Ereignisgesteuerter Bezug von Fakturierungsdaten und Auftragsstati aus der real-time Zeiterfassung

Projektmanagement –inklusive der Fakturierung– ist weitgehend unabhängig von Geschäftsprozessen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und hat fast immer einen anderen Informationsbedarf, insbesondere bezüglich der Zeitnähe zu Ereignissen im Feld (auf der Baustelle).

Die klassische Zeitwirtschaft orientiert sich primär an den Erfordernissen der Personalabrechnung; selbst dann, wenn Zeitstempel mit Auftragsbezug (gegen Baustellen / Projekte / Servicetickets…) erfasst werden. Obwohl wir seit langem auftragsbezogene und periodenunabhängige Abrufe bzw. Ausgabefunktionalitäten von Arbeitszeiten per Baustelle anbieten, werden fast ausschliesslich monatliche kostenträgergenaue Lohnbuchungssätze zur Verarbeitung in ERP-Systemen verwendet.

Wenn diese Daten im Zielsystem eintreffen, sind sie teilweise schon über einen Monat alt. Falls die Änderung bzw. Ergänzung von Rohdaten (Zeitstempal, deren Freigabe durch Vorgesetzte, und auch gerätebezogene Erfassungen) in bereits abgeschlossenen Lohnabrechnungsperioden zugelassen ist, wird es richtig kompliziert. Dieses seit Jahrzehnten etablierte Verfahren erlaubt weder eine zeitnahe Fakturierung, noch ein tagesaktuelles Projektmanagement.

Wir haben deshalb analysiert, wie gut seit Jahren implementierte Kommunikationsverfahren, die wenigstens eine tagesaktuelle Auswertung der von uns zur Verfügung gestellten auftragsbezogenen Zeiterfassungsdaten vorsehen, in der Praxis funktionieren, und welches Verbesserungspotential in Bezug auf heutige Anforderungen vorhanden ist. Die gewonnenen Erkenntnisse wurden mit aktuell an uns gestellten Fragen von Interessenten, sowie neuer Anforderungen aus unserem geschätzten Kundenkreis kombiniert, und danach haben wir uns an die Arbeit gemacht.

Wir hoffen sehr, dass Ihnen das Resultat nutzen wird. Sie können jetzt in (fast) Echtzeit jegliche auftragsbezogene Veränderung im Bewegungsdatenbestand (Disposition, Arbeitszeiterfassung sowie Geräteaktivitäten, Freigabeprozesse und darauffolgende Verarbeitungen wie Tagesabschlüsse etc.) erkennen, und sofort darauf reagieren. Hier sind einige Beispiele:

• Der Polier auf einer Lieblingskunden-Tagesbaustelle erfasst am späten Nachmittag einen Fertigstellungsgrad von nur 75%. Sekunden später können Sie die Disposition des nächsten Tages anpassen, um die Fertigstellung am Folgetag vor der Abarbeitung anderer Kundenaufträge zu gewährleisten.

• Ein Servicemitarbeiter erfasst eine Tätigkeit für ein bereits abgerechneten Ticket, und es handelt sich nicht um Gewährleistung. Die Anschlussrechnung erreicht Ihre Poststelle noch vor Redaktionsschluss.

• Ihr Vertrieb hat die Arbeitsaufnahme zu einem Auftrag für spätestens Dienstag zugesagt. Bis Montag Mittag hat Ihr Disponent aber noch keine einzige Ressource (Mitarbeiter, Geräte/Fahrzeuge) für diesen Auftrag vorgesehen. Ihr Vertriebsbeauftragter kann beim Disponenten intervenieren, bevor der Kunde sauer gefahren wird.

• Bei einem Vorkasse-Kunden ist der per Akonto-Rechnung vereinnahmte Aufwand für die aktuelle Woche bereits am Donnerstag Vormittag erreicht worden, weil der Polier morgens vom Bauhof ungeplant zusätzliche Arbeitskräfte mitgenommen hat, die auf ‘ihrer’ Baustelle wegen Schlechtwetterbedingungen absagen mussten. Nach der Mittagspause findet der Kunde eine weitere Akonto-Rechnung in seinem Faxgerät, und kann die Zahlung rechtzeitig veranlassen, so dass am Freitag Morgen die Arbeit nicht eingestellt werden muss.

• Polier Meyer hat vorsichtshalber und gewohnheitsmässig auf seiner Baustelle einen Bagger inklusive Tieflader gebunkert, der seit 36 Stunden nicht in Betrieb gewesen ist. Polier Schulze auf einer Baustelle 6 Kilometer entfernt braucht dringend einen zweiten Bagger, um einen kritischen Termin einzuhalten. Zugmaschinen-Fahrer Mueller macht gerade Mittagspause in der Nähe. Eine Stunde später hat Kollege Meyer seine stille Reserve gegen einen Rüffel vom Bauleiter eingebüsst, Kollege Schulze wird seinen Termin einhalten können, und Kollege Mueller packt seine hastig eingepackte und nun leider kalte Frikadelle im Brötchen aus, ist aber irgendwie auch nicht unzufrieden.

• Ein neuer Kunde erwartet tägliche Statusmeldungen und zumindestens eine grobe Aufwandsschätzung mit Budgetvergleich kurz nach Feierabend auf der Baustelle. Ihr Verkäufer sagt gelassen zu, weil ihr ERP System sofort nach Erfassung des Fertigstellungsgrades durch den Polier auf beliebigen Baustellen des potentiellen Kunden die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter sowie die Nutzungsdauer der Geräte kumulieren und wunschgemäss aufbereitet per eMail ausliefern kann.

• Haben Sie eine ähnliche Anforderung, die Sie bisher für nicht realisierbar hielten? Bitte her damit!

Um diese Funktionalitäten optimal zu nutzen, ist es empfehlenswert, die virtic Zeitwirtschaft sehr eng in Ihr ERP-System zu integrieren. Wir bieten dafür eine grosse Anzahl von offenen (Web-Standard konformen) Schnittstellen an, und unsere Berater verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in Integrationsprojekten. Aber selbst wenn Sie mit einer Anwendung (wie z.B. einer Standard-Handwerkersoftware) arbeiten, die eine Integration unserer services nicht ermöglicht, können Sie solche Echtzeit-Informationen über unsere Benutzeroberfläche, sowie simple CSV/Tabellenkalkulations-Schnittstellen verwenden.

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie jetzt den Telefonhörer in die Hand nehmen, um Ihre (auch evtl. noch unausgegorenen) Ideen mit uns zu diskutieren.

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