heute gar nichts sammelt, falls Sie oder derjenige, der diesen Browser installiert und bedient, das nicht ausdrücklich angefordert hat).

Welche Browser sind grundsätzlich für Web Applikationen –wie virtic– geeignet?

Sie sollten folgende Browser auf allen Ihren Rechnern installieren:

Chrome (Google)
Safari (Apple)
Firefox (Mozilla)
Opera
Internet Explorer (nur ab Version 9, installierbar erst ab Windows 7, alle früheren Versionen sind gänzlich ungeeignet)

Ob eine selbst-aktualisierende (Updates werden ohne Benutzeraktion selbstständig über’s Internet installiert) Version dieser Browser für das von Ihnen eingesetzte Betriebssystem verfügbar ist, erfahren Sie beim Hersteller des Browsers.

Diese Liste ist nicht vollständig. Es gibt schon heute noch andere geeignete Browser, und es wird morgen noch mehr geben.

Warum soll ich mich um diesen Mist selber kümmern?

Berechtigte Frage.

Wenn Sie all das oben Gesagte nicht selbst bewältigen wollen, fordern Sie einfach unsere Berater an. Wir führen dann die Tests in Ihrem Hause durch, und erarbeiten zusammen mit Ihrer IT- Abteilung die Implementierung der Testergebnisse. Das kostet weniger, als es Ihnen nützt. Garantiert.

Ich habe eine ganz andere Frage!

Das alles war zwar recht interessant, aber ich glaube dass der Webbrowser nicht das Maß aller Dinge ist. In meinem Fall stinkt es anderswo.

Das kann natürlich genau so sein. Bitte sprechen sie uns an. Wir werden Abhilfe schaffen, egal wie (solange wir es beeinflussen können).

Änderungen bzgl. Mehrfachanmeldungen

Mittwoch, Mai 16th, 2012

Bisher haben wir es zugelassen, dass ein Anwender, unter Verwendung eines einzigen Benutzerzugangs, mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführt.

Leider mussten wir das ändern.

In wenigen Tagen werden einige Programme den parallelen Betrieb mit anderen Aufgaben des gleichen Benutzers ablehnen müssen. Hauptsächlich sind das Berichte, die große Datenmengen ausgeben und darum länger laufen, z.B. Stundenzettel / TimeSheet oder Reisekostenabrechnung.

Falls Ihnen das passiert, erhalten Sie statt des angeforderten Berichts einen entsprechenden Hinweis. Erst wenn Ihre konkurrierenden Verarbeitungen beendet sind, können Sie den gewünschten Bericht nochmals anfordern.

Sie können das in vielen Fällen vermeiden, indem Sie die folgenden Hinweise beachten:

  1. Abmelden
    Bitte klicken Sie auf “Abmelden”, bevor Sie Ihren Browser schließen. Damit verhindern Sie, dass beim nächsten Öffnen des Browsers alle Ausgaben aus der letzten Sitzung neu von unseren Servern geladen werden.
  2. Bearbeitung abwarten
    Wenn Sie einen Bericht oder ein umfangreiches Formular angefordert haben, warten Sie bitte, bis es vollständig geladen ist, bevor Sie eine neue Anforderung absetzen. Manche Browser teilen dem Server nicht mit, dass eine Ausgabe abgebrochen werden kann, und lassen diesen weiterarbeiten, selbst wenn das Tab/Fenster geschlossen oder mit anderem Inhalt neu geladen wurde.
  3. Keine technischen Hilfsmittel
    Verwenden Sie bitte keine technischen Hilfsmittel um unter Umgehung manueller Aktionen im Browser (wie Anmeldung, Eingabe von Auswahlkriterien für Berichte usw.) Daten abzurufen. Für solche Zwecke können Sie eine große Anzahl von wesentlich besser dafür geeigneten Schnittstellen einsetzen. Bitte sprechen Sie bei Bedarf Ihren Kundenbetreuer an.
  4. Nicht Aktualisieren oder Neu Laden
    Die Browser-Aktion “Aktualisieren” bzw. “Neu Laden” beschleunigt eine laufende Ausgabe nicht. Das gleiche gilt für mehrfaches Klicken auf den “Ausführen” oder “Bericht erzeugen” Knopf in einem Auswahlprogramm. Ganz im Gegenteil. Im besten Fall wird die laufende Ausgabe abgebrochen und neu gestartet. Im schlechtesten Fall kommuniziert Ihr Browser nicht richtig mit dem Server, was zu einer Fehlermeldung bei jeder neuen Anforderung der gleichen Daten führt, weil die vorherige noch nicht beendet ist.
    In Ausnahmefällen kann eine Trennung der Internet-Verbindung zu einer solchen Meldung führen, sobald die Verbindung wieder steht und die Datenanforderung wiederholt wird. Falls das auftreten sollte, warten Sie bitte kurz, bevor Sie die Daten neu anfordern.
  5. Beschränkung auf notwendige Aktionen
    Wählen Sie den Umfang von Berechnungen sinnvoll aus. Wenn Sie beispielsweise Arbeitszeitdaten eines Mitarbeiters geändert haben, sollten Sie den anschließenden Tagesabschluss oder den Buchungslauf nur für diesen Mitarbeiter ausführen und nicht für die gesamte Abteilung oder gar Firma. Das verkürzt die Bearbeitungszeit des Servers und Ihre Wartezeit drastisch.

Diese Maßnahme war im Interesse aller unserer Kunden geboten. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis.

Detailanzeige in der Ereignisbearbeitung

Freitag, Januar 7th, 2011

Die Ereignisbearbeitung wurde heute um eine Detailanzeige erweitert. Wenn Sie diese unter “Einstellungen” aktivieren und den neuen Detailbereich aufklappen, wird für jede mit der Maus markierte Buchung eines Mitarbeiters das Timesheet der dazugehörigen Schicht angezeigt.

Wenn Sie ohne Aktivierung der Detailanzeige den Detailbereich aufklappen, erhalten Sie weitere Informationen zu der neuen Funktion.

Arbeitsfrei an Weihnachten und Sylvester?

Mittwoch, Dezember 8th, 2010

Weder der 24.12. noch der 31.12. sind gesetzliche Feiertage. Deshalb werden diese Tage nicht im virtic Feiertagskalender geführt, und für Lohnempfänger auch keine Buchungen für Feiertagslohn erzeugt.

Um für alle Mitarbeiter (oder per Niederlassung, Abteilung, …) ganze/halbe Urlaubstage zu erfassen, verwenden Sie bitte die Funktion “Massenanlage” in der Fehlzeitverwaltung.

Diese Funktion erleichtert auch die Erfassung des Betriebsurlaubes.

Dateityp nicht unterstützt

Mittwoch, April 14th, 2010

Sie möchten die virtic-Software auf Ihrem Handy installieren, aber nach dem Download der Software erhalten Sie die Fehlermeldung “Dateityp nicht unterstützt”? Dann haben Sie vermutlich ein T-Mobile-Handy in der Hand und haben den Web’n'Walk-Browser genutzt, um die Download-Adresse einzugeben.

Nutzen Sie bitte nicht den Web’n'Walk-Browser, sondern den T-Zones-Browser, der sich ebenfalls auf Ihrem Handy befindet. Dieser Browser erlaubt auch die Installation der virtic-Software.

Wichtig: Gebührenfalle GPS

Samstag, März 13th, 2010

In manchen neueren Mobiltelefonen sind Grundeinstellungen vorhanden, die unter ungünstigen Bedingungen hohe Gebühren verursachen können!

Die Nutzung der GPS-Funktion auf dem Handy (z.B. durch virtic-Programme, die die GPS-Daten des Handys verwenden) verursacht keine Mobilfunkgebühren, solange für die Standortbestimmung nur die GPS-Signale von Satelliten verwendet werden. Einige Handys bieten ergänzende Standortbestimmungsmethoden, mit der die Standortbestimmung beschleunigt werden kann. Diese ergänzenden Bestimmungsmethoden nutzen aber auch das Mobilfunknetz und verursachen hierdurch Gebühren, deren Höhe vom zugrunde liegenden Mobilfunkvertrag abhängen und die in ungünstigen Fällen sehr hoch sein können. (In Flatrate-Tarifen entstehen in der Regel keine zusätzlichen Gebühren.)

In einigen Handys sind diese ergänzenden Standortbestimmungsmethoden schon im Auslieferungszustand aktiviert. Sie sollten dies prüfen und, um keine zusätzlichen Kosten zu verursachen, diese Standortbestimmungsmethoden abschalten.

Zu den Gebühren verursachenden Standortbestimmungsmethoden gehören:

  • A-GPS (assisted GPS) / unterstütztes GPS
  • Netzbasierte Standortbestimmung  

Sie finden sie bei Nokia-Handy in der Regel im Menü unter: System – Einstellungen – Allgemein – Standortbestimmung – Bestimmungsmethoden.

Auszahlung vom Arbeitszeitkonto, und das Gegenteil

Donnerstag, Januar 21st, 2010

Wenn in der Arbeitszeitverwaltung für einen Mitarbeiter eine Auszahlung vom Arbeitszeitkonto (AZK) eingegeben wird, werden folgende Buchungen erzeugt:

  • Eingabe: -10.0 Stunden (Auszahlen anklicken)
  • AZK-Buchung: -10.0 Stunden
  • Lohn-Buchung: 10.0 Stunden mit der ausgewählten Lohnart

Wenn Überstunden nicht automatisch (ggf. nur teilweise nach vorgegebenen Staffelwerten) dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden sollen, werden dafür Lohnbuchungen erzeugt. Möchte ein Mitarbeiter im Einzelfall eine bestimmte Anzahl von Überstunden auf seinem AZK parken, wird das wie oben –nur mit anderem Vorzeichen– eingegeben:

  • Eingabe: 10.0 Stunden (Auszahlen anklicken)
  • AZK-Buchung: 10.0 Stunden
  • Lohn-Buchung: -10.0 Stunden mit der ausgewählten Lohnart

Üblicherweise werden Überstundenzuschläge sofort ausbezahlt, diese können jedoch auch in Stunden umgewandelt und so dem AZK zugeführt werden.

In beiden oben beschriebenen Fällen muss die Eingabe erfolgen, bevor die Lohn-Buchungssätze an die Lohn- & Gehaltsanwendung abgegeben werden. Wenn der Lohnexport bereits gelaufen ist und die Daten verarbeitet sind, d.h. die Lohnabrechnungen bereits erstellt sind, sollte die Eingabe für die folgende Lohnabrechnungsperiode vorgenommen werden.

Wechselnde Arbeitszeitvereinbarungen bei Kurzarbeit

Mittwoch, Juli 29th, 2009

Im Normalfall wird die Anzahl der KUG-Stunden aus der Sollzeit des Mitarbeiters für den jeweiligen Arbeitstag ermittelt. Wenn jedoch für einen Mitarbeiter an bestimmten Kalender- oder Wochentagen ein vom Kunden vorgegebenes Arbeitszeitmodell angewendet werden muss, kann dieses über die Ereignisbearbitung für den Schichtbeginn angegeben werden (nachdem die Kurzarbeits-Buchung aus der Planung in der KUG-Disposition übernommen, bzw. die KUG-Buchung anderweitig ezeugt wurde). Das ist nur dann notwendig, wenn der Mitarbeiter an einem Tag keinerlei Buchungen in der Zeiterfassung vorgenommen hat, und die Kurzarbeit durch Arbeitsausfall beim Kunden an vereinbarten Leistungstagen bedingt ist.

Das gleiche gilt in den Wintermonaten auch für Saison-KUG (Schlechtwettergeld), wenn wetterbedingt auf Baustellen mit von der betrieblichen Regelung abweichenden Arbeitszeiten nicht gearbeitet werden kann, und die Schlechtwetter-Buchung des Mitarbeiters versehentlich ohne Angabe der Baustelle erfolgt ist.